Pracodawcy będą mogli pozyskiwać dane biometryczne zatrudnionych. Przy okazji tych zmian należałoby szerzej uregulować zasady nadzoru nad załogą.
Zatrudnienie pozostaje jedną z najbardziej opornych na zmiany technologiczne sfer życia. Ale wkrótce może się to zmienić. Jak zapowiada resort cyfryzacji, w projekcie nowych przepisów o ochronie danych osobowych znajdą się rozwiązania umożliwiające pracodawcom stosowanie w firmie np. czytników linii papilarnych i regulujące używanie monitoringu wideo.
– Najwyższa pora na wprowadzenie takich zmian, bo to naturalny wymóg czasów, w których żyjemy. Prawo pracy nie może nie dostrzegać postępu technologicznego – twierdzi prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.
Eksperci wskazują jednak, że zmiany nie powinny dotyczyć jedynie danych biometrycznych lub nagrań wideo. Zasadne jest szersze uregulowanie zasad nadzoru zatrudnionych w miejscu pracy.
– W szczególności chodzi o możliwość monitorowania służbowej poczty. Brakuje regulacji w tym zakresie – tłumaczy Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner CMS Cameron McKenna.
Każdy sobie
Obecnie przepisy k.p. nie określają, jakie sposoby nadzoru nad pracą są dopuszczalne. I jakie narzędzia może w tym celu stosować pracodawca. W rezultacie zatrudniający najczęściej samodzielnie wprowadzają różne metody np. śledzenia pracy na służbowych komputerach oraz monitorowania pomieszczeń przedsiębiorstwa lub użytkowania samochodów służbowych. Powołują się przy tym najczęściej na ogólną zasadę k.p., zgodnie z którą pracownik wykonuje obowiązki w podporządkowaniu wobec pracodawcy. Z tego podporządkowania wywodzą swoje prawo do nadzoru nad tym, jak dane osoby świadczą powierzone im zadania lub użytkują służbowy sprzęt. Brak formalnych reguł powoduje jednak, że w firmach obowiązują odmienne zasady w tym zakresie (a w niektórych w ogóle ich nie ustalono) i niejednokrotnie dochodzi do naruszenia dóbr osobistych pracownika. Oczywiście w praktyce zależy to od wielu czynników, np. rozmiaru przedsiębiorstwa, rodzaju firmy (np. czy jest to korporacja) a także kraju pochodzenia kapitału właścicielskiego.
– W tej kwestii trzeba wyważyć prawo pracodawcy do ochrony swojego mienia i tajemnicy przedsiębiorstwa oraz prawo pracowników do ochrony swojej prywatności i dóbr osobistych. Nie jest to w praktyce proste, bo wielu zatrudniających wciąż uważa, że w momencie przekroczenia bram firmy pracownik właściwie zrzeka się jakiejkolwiek prywatności i pracodawca może stosować dowolne metody nadzoru – wskazuje dr Maciej Chakowski z firmy doradczej C&C Chakowski & Ciszek, ekspert prawa pracy.
Potrzebna biometria
Propozycja, aby pracodawca mógł pozyskiwać dane biometryczne pracownika (czyli stosować np. czytniki linii papilarnych lub siatkówki albo tęczówki oka), trafiły więc na podatny grunt.
– Rynek potrzebuje takich rozwiązań. Już teraz niektóre firmy stosują czytniki danych biometrycznych za zgodą pracowników, choć – zgodnie z orzecznictwem sądów – w stosunkach pracy, które charakteryzują się przecież podporządkowaniem zatrudnionych, ciężko mówić o dobrowolności przy składaniu oświadczenia woli – wskazuje Katarzyna Dulewicz.
Po zapowiadanych zmianach pozyskiwanie danych biometrycznych za zgodą podwładnego ma być dopuszczalne, ale z zastrzeżeniem, że ewentualna odmowa nie będzie powodować dla niego negatywnych konsekwencji (np. nie będzie mogła być przyczyną zwolnienia, zmniejszenia wynagrodzenia itp.).
– To oznacza jednak, że pracodawca powinien mieć prawo do zastosowania alternatywnej formy kontroli w razie nieudzielenia zgody przez pracownika. Na przykład jeśli zatrudniony w całości wypełnia obowiązki na terenie objętym czytnikami biometrycznymi i nie może ich świadczyć w innym miejscu, a jednocześnie odmawia korzystania z czytników, to firma powinna mieć prawo żądać, aby np. zawsze był wyposażony w dokument uwierzytelniający od pracodawcy – tłumaczy dr Maciej Chakowski.
W przeciwnym razie brak zgody pracownika na udostępnianie danych biometrycznych może powodować poważne problemy w organizacji pracy (a niejednokrotnie wręcz uniemożliwać stosowanie czytników). Ważne jest też dookreślenie celu, w jakim firma będzie mogła pozyskiwać takie dane.
– Jeżeli dziś firmy decydują się na stosowanie czytników – pomimo wątpliwości co do dopuszczalności takich metod – to raczej w celu zabezpieczenia dostępu np. do cennych dla przedsiębiorstwa informacji. Ale chciałyby także korzystać z nich na potrzeby ewidencji czasu pracy, co oczywiście wywoła pytanie o adekwatność zastosowanego rozwiązania, tzn. czy pracodawca musi pozyskiwać dane biometryczne, aby prawidłowo ewidencjonować czas pracy, czy też wystarczające jest zastosowanie innych metod, np. kart z chipem przyporządkowanym do danego pracownika – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.
Oczywiście to zagadnienie może wywołać rozbieżne opinie.
– Nie można jednak nie dostrzegać wyjątkowych atutów omawianego sposobu nadzoru nad czasem pracy. Kartę z chipem można oddać innej osobie, która przyłoży ją do czytnika. W przypadku skanowania siatkówki oka lub porównywania odcisku palca takie próby obchodzenia systemu ewidencji są niemożliwe – podkreśla dr Maciej Chakowski.
Do uregulowania
Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada, że nowe przepisy unormują nie tylko pozyskiwanie danych biometrycznych podwładnych, ale też np. monitoring wideo pomieszczeń pracy (choć resort podkreśla, że ma być on stosowany jedynie w celu zapewnienia bezpieczeństwa w firmach, a nie na potrzeby kontrolowania jakości wykonywania obowiązków). Zdaniem ekspertów ustawodawca powinien jednak uregulować także inne zasady kontroli pracy podwładnych.
– Ewidentnym problemem jest brak zasad dostępu pracodawcy do służbowej skrzynki zatrudnionego. Rynek wypracował w tym zakresie reguły postępowania – pracodawca powinien uprzedzić zatrudnionego o takim nadzorze i nie zapoznawać się z prywatnymi e-mailami pracownika. Ten drugi wymóg jest w praktyce bardzo trudny do zrealizowania, bo niełatwo jest rozróżniać konkretne wiadomości – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.
Najczęściej firmy zakazują korzystania ze służbowej poczty w celach prywatnych, ale takie polecenie jest nagminnie nieprzestrzeganie. W rezultacie pracodawca, który chce sprawdzić korespondencję służbową, naraża się często na zarzut naruszania dóbr osobistych pracownika. Ma to istotne znaczenie, bo poczta elektroniczna jest obecnie jednym z najczęściej używanych narzędzi pracy.
Czyjaś odmowa udostępnienia dyrekcji danych biometrycznych nie może być podstawą zwolnienia z pracy
