Subskrybuj nas na Youtube
Firma szkoleniowa w związku z rozwojem działalności potrzebuje pilnie wyremontować nowo zakupione lokale. Oczywiście – jak najtaniej. Na kanwie tej, z pozoru błahej sytuacji pokazujemy kilka możliwych rozwiązań, z których każde rodzi dla pracodawcy inne skutki w sferze zatrudnienia, ubezpieczeń społecznych i podatków.
Firma szkoleniowa ma do wyboru: zaangażowanie do realizacji zadania własnych pracowników, wykonanie remontu przez zleceniobiorcę (z firmą lub bez) albo powierzenie takiego zlecenia wyspecjalizowanej firmie budowlanej. Przy czym zanim podejmie decyzję, powinna przeanalizować wszystkie za i przeciw. W każdym z wymienionych przypadków czyhają na nią bowiem inne pułapki.
Angażując własnych pracowników, trzeba się liczyć z tym, że ich praca będzie dodatkowo płatna, gdyż z reguły w takim przypadku będą pracować w nadgodzinach. Nie zawsze też zawarcie z nimi umowy cywilnoprawnej na realizację takiego remontu będzie dopuszczalne. Może więc lepiej zdecydować się na zleceniobiorcę z zewnątrz? Ale tu z kolei trzeba m.in. wypłacać stawkę godzinową i potwierdzać czas wykonania zlecenia... Uciec od tego można, dopiero gdy zaangażuje się firmę z własnym personelem.
OPIS SYTUACJI: Spółka Annos z branży szkoleniowej postawiła na rozwój. Do realizacji tego celu potrzebuje większej liczby sal do prowadzenia zajęć. Dodatkowo, planując wzrost liczby szkoleń miękkich, w których udział bierze mniejsza niż zazwyczaj liczba uczestników, ustalono, że dotychczasowe sale należy podzielić.
Do niedawna spółka była jedynie współwłaścicielem budynku, w którym prowadziła szkolenia. Gdy pojawiła się okazja kupna dodatkowych pomieszczeń, spółka skwapliwie z niej skorzystała, choć stan techniczny lokali pozostawiał wiele do życzenia.
Zakładano podzielenie dotychczasowych sal na mniejsze, a obecnie, po wykupie dodatkowych lokali, plan obejmuje również ich remont. Zmiany będą więc bardziej kosztowne, niż zakładano. Potwierdza to wykonany przez architekta projekt remontu i zmiany przeznaczenia zakupionej powierzchni. Zdaniem zarządu spółki sale muszą szybko zacząć na siebie zarabiać, więc remont, choć oszczędnościowy, trzeba zrobić natychmiast. Tylko jakimi siłami go zrealizować? W tej sprawie prezes zorganizował spotkanie z panią Elżbietą, zajmującą się w firmie księgowością i kadrami, oraz zatrudnionym w spółce prawnikiem.
● Pomysł 1
Praca poza grafikiem
– Zarząd spółki musi podjąć decyzję w sprawie wykonania remontu, a ja zamierzam przedstawić mu najlepsze dla nas rozwiązanie. Budżet jest ograniczony, więc czekam na wasze propozycje – rzekł jak zwykle prezes.
– Skoro ma być tanio, to może zrobi to pan Edek, nasz pracownik gospodarczy. Przecież w jego zakresie obowiązków są drobne prace remontowe, a w tym projekcie nie widzę niczego wielkiego. Chodzi o postawienie kilku ścianek działowych, zdjęcie i położenie nowego tynku czy pomalowanie ścian i sufitów. A po remoncie posprząta pani Grażynka, nasza sprzątaczka. Żadnych kosztów! – rozpromieniła się pani Elżbieta, zadowolona z własnego pomysłu.
