Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.
Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Firmy mogą prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Od 1 stycznia powinny też gromadzić m.in. skierowania na badania lekarskie i wnioski urlopowe. Takie zmiany wynikają z ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) oraz z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r.

Krócej, dłużej

Zgodnie z ustawą pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (lub dokumenty stanowią lub mogą stanowić dowód w toczącym się postępowaniu). To istotne ułatwienie dla zatrudniających, bo obecnie – co do zasady – muszą składować akta przez 50 lat. Jednak trzeba zauważyć, że zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy).