Pracodawca, chcąc zmotywować pracowników lub ułatwić dojazd do pracy, zapewnia im bezpłatny dojazd do zakładu np. wynajętym autobusem. Według Pawła Nocznickiego, doradcy podatkowego, menedżera w Stone & Feather Tax Advisory, taka możliwość zapewniona przez pracodawcę stanowi dla pracownika dodatkową korzyść. Wartość takiego świadczenia należy doliczyć do przychodów pracownika ze stosunku pracy i opodatkować (oraz uwzględnić w składkach ZUS). Przychodem ze stosunku pracy są m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń.

Koszty dojazdu do pracy obciążają pracownika, a zatem jeśli będzie je zamiast pracownika ponosił pracodawca, to po stronie pracownika powstanie przysporzenie majątkowe, a co za tym idzie przychód ze stosunku pracy – potwierdza Katarzyna Bieńkowska, doradca podatkowy w Dewey & LeBoeuf.

Forma dofinansowania

Forma pokrywania kosztów dojazdu do pracy nie ma znaczenia, tj. czy będą to bilety przekazywane pracownikom, wypłacane ekwiwalenty w cenie biletu, zwrot kosztów zakupu paliwa do samochodu, czy zapewnienie bezpłatnego transportu. Pracodawca musi ustalić jednostkową wartość takiego świadczenia przypadającą danemu pracownikowi i pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy.

Katarzyna Bieńkowska dodaje, że zwolniony z PIT jest zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika z przepisów innych ustaw. Dotyczy to tylko wybranych grup zawodowych (zwrot kosztów dojazdu do miejsca pracy/ pełnienia służby przewidują np. przepisy ustaw o Prokuraturze, Policji, Straży Granicznej i ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych w stosunku do sędziów).

Wartość nieodpłatnego świadczenia otrzymanego przez pracownika z tytułu zapewnienia dowozu do pracy i z pracy stanowi jego przychód ze stosunku pracy

Kalkulacja przychodów

Jeżeli wartość transportu wykupionego przez pracodawcę jest skalkulowana w przeliczeniu na osobę na podstawie faktycznych przejazdów, ustalenie przychodów pracowników nie przysparza większych problemów. Często jednak wartość usługi transportowej jest określona ryczałtowo. Wówczas – jak zauważa Paweł Nocznicki – organy podatkowe uznają, że przychodem jest wartość usługi podzielona przez liczbę osób, którym zapewniono dojazd do pracy.

Katarzyna Bieńkowska stwierdza, że ryczałtowy sposób rozliczania się pracodawcy z firmą transportową jest w tym przypadku bez znaczenia, gdyż adresaci świadczenia są pracodawcy znani (potwierdzają to np. interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie z 18 maja 2011 r., nr IPPB2/415-200/11-2/AK, Izby Skarbowej w Katowicach z 29 marca 2011 r., nr IBPBII/1/415-1071/10/BD). Organy twierdzą, że pracodawca wie, komu udziela świadczenia w postaci zapewnienia dowozu do pracy i z pracy oraz kto wyraża chęć skorzystania z przejazdów, bowiem zna swoich pracowników z imienia i nazwiska. Również przewoźnik musi wiedzieć, czy z jego usług korzystają pracownicy firmy, na rzecz której świadczy usługi. Są to zatem osoby rozpoznawalne, a nie anonimowe, w przeciwnym przypadku z przewozu tego korzystałyby obce osoby niebędące pracownikami. Uprawnienie do skorzystania z bezpłatnych przejazdów samo w sobie przejawia majątkową wartość, skoro pracownicy nie rezygnują z góry z jej przyjęcia.

Bez znaczenia jest fakt, czy pracownik ze świadczenia faktycznie skorzystał – przychód stanowi już sama możliwość skorzystania z dowozu. Kwestię tę odmiennie rozstrzygają jednak sądy administracyjne, wskazując m.in., że opodatkowaniu może podlegać tylko rzeczywiście otrzymany przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń – tj. faktyczne skorzystanie z dojazdu. Nie można również przypisać tego przychodu, jeżeli nie da się ustalić wartości tego świadczenia dla poszczególnych pracowników.

– Co do momentu powstania przychodu, to organy podatkowe uważają, że pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie w miesiącu, za który pracodawca wykupił usługę przewozu, gdyż wtedy następuje możliwość skorzystania ze środków transportu – stwierdza Katarzyna Bieńkowska.

Niektóre ostatnie rozstrzygnięcia sądów (np. WSA we Wrocławiu z 22 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 258/10) łagodzą to stanowisko, ale praktyka nie jest w tym zakresie jednolita.