Subskrybuj nas na Youtube
Firma X prężnie rozwija swoją działalność i zamierza podwoić liczbę pracowników. Ponieważ jej biuro jest niewielkie, zarząd zastanawia się nad zatrudnieniem pracowników zdalnych, którzy będą świadczyć pracę poza siedzibą firmy. Chciałby, aby część z nich pracowała z domu codziennie, część przychodziła do biura dwa razy w tygodniu, a pozostali, którzy na co dzień są potrzebni w firmie, mogli raz na jakiś czas pracować z domu. Pracodawca zastanawia się, czy powinien wszystkich pracowników zatrudnić w formie telepracy.
Nie. Telepraca nie będzie właściwym rozwiązaniem dla trzeciej grupy pracowników, którzy tylko wyjątkowo będą mieli możliwość pracy zdalnej. Zatrudnieni w formie telepracy mogą być bowiem wyłącznie pracownicy, którzy stale będą wykonywać swoje zadania służbowe z domu.
KIEDY TELEPRACA
Kodeks pracy definiuje telepracę jako regularne świadczenie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Innymi słowy, telepracownik to osoba, która regularnie wykonuje pracę poza biurem pracodawcy. Nie musi być to dom, choć najczęściej właśnie tak jest. Telepraca, czyli stała praca zdalna, może być wykonywana przez cały tydzień lub tylko przez określone dni tygodnia. W tej drugiej sytuacji w umowie o pracę z takim częściowym telepracownikiem trzeba doprecyzować, czy świadczenie pracy poza zakładem będzie miało miejsce np. w ściśle określone dni, czy też dwa lub trzy razy w tygodniu. Telepracą nie będzie natomiast sytuacja, w której pracownik wyjątkowo, w określonych przypadkach, będzie pełnił obowiązki służbowe poza zakładem pracy. Będzie to okazjonalna (ad hoc) praca zdalna.
CZY POTRZEBNY JEST REGULAMIN
Tak. Zgodnie z art. 676 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca ma ustalić warunki stosowania telepracy w porozumieniu zawieranym ze związkami zawodowymi. Ponieważ w firmie X nie ma związków, zarząd powinien skonsultować regulamin telepracy z przedstawicielami pracowników. Jeżeli tacy nie zostali dotychczas wyłonieni, trzeba zorganizować wybory (w formie elektronicznej lub na zebraniu) i wytypować reprezentację pracowników. Najczęściej w praktyce reprezentację tę stanowią trzy osoby. Tacy przedstawiciele przydadzą się w przyszłości i będą mogli konsultować w imieniu personelu inne sprawy, w których wymagana jest opinia pracowników, np. wprowadzenie ruchomego czasu pracy zgodnie z art. 150 par. 2 pkt 2 k.p.
KIEDY TYLKO SPORADYCZNIE NA ODLEGŁOŚĆ
Okazjonalna praca zdalna, czyli możliwość wykonywania obowiązków służbowych wyjątkowo, tj. w określonych okolicznościach, poza siedzibą firmy, nie jest uregulowana. Pojawiają się postulaty, wedle których praca z domu ad hoc powinna być wyraźnie przewidziana w nowym kodeksie pracy, nad którym prace toczą się już od dłuższego czasu (z przekazów medialnych wynika, że ma być gotowy już na początku marca). W obecnym stanie prawnym, chcąc zaoferować niektórym grupom pracowników udogodnienie w postaci pracy w domu, warto dodać odpowiedni zapis do regulaminu pracy lub telepracy i jasno ustalić, w jakich sytuacjach pracownik ma prawo korzystania z tego przywileju (zgoda przełożonego, limit dni w miesiącu/roku, obowiązek dostępności pracownika). O takim rozwiązaniu powinna pomyśleć również firma X.
CZY PRACODAWCA MA UMEBLOWAĆ DOMOWE BIURO
Nie. Pracodawca nie ma takiego obowiązku, i to zarówno przy stałej, jak i okazjonalnej pracy zdalnej. Zgodnie z art. 6711 k.p. od pracodawcy wymaga się, aby dostarczył pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania telepracy, czyli najczęściej będzie to komputer, drukarka, skaner. Przepis ten precyzuje, że zatrudniający powinien zainstalować, serwisować, konserwować i zapewnić pomoc techniczną w zakresie obsługi sprzętu. Dostarczony sprzęt musi spełniać wymogi BHP określone dla maszyn i urządzeń technicznych (rozdział IV dział 10 k.p.). Również przepisy podatkowe (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy PIT) przewidują wypłatę ekwiwalentu jedynie za używanie przez telepracowników narzędzi, materiałów lub sprzętu stanowiącego ich własność. Zatem z całokształtu regulacji nie wynika, jakoby pracodawcy mieli zadbać również o biurka, krzesła i inne wyposażenie domowego biura pracownika lub wypłacać za nie ekwiwalent.