CO NA TO PRAWO? RADA 1
– Nie do końca – odparł prawnik. – Za wykonanie tych prac należy im wypłacić wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Przecież swój czas pracy wynikający z umowy o pracę mają już wypełniony. Musieliby pracować po godzinach, a może nawet w soboty i niedziele. A koszt tej dodatkowej pracy to przecież poza stawką godzinową: 50-proc. dodatek za pracę w dni powszednie, a 100-proc. za pracę w niedziele i inne dni wolne od pracy, a także za pracę w nocy. Za niedzielę to nawet musimy oddać dzień wolny w ciągu sześciu dni i jeszcze śledzić, czy będą mieli jedną niedzielę na cztery wolną od pracy...
CO NA TO PRAWO? RADA 2
– To prawda. No i jeszcze te roczne limity godzin nadliczbowych. Mogą w tej sytuacjinie zdążyć – zasępiła się pani Elżbieta.
● Pomysł 2
Na kontrakcie
– Myślałem raczej o wzięciu kogoś na umowę-zlecenie – zastanawiał się głośno prezes. – Jako firma prywatna nie musimy robić przetargu... Może znacie kogoś, kto podjąłby się tego zadania?
– Pan Edek odpada. Nie możemy mu dać zlecenia, bo w zakresie swoich obowiązków ma prace remontowe. A własnego pracownika można zatrudnić na zlecenie tylko do prac rodzajowo innych od tych wykonywanych na podstawie umowy o pracę – stwierdził prawnik.
CO NA TO PRAWO? RADA 3
– Znam fachowca – przypomniała sobie pani Elżbieta. – Pracował kiedyś w firmie remontowej, ma wszystkie uprawnienia budowlane i na pewno zrobi nam to zgodnie z projektem. Nie musielibyśmy go nadzorować. Firma upadła, a on otworzył właśnie działalność gospodarczą. Słyszałam, że jeździ taksówką, ale ciągnie go do budowlanki. Teraz tyle tych korporacji jeździ po mieście, że z jednej taksówki trudno wyżyć. Mogę go zapytać, może weźmie tę fuchę.
– To już lepszy pomysł. Pamiętajmy, że od stycznia 2017 r. musimy płacić za każdą godzinę wykonywania zlecenia przynajmniej 13 zł brutto – skwitował prawnik. – A skoro to są takie drobne prace, to może wyjdzie taniej niż praca w nadgodzinach pana Edka i pani Grażynki. A jak jest ze składkami zusowskimi tego taksówkarza, pani Elu? – zainteresował się nagle prawnik.
– Jak to jak? – zdziwiła się pani Elżbieta. – Składki to on sobie sam odprowadza. Od tej taksówkowej działalności. My odprowadzalibyśmy tylko zdrowotną.
– Nie do końca. Wspomniała pani, że jest samodzielnym taksówkarzem od niedawna. Nie wiemy, jaką ma podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Może korzysta z ulgi dla osób rozpoczynających działalność i odprowadza składki od podstawy wymiaru w wysokości 600 zł miesięcznie? A wtedy ze zlecenia wykonywanego osobiście, nie w ramach działalności, musimy go objąć obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym. I już nie jest tak tanio – podsumował prawnik.
CO NA TO PRAWO? RADA 4
● Pomysł 3
Podwykonawca
– Czy naprawdę musimy się bawić w składki? – zapytał lekko znudzony prezes. – Nie można tego jakoś inaczej rozwiązać? Bez tego zgłaszania i wyrejestrowywania z ZUS?
– Możemy, jeśli wykonanie prac zlecimy firmie remontowej, nawet prowadzonej jednoosobowo. Wówczas rozliczamy się na podstawie rachunku lub faktury i już nas nie interesuje podstawa wymiaru wykonawcy – odpowiedział prawnik.
– Bez względu na to, czy to będzie zlecenie, czy też usługa realizowana przez jednoosobową firmę, musimy określić w umowie liczbę godzin do przepracowania. Tego wymagają od nas przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu – uzupełniła pani Elżbieta.
