Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).

– Zatem je również trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Do tej pory były one najczęściej przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Nowe przepisy umożliwiają też długo wyczekiwaną digitalizację dokumentacji. Firma może prowadzić ją w formie elektronicznej lub papierowej (wybór należy do pracodawcy).

– Problemy wywołuje użycie spójnika „lub”. Sugeruje to, że dokumentacja ma być albo wyłącznie papierowa, albo elektroniczna. To jednak jest nieracjonalne, bo np. jeśli pracodawca zdecyduje się na formę papierową, to wnioski urlopowe, które dziś często są wysyłane e-mailem, trzeba byłoby znów wypełniać pisemnie – tłumaczy mec. Zwolińska.

Teoretycznie sama digitalizacja ma być prosta. Wystarczy zeskanowanie dokumentu i opatrzenie go podpisem elektronicznym pracodawcy. Jednak wymogi (np. dotyczące bezpieczeństwa i ochrony przed nieuprawnionym dostępem), jakie mają spełniać akta w wersji elektronicznej, mogą zniechęcić zatrudniających. – W przypadku większych firm konieczne wydaje się opracowanie odrębnego systemu elektronicznego, a to kosztuje. Na dodatek niektóre przepisy wciąż przewidują tworzenie dokumentów w formie papierowej, co oznaczałoby konieczność ciągłego ich digitilizowania. Sądzę, że większość pracodawców na razie pozostanie przy formie papierowej i będzie obserwować skutki przekształcania formy akt w tych firmach, które jednak na to się zdecydują – wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Ustawa zakłada też istotną zmianę w zakresie wynagrodzeń. Co do zasady pensja ma być wpłacana na rachunek bankowy pracownika, a do jego rąk własnych – tylko jeśli złoży wniosek w tej sprawie (odwrotna zasada do tej obowiązującej obecnie).

Mniej, więcej

Wiele nowych rozwiązań i wymogów dla firm wynika też ze wspomnianego rozporządzenia. Konieczne jest m.in. utworzenie nowej części akt osobowych (D), w których należy gromadzić dokumenty związane z poniesieniem odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej przez pracownika. Rozszerzona została też lista dokumentów, jakie trzeba przechowywać w pozostałych częściach. Dla przykładu konieczne jest m.in. gromadzenie skierowań na badania lekarskie (w zależności od rodzaju i momentu badania w części A lub B) oraz oświadczeń o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (część B). Bardziej istotne znaczenie mają zmiany dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (firma ma ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika). Konieczne jest m.in. gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Z kolei ewidencja czasu pracy ma zawierać m.in. informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. – Ułatwi to wykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych i nadzór ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Ale dla firm to nowy, trudny do realizacji obowiązek – zauważa mec. Zwolińska.

To rozwiązanie nie uwzględnia też niestandardowych systemów czasu pracy.

– Powstaje wątpliwość co do tego, jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy mają być określane w przypadku np. zadaniowego czasu pracy lub elastycznego rozkładu, określającego jedynie przedział czasu, w którym pracownik ma rozpocząć wykonywanie obowiązków – podkreśla mec. Giżejowska.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian (ich nowe rozporządzenie nie dotyczy; firma może je dostosować do nowych przepisów, jeśli sama tak zdecyduje). Ale kolejne akta (gromadzone od 1 stycznia 2019 r.) trzeba już obligatoryjnie przechowywać na nowych zasadach.

– W praktyce kadrowe powinny więc oznaczyć – np. fiszką – miejsce, od którego dokumentacja jest już prowadzona zgodnie z nowymi przepisami – podkreśla mec. Giżejowska. 

Etap legislacyjny

Ustawa i rozporządzenie weszły w życie 1 stycznia 2019 r.