Zakład pracy w związku ze zwolnieniami grupowymi naliczył i wypłacił pracownikom odprawy. Przy ich obliczaniu zastosował takie zasady, jak przy obliczaniu urlopu wypoczynkowego. Część pracowników zakwestionowała wysokość odpraw, występując do sądu o wypłatę różnicy. Sąd przyznał pracownikom rację, odprawy wylicza się bowiem według takich zasad, jak przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop. Jaką różnicę musi wypłacić pracodawca?
Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za urlop, choć podobnie nazwane, oblicza się inaczej. Różnice są tu tak duże, że ewentualna pomyłka co do tego, które reguły zastosować w danym przypadku, może znacząco wpłynąć na wysokość obliczanego składnika wynagrodzenia.
Co do której podstawy
Trzeba też dobrze wiedzieć, jakie składniki wlicza się do podstawy wymiaru urlopu, a jakie do podstawy wymiaru ekwiwalentu. Również przy projektowaniu regulaminu premiowania warto pamiętać, że niektóre premie będą musiały być uwzględniane przy obliczaniu odpraw oraz innych należności przysługujących po ustaniu stosunku pracy – w oparciu o podstawę wymiaru ekwiwalentu. W ten sposób obliczane są:
Reklama
1) wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy dla pracownika przywróconego do pracy (art. 47 i 57 par. 1 i 2 kodeksu pracy, dalej: k.p.);
2) wynagrodzenie za czas do rozwiązania umowy o pracę, jeżeli został zastosowany okres wypowiedzenia krótszy od wymaganego (art. 49 k.p.);

Reklama
3) wynagrodzenie za okres wypowiedzenia lub za okres równy okresowi wypowiedzenia dla pracownika odwołanego ze stanowiska (art. 70 par. 2 i art. 72 par. 2 k.p.);
4) odszkodowanie dla pracownika z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony (art. 361 par. 1 k.p.);
5) odszkodowanie dla pracownika w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z naruszeniem przepisów prawa pracy (art. 471, art. 50 par. 1 i 4 oraz art. 58 i 60 k.p.);
6) odszkodowanie dla pracownika, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia wobec niego przez pracodawcę podstawowych obowiązków (art. 55 par. 11 k.p.);
7) odszkodowanie dla pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 612 par. 1 k.p.);
8) odszkodowanie dla pracownika, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy (art. 632 par. 2 k.p.);
9) odprawa dla pracownika, którego stosunek pracy rozwiązał się wskutek wygaśnięcia mandatu (art. 75 k.p.);
10) odprawa pieniężna dla pracownika w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (art. 921 par. 1 k.p.);
11) odprawa pośmiertna dla rodziny zmarłego pracownika (art. 93 par. 2 k.p.);
12) odszkodowanie dla pracownika w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 par. 2 k.p.);
13) kwota jednodniowego wynagrodzenia w celu obliczenia pieniężnej kary porządkowej (art. 108 par. 3 k.p.);
14) odszkodowanie dla pracownika młodocianego w przypadku rozwiązania z nim umowy o pracę z powodu braku możliwości zapewnienia innej pracy niezagrażającej zdrowiu (art. 201 par. 2 k.p.);
15) odprawa pieniężna dla pracownika w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn go niedotyczących albo w ramach grupowego zwolnienia (art. 8 i 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników; t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1474; dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych).
O czym warto pamiętać
● Odprawy i ekwiwalenty powinny być wypłacone w ostatnim dniu stosunku pracy, a jeśli to dzień wolny od pracy – w dniu poprzedzającym.
● Współczynnik urlopowy stosuje się odpowiednio dla roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany, nawet jeśli dotyczy urlopu zaległego.
● Ekwiwalent za urlop jest opodatkowany i oskładkowany.
● Odprawa jest tylko opodatkowana, nie jest zaś podstawą wymiaru składek.
● Odprawy wypłacane pracownikowi na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych są ograniczone do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2018 r. jest to kwota 31 500 zł.
● Roszczenie o wypłatę przedawni się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
● Niektóre składniki są wyłączone z podstawy wymiaru – ich katalog znajduje się w par. 6 rozporządzenia urlopowego.
● Przy zaliczaniu składników do podstawy wymiaru ekwiwalentu istotne jest kiedy zostały wypłacone (data wypłaty), a nie okres, za jaki są należne.
Ekwiwalent...
Aby ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu, należy zsumować:
● stałe składniki miesięczne należne w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli stałe wynagrodzenie miesięczne oraz inne składniki, które są stałym elementem wynagrodzenia – dodatek funkcyjny, stażowy, stała premia (niezależna od innych wskaźników);
● zmienne składniki miesięczne, w średniej wysokości wypłaconej w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (np. premie zmienne czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe);
Uwaga! Nagród (premii) uznaniowych w ogóle nie wlicza się do podstawy wymiaru ekwiwalentu.
● składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (np. premie kwartalne, roczne, wynagrodzenie za przekroczenia norm średniotygodniowych w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc).