– Pani Elu, skąd ja dziś mam wiedzieć, ile godzin pracy pochłonie ten nieszczęsny remont – złapał się za głowę prezes. – Wie pani, jak to jest przy remontach, zawsze wychodzi coś, czego nie planowaliśmy. Kto wie, co tam się kryje pod tynkiem.
– Jeśli zlecając pracę, nie wiemy, ile zajmie godzin, i nie możemy tego jasno zapisać w umowie, musimy określić sposób ewidencjonowania godzin przepracowanych. Najłatwiej byłoby nam określić wynagrodzenie w stawce godzinowej. Nie ma też przeszkód, żeby określić stawkę miesięczną. Ewidencja obowiązuje w obu przypadkach. To, czy zachowujemy minimalną stawkę godzinową, może sprawdzić podczas kontroli Państwowa Inspekcja Pracy – przestrzegła pani Elżbieta.
CO NA TO PRAWO? RADA 5
– Chyba że zlecimy remont firmie budowlanej, która zatrudnia pracowników lub zawiera umowy ze zleceniobiorcami. Wówczas nie musimy się przejmować ani podstawą wymiaru składek, ani obowiązkiem ubezpieczenia, ani minimalnym wynagrodzeniem. Może i nowe przepisy służą wzrostowi gospodarczemu, ale raczej nie zwiększeniu liczby umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi czy umów z podmiotami jednoosobowymi – smutnie pokiwał głową prawnik.
– A więc mamy trzy warianty rozwiązania problemu. Zarządowi spółki przedstawię wszystkie. A pana zaproszę, aby mi towarzyszył na tym spotkaniu. To jutro o ósmej rano. Tylko proszę się nie spóźnić, bo grozi panu upomnienie – zażartował prezes.
RADA 1 Wymagane badania
W razie powierzenia dodatkowych zadań pracownikowi własnej firmy, należy sprawdzić, czy ta osoba ma do nich nie tylko kwalifikacje merytoryczne, lecz także czy pozwala jej na to stan zdrowia. Pracujący przy remontach powinni mieć wykonane badania profilaktyczne z uwzględnieniem ekspozycji np. na pyły przemysłowe lub inne czynniki toksyczne czy też pozwolenie na pracę na wysokości, o ile czynniki te występują. Ich zakres określają przepisy dotyczące badań lekarskich pracowników (Dz.U. z 2016 r. poz. 2067).
RADA 2 Uwaga na nadgodziny
Kodeks pracy określa przeciętne normy czasu pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby w ramach szczególnych potrzeb pracodawcy pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych. Przy pełnym etacie przeciętna norma czasu pracy wynosi 40 godzin, a wraz z nadgodzinami 48. Oznacza to, że pracownik może wykonywać pracę w wymiarze nieprzekraczającym przeciętnie ośmiu godzin tygodniowo w danym okresie rozliczeniowym. W razie konieczności pracy w godzinach nadliczbowych trzeba jednak pamiętać o 11-godzinnym nieprzerwanym odpoczynku dobowym oraz 35-godzinnym tygodniowym, a także o tym, aby przynajmniej jedna niedziela na cztery była wolna.
RADA 3 Ostrożnie z umowami cywilnoprawnymi
Już w 2000 r. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 30 czerwca (sygn. akt II UKN 523/99) wskazał, że zatrudnienie pracowników poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przy pracach tego samego rodzaju co wynikające ze stosunku pracy jest obejściem regulacji o czasie pracy w godzinach nadliczbowych oraz przepisów dotyczących składek na ubezpieczenie społeczne. Poparł to po raz kolejny m.in. w wyroku z 18 grudnia 2014 r. (sygn. akt III UK 69/14), stwierdzając, że pracodawca może zawierać z własnym pracownikiem umowy cywilnoprawne, ale jedynie na obowiązki lub czynności, które nie są objęte treścią stosunku pracy ani zakresem zadań pracownika. W przeciwnym razie umowa na wykonywanie tych samych obowiązków jest sprzeczna z prawem pracy oraz ubezpieczeń społecznych lub zmierza do obejścia tych przepisów.
