Podróż służbowa to nie podróż marzeń: w jej trakcie obowiązkiem pracownika jest wykonanie określonego zadania, niezwiązanego z codziennymi obowiązkami zawodowymi. Pracodawca narzuca też konkretny środek transportu, a niewykonanie tej dyspozycji może skutkować brakiem rozliczenia poniesionych kosztów.
Niełatwe jest też rozliczanie podróży służbowej przez pracodawcę: czas pracy w delegacji i długość trwania podróży służbowej nie są pojęciami tożsamymi. Należy pamiętać, że do kosztów podróży zaliczamy tylko niezbędne, związane z nią wydatki. Udowodnienie, że bez nich nie można było się obejść leży po stronie pracownika. A pazurki na wykrycie błędów w rozliczaniu delegacji ostrzą sobie zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i Krajowa Administracja Skarbowa. Warto przy tym pamiętać, że co do zasady diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz są zwolnione z opodatkowania. Jednak bezprawne wrzucanie w koszty podróży służbowych innych świadczeń (np. dodatkowych posiłków, pełnych diet w sytuacji, gdy zapewniona jest usługa hotelowa ze śniadaniem, kilometrówki za przejazd, który nie był odbywany samochodem prywatnym, czy ryczałtów za dojazdy lokalne z jednoczesnym rozliczaniem ich na podstawie rachunków) grozi uznaniem ich za przychód ze stosunku pracy, a więc obciążony składkami ZUS i podatkiem dochodowym.
Reklama
Podstawa prawna

Reklama
Art. 775 i art. 132 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz. 167).
Art. 742 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).
O co firmy pytają na szkoleniach
Najpierw własne regulacje, potem rozporządzenie
PROBLEM Po podpisaniu umowy z nowym kontrahentem nasi pracownicy otrzymują do wykonania zadania wymagające wyjazdów poza stałe miejsce pracy. W jaki sposób mamy rozliczać delegacje? Nie jesteśmy ani państwową, ani samorządową jednostką sfery budżetowej. Czy musimy stosować przepisy rozporządzenia, które dotyczy sfery budżetowej?
ODPOWIEDŹ Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi sfery pozabudżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym albo nie zatrudnia przynajmniej 50 pracowników, czyli nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, regulacje dotyczące wypłacania świadczeń związanych z podróżami służbowymi pracowników powinny się znaleźć w umowach o pracę. Dopiero brak jakichkolwiek zapisów w wymienionych aktach oznacza, że należy stosować przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zleceniobiorca nie zawsze dostanie zwrot kosztów
PROBLEM Corocznie uczestniczymy w targach wystawienniczych. Do urządzenia stoiska zatrudnialiśmy podwykonawcę, ale w tym roku nie udało się nam znaleźć firmy, która by się tym zajęła. Musieliśmy zatrudnić na podstawie umowy-zlecenia stolarzy i tragarzy. Do przewozu wynajęliśmy samochód, który będzie prowadził nasz pracownik. Ponieważ targi odbywają się w innej miejscowości niż siedziba firmy, uznaliśmy to za podróż służbową. Uważamy, że wszystkim, którzy wyjechali do wskazanych prac, należy rozliczyć koszty podróży. Czy zleceniobiorców mamy potraktować tak samo jak naszego pracownika?
ODPOWIEDŹ Przepisy dotyczące podróży służbowej zawarte są w kodeksie pracy, dotyczą więc jedynie pracowników. Jednocześnie kodeks cywilny wskazuje, że dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poniósł w celu należytego wykonania zlecenia. Wszystko więc zależy od treści zawartej umowy cywilnoprawnej. Jeżeli zlecenie zostało zawarte w celu wykonania prac związanych z urządzaniem stoiska w miejscowości, w której odbywają się targi, to kwota wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy powinna uwzględniać koszty, które zleceniobiorca ponosi w związku z koniecznością przejazdu w celu wykonania pracy. Zawarcie zlecenia np. na wykonanie prac stolarskich czy załadowanie i rozładowania stoiska bez uwzględnienia miejsca wykonania pracy oznacza, że przyjmujący zlecenie mógł nie mieć świadomości związanej z kosztami przejazdu – wówczas należy mu te koszty zwrócić. Nie będzie to jednak należność z tytułu podróży służbowej, bo wykonujący prace nie są pracownikami, lecz zwrot faktycznych kosztów podróży. W tym przypadku zleceniobiorcy nie ponieśli kosztów podróży, bo wypożyczony samochód będzie prowadził posiadający odpowiednie uprawnienia pracownik. W związku z tym, że wykonuje on polecenie służbowe polegające na prowadzeniu pojazdu, czas podróży będzie dla niego także czasem pracy, a nie tylko czasem podróży służbowej. ⒸⓅ
Taksówka czy komunikacja miejska
PROBLEM Po wspólnej podróży pracownicy przedstawili rozliczenie kosztów podróży służbowej. Jeden z nich wnioskuje m.in. o zwrot kosztów dojazdu taksówką z dworca kolejowego na miejsce zebrania. Przedstawił na to odpowiedni rachunek. Tłumaczy, że pociąg miał opóźnienie i poruszając się środkiem komunikacji miejskiej, nie zdążyłby o czasie. Drugi zwraca się natomiast o wypłatę ryczałtu w związku z kosztami komunikacji miejskiej. Czy mogę rozliczyć wyjazd według ich wniosków?
ODPOWIEDŹ Należałoby zwrócić się do pracowników o wyjaśnienie tej sytuacji. Przepisy określają bowiem, że za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety, o ile koszty te zostały faktycznie poniesione. Być może obydwaj mówią prawdę i ich wnioski są uzasadnione, np. wspólnie pojechali na miejsce zebrania taksówką, a w drodze powrotnej jednego z nich podrzucił na dworzec znajomy, drugi zaś pojechał komunikacją miejską. Gdyby natomiast, poza wspólną taksówką, nie korzystali w trakcie delegacji z innych form płatnej komunikacji, to jeden z nich ubiega się o 20 proc. diety w sposób nieuprawniony.