Wydaje się, że art. 6711 k.p. nakładający na pracodawcę obowiązek dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy trzeba interpretować wąsko jako obowiązek udostępnienia narzędzi pracy. Takie racjonalne podejście do kwestii urządzania domowych biur dominuje w praktyce i zazwyczaj pracodawca nie rekompensuje telepracownikowi kosztów wykorzystywania prywatnych mebli, urządzeń sanitarnych czy też elektryczności do celów służbowych. Wynika to ze względów pragmatycznych. Po pierwsze, chodzi o trudności związane z adekwatną wyceną zużycia prywatnych elementów wyposażenia, a po drugie, o ryzyko podatkowe związane z błędnym określeniem/przeszacowaniem ekwiwalentu i nieprawidłowym zastosowaniem zwolnienia podatkowego. To z kolei może rodzić odpowiedzialność pracodawcy jako płatnika. Reasumując, firma X powinna wyposażyć pracownika w sprzęt rozumiany jako narzędzie pracy, a nie w pozostałe elementy infrastruktury mieszkaniowej. Zapewnienie tych ostatnich leży po stronie pracownika zdalnego.
Natomiast aby rozwiać ewentualne wątpliwości pracowników w zakresie kosztów rozliczania telepracy, warto dodać wyraźny zapis do umów o pracę, stwierdzający, że rekompensata za zużywanie elementów wyposażenia biura domowego i elektryczności do celów służbowych jest ujęta w miesięcznym wynagrodzeniu zasadniczym pracownika.
CZY PRACOWNIKA MOŻNA WEZWAĆ DO SIEDZIBY FIRMY
Tak. Telepracownika, który przez pięć dni w tygodniu pracuje poza zakładem pracy, można wezwać do siedziby pracodawcy. Pojawia się jednak pytanie, czy w przypadku gdy biuro domowe telepracownika oddalone jest np. o 100 km, pracodawca powinien uznać taki przyjazd za podróż służbową i wypłacić mu dietę lub zwrócić koszty przejazdu. Trzeba pamiętać, że podróżą służbową jest sporadyczne wykonywanie określonego zadania na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem pracy. Skoro telepracownik na stałe wykonuje swoje obowiązki poza zakładem pracy, to przyjazd do zakładu i wykonywanie tam pracy na prośbę przełożonego powinien być uznany i rozliczony jak podróż służbowa. Natomiast pracownik, który tylko od czasu do czasu świadczy pracę w domu i w dniu, w którym zaplanował sobie pracę zdalną, został wezwany do biura przez pracodawcę, nie będzie uprawniony do diety z tytułu podróży służbowej, bo jego stałym miejscem wykonywania pracy jest firma, czyli miejsce, do którego został wezwany.
JAK WRĘCZYĆ WYPOWIEDZENIE
Jeżeli firma X nie będzie zadowolona z telepracownika i będzie chciała się z nim rozstać, może wysłać wypowiedzenie pocztą, najlepiej listem poleconym za pisemnym potwierdzeniem odbioru. Wtedy jednak po stronie pracodawcy powstanie niepewność, kiedy i czy w ogóle pracownik odbierze wypowiedzenie oraz kiedy rozpocznie się okres wypowiedzenia. Aby uniknąć tych komplikacji, ale również by w bezpośredniej rozmowie przedstawić powody rozwiązania umowy, warto wezwać pracownika do siedziby spółki, wręczyć wypowiedzenie i odebrać potwierdzenie otrzymania oświadczenia pracodawcy.
Okazjonalna praca zdalna, czyli możliwość wykonywania obowiązków służbowych wyjątkowo, tj. w określonych okolicznościach, poza siedzibą firmy, nie jest uregulowana. Pojawiają się postulaty, że praca z domu ad hoc powinna być wyraźnie przewidziana w nowym kodeksie pracy.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).