Tak ustalona podstawa służy do dalszych obliczeń należności. W przypadku obliczania ekwiwalentu za urlop należy podstawę podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy (w 2018 r. jest to 20,92 dla pełnego etatu). Następnie wynik należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Ustaloną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Natomiast do obliczania wysokości odpraw czy odszkodowań za miesiąc bądź jego wielokrotność nie stosuje się dzielenia przez współczynnik ekwiwalentowy. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
Dwa świadczenia
W związku z rozwiązaniem umowy 31 stycznia 2018 r. pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat należy wypłacić ekwiwalent za 10 dni (80 godzin) niewykorzystanego urlopu oraz dwumiesięczną odprawę. Wynagrodzenie zasadnicze wynosi 7000 zł, stały dodatek funkcyjny to 1000 zł, składniki zmienne z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu to średnio 258 zł (suma za 3 miesiące to 774 zł). Pracownikowi wypłacono także premie kwartalne, których suma z ostatnich 12 miesięcy wynosi 14 000 zł. W jakiej wysokości należy się ekwiwalent oraz odprawa?
I. Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu (oraz odprawy)
Stałe składniki: 8000 zł (wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny)
Składniki zmienne miesięczne (średnia): 258 zł
Średnia premii kwartalnych z 12 miesięcy: 1166,67 zł (14 000 zł : 12 miesięcy)
Razem: 9424,67 zł (podstawa wymiaru ekwiwalentu)
II. Ustalenie wysokości ekwiwalentu za 10 dni (80 godzin urlopu) oraz odprawy
9424,67 zł : 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy) = 450,51 zł
450,51 zł : 8 godz. = 56,31 zł (za godzinę niewykorzystanego urlopu)
56,31 zł x 80 godz. = 4504,80 zł (ekwiwalent za niewykorzystany urlop brutto)
9424,67 zł x 2 = 18 849,34 zł (odprawa brutto).
...a wynagrodzenie urlopowe
Jak już wspomniano na wstępie, jest istotna różnica między podstawą wymiaru urlopu a podstawą wymiaru ekwiwalentu, która może mieć znaczący wpływ na wysokość składników obliczanych z tych podstaw. W przypadku wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się do podstawy składników za okresy dłuższe niż miesiąc, zatem w podstawie wymiaru urlopu nie znajdzie się premia kwartalna czy roczna. [przykład 2]
PRZYKŁAD 2
Skutki błędu pracodawcy
Pracownikowi z przykładu 1 obliczono odprawę biorąc pod uwagę składniki zmienne jak do podstawy ekwiwalentu ale z pominięciem składników za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, czyli jak przy podstawie wymiaru urlopu. Jaka będzie różnica w związku z takim błędem pracodawcy?
Do podstawy wzięto składniki stałe – 8000 zł oraz zmienne składniki miesięczne – 258 zł. Pominięto zatem premie kwartalne i roczną.
Wobec powyższego odprawa wynosi 16 516 zł (2 x 8258 zł), czyli została zaniżona o kwotę 2333,34 zł (odprawa z przykładu 1 jest obliczona według zasad ekwiwalentu za urlop i wynosi 18 849,34 zł).
Ta różnica nie będzie miała dużego wpływu na końcowe kwoty, jeśli zatrudniający nie wypłaca składników za okresy dłuższe niż miesiąc. Należy jednak pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie. Zatem aby ustalić kwotę ekwiwalentu, musi on postępować zgodnie z zasadami jego obliczania określonymi w przepisach. Niewłaściwe stosowanie prawa naraża pracodawcę na spór sądowy, a co za tym idzie, na konieczność zapłacenia należności wraz z odsetkami. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Wyrównania w dziesiątkach tysięcy złotych
Pracodawca zwolnił 10 pracowników. Każdemu wypłacił trzymiesięczną odprawę. Przy obliczaniu odpraw zastosowano reguły obliczania jak dla wynagrodzenia urlopowego, zatem w podstawie nie znalazły się premie kwartalne ani roczne. Jakiej wielkości wyrównanie będzie musiał wypłacić pracodawca? Średnio premia roczna na jednego pracownika to 6000 zł brutto, premia kwartalna to 1500 zł. Składniki za okresy dłuższe niż jeden miesiąc na jednego pracownika to 12 000 zł (premia roczna 6000 zł plus cztery premie kwartalne po 1500 zł). Średnia tych składników to 1000 zł. Można więc przyjąć, że podstawa wymiaru ekwiwalentu (odprawy) została zaniżona o tę kwotę. Dla grupy 10 pracowników uprawnionych do trzymiesięcznych odpraw będzie to łącznie kwota 30 000 zł brutto plus ewentualne odsetki.
Różnica przy obliczaniu omawianych należności polega też na tym, że w przypadku wynagrodzenia urlopowego nie stosuje się wskaźnika ekwiwalentu. Ustaloną podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie, kiedy korzysta z urlopu wypoczynkowego. [przykład 4] ⒸⓅ
PRZYKŁAD 4
Obliczenie pensji za czas wypoczynku
Pracownik z przykładu 1 korzystał w styczniu 2018 r. z urlopu wypoczynkowego (10 dni, tj. 80 godzin). Jakie wynagrodzenie powinien otrzymać za urlop?
Co do zasady, jeśli pracownikowi przysługują stałe składniki wynagrodzenia, to powinien otrzymać je w niezmienionej wysokości w miesiącu, w którym korzysta z urlopu. Zatem powinien dostać 7000 zł wynagrodzenia zasadniczego oraz 1000 zł dodatku funkcyjnego (bez przeliczania). Dodatkowo należy obliczyć część wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych (774 zł z przykładu 1) przez podzielenie ich przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (np. 480 godzin = 3 miesiące po 20 dni przepracowanych). Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie, kiedy korzysta z urlopu, czyli: 774 zł : 480 godz. = 1,61 zł/godz. x 80 godzin urlopu = 128,80 zł.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).