Przepisy o wynagradzaniu decydują o zwolnieniu przychodów ze składek

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy uregulowane w dziale XI kodeksu pracy (dalej: k.p.). Natomiast pracodawca zatrudniający pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, przy czym regulamin ten tworzy obowiązkowo lub dobrowolnie, w zależności od liczby zatrudnianych pracowników. W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.

Jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu wynagradzania, warunki płacowe musi zawrzeć w umowie o pracę oraz informacji indywidualnej w formie pisemnej lub elektronicznej przekazywanej pracownikowi na podstawie art. 29 par. 3 k.p. Umowa określa m.in. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników pensji. Natomiast w informacji dla pracownika można wpisać także inne niż uzgodnione w umowie o pracę, przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe (np. dodatkowe odprawy, nagrody, w tym jubileuszowe, opiekę medyczną).

Spełnienie warunków

Rozporządzenie składkowe wymienia enumeratywnie przychody, które są zwolnione ze składek. Zastosowanie poszczególnych zwolnień zależy od spełnienia postawionych przez ustawodawcę warunków. Te obwarowania są w wielu wypadkach związane z odpowiednimi postanowieniami aktów bądź przepisów o wynagradzaniu. Zatem aby dane świadczenia czy składniki płacowe mogły zostać wyłączone z podstawy składkowej, prawo do nich musi być zapisane w odpowiednim przepisie regulującym kwestie wynagrodzeniowe. Rozporządzenie składkowe powołuje się tu na układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania, a także „przepisy o wynagradzaniu”, a więc jeszcze inne akty niż wymienione wyżej regulaminy i układy zbiorowe. Ze względu na to, że rozporządzenie składkowe nie zawiera odrębnej definicji tychże przepisów, ZUS w wydawanych interpretacjach powołuje się tu na art. 9 k.p., który wymienia źródła prawa. Zgodnie z tym przepisem, ilekroć w kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Z przeglądu interpretacji ZUS wynika, że do kategorii „przepisów o wynagradzaniu” nie można zaliczyć:

• umów o pracę i aneksów do nich,
• obwieszczeń – np. w sprawie zasad premiowania oraz dodatkowych uprawnień pracowników,
• zarządzeń,
• decyzji zarządu czy dyrektora.

Natomiast mianem przepisów o wynagradzaniu można określić też uchwały organów zarządu osób prawnych, np. uchwały wspólników w spółkach kapitałowych.

Uwaga! Jeśli prawo do określonych składników wynagrodzenia czy innych świadczeń wynika wprost z przepisów o wynagradzaniu w rozumieniu k.p., to jest to jedyna lub jedna z przesłanek wyłączenia danego przychodu z podstawy wymiaru składek. W stosunku bowiem do niektórych przychodów samo uregulowanie ich w przepisach o wynagradzaniu nie wystarczy.

Przykłady należności i świadczeń

▶ Nagrody jubileuszowe

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) wyłączone są przychody uzyskane tytułem nagrody jubileuszowej (gratyfikacji), jeżeli według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. Przepis ten określa dwa warunki, których łączne spełnienie umożliwia dopiero skorzystanie z przewidzianej tu preferencji, a mianowicie:

• zasady przyznawania nagrody jubileuszowej powinny być uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania), i
• prawo do tej nagrody uregulowane w wewnętrznych przepisach pracodawcy winno być obwarowane zastrzeżeniem, że przysługuje ona pracownikowi nie częściej niż co pięć lat.

Nagrody jubileuszowe przysługują pracownikom jednostek sfery budżetowej, na podstawie odpowiednich ustaw oraz aktów wykonawczych do nich. Natomiast pracodawcy prywatni, spoza budżetówki, którzy dobrowolnie ustanowili nagrody jubileuszowe mogą wskazać inny okres, po upływie którego przysługuje prawo do nagród, choć zazwyczaj też jest to pięć lat. Jeśli taki okres wynika z przepisów o wynagradzaniu, świadczenie to jest objęte zwolnieniem ze składek (nawet gdyby faktyczna wypłata nagrody za dany staż nastąpiła w okresie krótszym z powodu dostarczenia przez pracownika w czasie zatrudnienia dokumentów potwierdzających wliczane do stażu okresy).

▶ Ubiór służbowy

Wolna z oskładkowania jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór. Zgodnie z wytycznymi ZUS pracodawca nie opłaca składek, pod warunkiem że:

• pracownik ma obowiązek nosić ubiór służbowy,
• obowiązek ten wynika z wewnętrznych przepisów, które obowiązują u płatnika składek (np. regulaminów), bądź umowy o pracę.

Brak wewnętrznych przepisów, z których wynikałby obowiązek używania ubioru służbowego, powoduje, że podstawę wymiaru składek stanowi ekwiwalent za taki ubiór.

Uwaga! Zatem mimo że w treści powyższego zwolnienia nie ma wzmianki, by noszenie ubioru służbowego musiało wynikać z wewnętrznych przepisów, to według ZUS jest to warunek konieczny do zastosowania tego zwolnienia.

▶ Korzyści materialne

Nie opłaca się składek od korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Według interpretacji ZUS, z wyłączenia z podstawy wymiaru składek korzystają te benefity, które są przychodami ze stosunku pracy, a ponadto:

• prawo do nich wynika z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).

Korzyść materialna ma polegać na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością, przy czym ta odpłatność to partycypowanie pracownika (choćby symboliczne) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Uwaga! Przykładami korzyści są m.in. abonamenty medyczne, ubezpieczenie grupowe na życie, szczepienia przeciwko grypie, karty Multisport, udostępnienie pracownikowi mieszkania stanowiącego własność pracodawcy.

▶ Świadczenia socjalno-bytowe

Nie stanowią podstawy wymiaru składek świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zatem aby zwolnienie było możliwe, fundusz socjalno-bytowy musi być utworzony wyłącznie na podstawie układu zbiorowego pracy.

Za okresy pobierania zasiłków

Do podstawy wymiaru składek nie wchodzą też składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

W tym wypadku również wymagane jest, by prawo do danego składnika przychodu za okresy pobierania wymienionych świadczeń zasiłkowych wynikało z przepisów o wynagradzaniu. Składnikami wynagrodzenia są tu nie tylko np. pieniężne premie czy dodatki – stażowy, funkcyjny, wiejski dla nauczycieli, lecz także świadczenia w innej postaci, jak pakiety medyczne, polisy ubezpieczeniowe, karnety sportowe. Tego rodzaju bonusy, które przysługują również w okresie, kiedy pracownik np. przebywa na zasiłku chorobowym czy opiekuńczym, mogą być objęte zwolnieniem ze składek pod warunkiem, że prawo to gwarantują przepisy o wynagradzaniu. ©℗