RADA 4 Czasem składki i za fachowca z firmą
Zawierając umowę z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, należy sprawdzić, czy powierzone do wykonania prace nie są przedmiotem prowadzonej działalności, np. na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl. Jeśli nie są, to trzeba ustalić, jaką miesięczną podstawę wymiaru składek ta osoba zadeklarowała w ZUS. Tu można się posiłkować oświadczeniem przyjmującego zlecenie złożonym pod rygorem odpowiedzialności karnej. Jeśli zleceniobiorca prowadzi działalność gospodarczą, z tytułu której odprowadza składki od preferencyjnej podstawy wymiaru, trzeba go zgłosić do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego, rentowego oraz zdrowotnego. Obowiązek ten istnieje także, gdy opłaca on składki od zadeklarowanej przez siebie podstawy wymiaru przekraczającej 600 zł, lecz niższej od 2000 zł. Jeżeli zleceniobiorca prowadzi działalność od przynajmniej 24 miesięcy, jego podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż 2557,80 zł, a wtedy od zawartego zlecenia odprowadza się tylko składkę zdrowotną.
RADA 5 Trzeba uwzględnić stawkę godzinową
Od 2017 r. obowiązuje minimalna stawka za godzinę wykonywania zlecenia. Strony umowy w sposób swobodny określają sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin – od oświadczenia o przepracowanej liczbie godzin miesięcznie do szczegółowego opisu godzin przepracowanych każdego dnia. Ważne, aby w przypadku umów trwających ponad miesiąc dokonywać wypłaty uzależnionej od minimalnej stawki godzinowej przynajmniej raz w miesiącu, w formie pieniężnej. Za wypłacanie wynagrodzenia brutto poniżej 13 zł grozi kara grzywny od tysiąca do 30 tys. zł.
Jednocześnie w przypadku działalności gospodarczej ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przewiduje, że stawkę minimalną stosuje się jedynie do osób, których działalność jest zarejestrowana w Polsce (albo poza UE lub Europejskim Obszarem Gospodarczym), niezatrudniających pracowników i niezawierających umów ze zleceniobiorcami. Firma budowlana, która zatrudnia pracowników, stanowi wyjątek od stosowania tej stawki. Umowa z nią powinna określać zakres prac remontowych oraz np. ustalać wynagrodzenie za cały remont, a termin wypłaty na zakończenie pracy. Nie ma tu też znaczenia okres prowadzenia działalności – bez względu na to, czy składki odprowadzane są od 600 zł, czy też nie, rozliczenie następuje jedynie na podstawie rachunku/faktury.
! PODSUMOWANIE
Zadania wynikające ze szczególnych potrzeb pracodawcy mogą być realizowane zarówno przez dotychczasowych pracowników, jak i przez osoby niezwiązane z firmą. W każdej sytuacji należy zwrócić uwagę na przepisy i uwzględnić je przy podejmowaniu decyzji. Kodeks pracy, chroniąc pracownika, czasami może uniemożliwić mu uzyskanie dodatkowych dochodów z pracy. Z kolei minimalna stawka 13 zł brutto za godzinę zlecenia, wprowadzona jako element ochrony przed zaniżaniem wynagrodzeń zleceniobiorców, może odnieść odmienny od zakładanego skutek – może być bowiem tak, że zlecenia od firm nie będą trafiać do samodzielnych zleceniobiorców i samozatrudnionych, ale do prowadzących działalność gospodarczą, którzy już zatrudniają pracowników lub zleceniobiorców.
Podstawa prawna
Art. 129, 131, 132, 133, 151, 15112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Art. 1, 8a, 8b, 8e ustawy z 10 października 2012 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.).