Delegacja... do miejsca zamieszkania
PROBLEM Siedzibą naszej firmy jest Wrocław. Obecnie otwieramy drugie biuro w Oleśnicy, gdzie prowadzimy rekrutację nowych pracowników. Na spotkania z kandydatami jeżdżą osoby zatrudnione we wrocławskiej siedzibie. Spodziewamy się także, że w pierwszym okresie działalności biura w Oleśnicy kilku pracowników będzie tam wykonywało pracę w zwykłych godzinach, prawdopodobnie nawet przez kilka miesięcy. Czy będą wówczas w delegacji? Jak mamy policzyć należności osobie pracującej we Wrocławiu, która obecnie dojeżdża do pracy codziennie z Oleśnicy, a do końca roku będzie się zajmowała nowo powstałym biurem, które mieści się w miejscu jej zamieszkania?
ODPOWIEDŹ Podróżą służbową jest wykonywanie określonego zadania na polecenie przełożonego. Zadanie to ma być realizowane w innym miejscu niż określone w umowie o pracę, zatem nie należy do zwykłych obowiązków zatrudnionego. Tak też będzie w przypadku rekrutacji nowych pracowników, realizowanej przez osoby na co dzień zatrudnione we wrocławskiej siedzibie i zajmujące się innymi niż rekrutowanie zadaniami. Jeżdżąc do Oleśnicy, będą przebywać w delegacji. Jeśli jednak po otwarciu nowego biura będą wykonywać w nim swoje zwykłe czynności związane z pracą, zmianie ulegnie ich stałe miejsce pracy. Ponieważ jest to istotny element stosunku pracy, należy go zmodyfikować w drodze pisemnego porozumienia zmieniającego warunki zatrudnienia zawartego pomiędzy pracodawcą i pracownikiem albo wypowiedzenia zmieniającego zaproponowanego przez pracodawcę (także na piśmie).
Po zmianie miejsca pracy pracownicy nie będą już w delegacji. Należy jednak pamiętać, że w przypadku osób mieszkających we Wrocławiu ich nowe miejsce pracy będzie się znajdowało poza miejscem zamieszkania, co może powodować podwyższone koszty uzyskania przychodu uwzględniane przy późniejszym obliczeniu podatku dochodowego naliczanego od przychodu ze stosunku pracy.
W przypadku osoby zamieszkałej w Oleśnicy, jej podróż służbowa, nawet na spotkania z kandydatami, nie jest taka oczywista – pracodawca może bowiem uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu pracownika. Kodeks pracy określa konieczność zwrotu pracownikowi kosztów związanych z podróżą służbową, a takie koszty w tym przypadku nie wystąpią, mimo że realizuje powierzone zadanie poza siedzibą pracodawcy i stałym miejscem wykonywania pracy.
Ten sam wyjazd i szkolenie, a różny czas pracy
PROBLEM Pracownik brał udział w szkoleniu, które trwało od godz. 9 do 17. Pojechał na nie pociągiem o godz. 7 rano razem z kadrową firmy. Wrócili z delegacji o 22. Obecnie w firmie mamy kontrolę i w czasie jazdy oraz oczekiwania na pociąg kadrowa udzielała wyjaśnień – zarówno pracodawcy, jak i bezpośrednio kontrolującemu.
Wysłani na szkolenie pracują w podstawowym systemie czasu pracy, od godz. 8 do 16. Jak policzyć im czas pracy w dniu szkolenia?
ODPOWIEDŹ Pracownik i kadrowa, choć oboje pracują w tym samym systemie czasu pracy oraz razem podróżowali i uczestniczyli w tym samym szkoleniu, mają inny czas pracy w dniu, w którym miało ono miejsce. Ten pierwszy nie wykonywał żadnej pracy i mógł dowolnie dysponować swoim czasem – spać, czytać, wysyłać SMS-y itp. Czas podróży nie jest wliczany do czasu pracy, chyba że przypada na harmonogramowy czas pracy pracownika (w tym przypadku będzie to okres przypadający od godz. 8 do 9). Jednocześnie szkolenie skończyło się o godzinę później niż przewidywał rozkład czasu pracy pracownika w tym dniu, a więc należy mu uwzględnić jedną godzinę nadliczbową (między godz. 16 a 17).
Kadrowa natomiast wykonywała pracę, choć w sposób odmienny niż zazwyczaj, bo telefonicznie. Jej czas pracy rozpoczął się o godz. 7 i trwał do 22, o ile do tego czasu wykonywała czynności związane z kontrolą (być może nie tylko udzielała wyjaśnień, lecz także konsultowała się z pracownikami czy przygotowywała pisma na kolejny dzień). Poza normalnym rozkładem do czasu pracy należy więc zaliczyć jej kolejne 7 godzin przepracowanych jako nadliczbowe.
Oboje pracownicy zakończyli czas podróży służbowej o godz. 22 i od tego momentu należy im policzyć odpoczynek dobowy wynoszący 11 godzin. Następnego dnia powinni się stawić do pracy dopiero o godz. 9 rano.
O czym warto pamiętać
! Wszystkie elementy podróży służbowej: polecenie pracodawcy, wykonanie określonego zadania i wyjazd poza stałe miejsce pracy czy siedzibę pracodawcy muszą wystąpić łącznie.
! Czas podróży jest wliczany do czasu pracy, jeśli pracownik w podróży wykonywał polecenia przełożonego.
! Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej może być miejsce zamieszkania pracownika.