Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.) – dalej: u.d.e. stopniowo rozszerzają zastosowanie korespondencji w formie elektronicznej, również w postępowaniu administracyjnym. Organ administracji prowadzący postępowanie jest zobowiązany, co do zasady, do kierowania korespondencji drogą elektroniczną, jeżeli podmiot uczestniczący w postępowaniu ma założony adres do e-doręczeń.
Wyjątki od doręczenia na posiadany adres elektroniczny są nieliczne i muszą wynikać wyraźnie z przepisów ustawy (art. 6 u.d.e.; np. brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych, konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy czy ze względu na ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny lub inne zawarte w tym przepisie).
Ze wzmiankowanymi regulacjami idą w parze przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.), gdzie w art. 39 par. 1 wyraźnie nakazuje się doręczanie pism na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Krótko mówiąc, poza wyjątkami zawartymi w k.p.a. czy u.d.e. organ dokonuje doręczeń stronie postępowania (lub innemu podmiotowi uczestniczącemu w postępowaniu) na posiadany przez nią adres do doręczeń elektronicznych.
Doręczenie decyzji na papierze zamiast przez e-doręczenia
Powstaje pytanie, jakie są skutki błędnego czy omyłkowego dokonania doręczenia przez organ stronie postępowania korespondencji w formie tradycyjnej (papierowej) zamiast – w prawidłowej formie elektronicznej – na adres e-doręczeń. Odpowiedź jest niezwykle istotna, ponieważ od prawidłowego doręczenia zależy wejście decyzji do obrotu prawnego, zatem i powstanie skutków prawnych jej wydania.
Sprawa związana z nieprawidłową formą doręczenia decyzji rozpoznawana była przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach. Organ administracji doręczył decyzję adwokatowi (pełnomocnikowi stron) tradycyjnie w formie papierowej, przesyłką pocztową zamiast elektronicznie na posiadany przez niego adres do e-doręczeń. Pełnomocnik w skardze skierowanej do WSA w Gliwicach zarzucił m.in., że decyzja nigdy nie weszła do obrotu prawnego, a to właśnie ze względu na jej nieprawidłowe doręczenie poprzez błąd co do formy. Zdaniem pełnomocnika decyzja nie wywarła skutku prawnego, skoro wbrew przepisom nie została doręczona elektronicznie, a jedynie w zwykłej papierowej formie.
Naruszenie nie ma wpływu na wynik postępowania
WSA w Gliwicach w wyroku z 16 czerwca 2025 r. (sygn. akt III SA/Gl 986/24), nie zgodził się z tą argumentacją. Zdaniem sądu sam fakt, że organ nie przesłał decyzji na adres do e-doręczeń, nie przesądza jeszcze o braku skutku doręczenia decyzji (czy innego pisma) przesłanego tradycyjną przesyłką pocztową. Jak wskazano w uzasadnieniu wyroku, pominięcie doręczenia elektronicznego ma charakter naruszenia przepisów postępowania (art. 39 par. 1 k.p.a.), a tego rodzaju naruszenie prawa może skutkować uchyleniem decyzji tylko wówczas, gdy mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy.
Sąd ocenił, że skoro decyzja organu I instancji została stronie doręczona do rąk jej pełnomocnika, ten potwierdził jej odbiór i w ustawowym terminie złożył od niej odwołanie, to nie doszło do naruszenia gwarancji procesowych strony, która nie doznała żadnego uszczerbku na swoich prawach. Sąd nie dostrzegł sensu zawracania postępowania do etapu doręczania decyzji pierwszoinstancyjnej tylko po to, by doręczyć ją stronie raz jeszcze, tym razem z wykorzystaniem adresu do doręczeń elektronicznych, by strona raz jeszcze złożyła od niej odwołanie, a organ raz jeszcze to samo odwołanie rozstrzygnął.
Krótko mówiąc, nawet omyłkowe doręczenie pisma w tradycyjnej formie papierowej zamiast na adres do doręczeń elektronicznych nie powoduje automatycznego uznania braku skutku doręczenia. Sytuacja ta stanowi co prawda naruszenie art. 39 par. 1 k.p.a., ale aby podważyć skutek doręczenia, niezbędne byłoby stwierdzenie, że naruszenie to miało wpływ na wynik postępowania oraz godziło w prawa strony, np. możliwość złożenia odwołania.
Nie wolno ignorować pisma na papierze
Opisane wyżej rozstrzygnięcie WSA w Gliwicach ma istotne znaczenie dla stron czy ich pełnomocników, którzy nie mogą pozostać bierni w sytuacji, gdy decyzja (czy inne pismo) przyjdzie do nich w tradycyjnej papierowej formie, a nie – jak wymagają tego przepisy – na skrzynkę do e-doręczeń. Nie powinni oni z góry zakładać nieskuteczności doręczenia. Bezczynność może w takim wypadku mieć bardzo niekorzystne skutki, skoro nawet mimo błędu organu doręczona papierowa decyzja organu zaistnieje w obrocie prawnym i rozpocznie bieg terminu na złożenie odwołania. Z kolei jego upływ oznacza, że decyzja staje się ostateczna i może być egzekwowana.
Dla zniweczenia rezultatów decyzji strona będzie musiała wykazać, że błąd organu w istocie uniemożliwił jej złożenie odwołania (czy dokonanie innej czynności) we właściwym terminie, co bezpośrednio godzi w prawa strony i ma wpływ na wynik postępowania. Trzeba jednak zaznaczyć, że ocena tego będzie dokonywana w kontekście indywidualnego stanu faktycznego sprawy.
W przywołanej sprawie decyzja została odebrana, strona mogła zapoznać się z rozstrzygnięciem jej dotyczącym, zatem istotnie nie było przeszkód do złożenia w terminie odwołania. Inaczej może zostać potraktowana sytuacja, w której strona wykaże, że próba doręczenia tradycyjnego zamiast elektronicznego skutkowała niemożnością czy znacznym utrudnieniem działania, np. w sytuacji, gdy wysłana tradycyjną przesyłką decyzja nie została przez stronę odebrana.
Wyrok jest nieprawomocny. ©℗
