Ważny wyrok TSUE. Formy grzecznościowe "Pan i Pani" łamią RODO

Wszystko zaczęło się od biletu na przejazd kolejami francuskimi (SNCF). Żeby kupić bilet przez internet, trzeba było obowiązkowo wybrać zwrot grzecznościowy „pan” lub „pani”, który był następnie wykorzystywany w komunikacji z tą osobą („Szanowny Panie/Szanowna Pani, oto Pana/Pani bilet...”). Powstał problem, a konkretnie problem dostrzegło zajmujące się walką z dyskryminacją z powodu płci i tożsamości płciowej stowarzyszenie Mousse: po co obowiązek podawania zwrotu grzecznościowego wskazującego na płeć w przypadku zakupu biletu na pociąg? Jeszcze w przypadku kuszetki czy wagonu sypialnego to mogłoby mieć uzasadnienie, ale poza tymi przypadkami po co komu znać płeć klienta?

TSUE: nie wolno prowadzić komunikacji ze względu na tożsamość płciową

Kwestia ta trafiła do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (sprawa C 394/23), a ten wyrokiem z 9 stycznia 2025 r. orzekł, że „przetwarzanie danych osobowych dotyczących form grzecznościowych odnoszących się do klientów przedsiębiorstwa przewozowego, które ma na celu personalizację komunikacji handlowej opartą na tożsamości płciowej, nie wydaje się ani obiektywnie konieczne, ani istotne dla prawidłowego wykonania umowy, a tym samym nie można go uznać za niezbędne do wykonania tej umowy”.

Czyli od dzisiaj koniec z „Szanowny Panie” i „Szanowna Pani” w komunikacji z klientami i klientkami? Bynajmniej, ale trzeba będzie szanować tożsamość płciową w kontaktach handlowych.

TSUE: "Pan i Pani" tylko w uzasadnionym interesie

Kluczem do zrozumienia istoty sprawy jest podkreślenie dwóch kwestii: SNCF wymagało podania informacji wskazującej na tożsamość płciową, a to po to, żeby zawrzeć i wykonać każdą umowę przewozu koleją. Każdą. Tymczasem, obiektywnie patrząc, taka informacja nie jest nikomu do niczego potrzebna – jest zbędna, a więc jej obowiązkowe podawanie przez pasażerów narusza zasadę minimalizacji danych osobowych. Nie oznacza to od razu zakazu posługiwania się zwrotami wskazującymi na tożsamość płciową w relacjach handlowych – wyjaśnia to sam trybunał, przywoławszy w wyroku możliwość takiego przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych.

Osobom spoza bańki informacyjnej ochrony danych osobowych cała ta sytuacja może się wydawać sztucznie wykreowanym problemem: czyli można „Szanowny Panie” i „Szanowna Pani”, ale trzeba to specjalnie zorganizować? Dokładnie tak, przy czym właśnie to „specjalne zorganizowanie” ma tutaj kluczowe znaczenie. I żeby całą sytuację dobrze opisać, trzeba się cofnąć o krok: nie można wymagać podania informacji wskazujących na tożsamość płciową tam, gdzie to nie jest obiektywnie konieczne. Można dać możliwość podania tych informacji albo zwyczajnie wyprowadzać je z brzmienia imienia i nazwiska, co w ogromnej większości przypadków będzie możliwe (przy czym należy pamiętać, że o ile nasze rodzime imiona i część nazwisk całkiem łatwo poddają się takiemu wnioskowaniu, więc ryzyko pomyłki nie jest wielkie, o tyle już w przypadku imion np. angielskich czy włoskich dość łatwo o błędną interpretację – i tak pan Andrea z Rzymu może się okazać panią Andreą). A gdy się na to zdecydujemy, trzeba – jak wskazał trybunał – informować klientów i klientki o takim przetwarzaniu danych, stosować mechanizmy ograniczające ryzyko dyskryminacji ze względu na tożsamość płciową, a samo takie przetwarzanie ograniczyć do tego, co jest rzeczywiście niezbędne do realizacji uzasadnionego interesu administratora danych.

Skoro więc przyjmiemy, że – zostańmy przy przykładzie kolei – przewoźnik ma prawnie uzasadniony interes w tym, żeby zwracać się do pasażerów i pasażerek w tradycyjnie przyjętej formie, która wskazuje przy tym na tożsamość płciową („Szanowny Panie” i „Szanowna Pani”), może to robić, o ile poinformuje o tym przy zakupie biletu, ograniczy przetwarzanie wyłącznie do tego, co niezbędne, czyli do zatytułowania e-maila, a jednocześnie wprowadzi mechanizmy przeciwdziałające dyskryminacji ze względu na tożsamość płciową, czyli np. udostępni możliwość podania informacji o tożsamości płciowej albo sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu danych. Wprowadzenie tych mechanizmów jest szczególnie istotne wtedy, gdy informację o tożsamości płciowej wywodzimy z innych danych, aby przeciwdziałać ewentualnym pomyłkom.

RODO i formy grzecznościowe

Sprawa Mousse i wydany przed kilkoma dniami wyrok TSUE wskazują na jeszcze jedną, niezwykle istotną z perspektywy RODO kwestię: konieczność prawidłowego projektowania procesów przetwarzania danych osobowych. Oto bowiem koleje francuskie zaprojektowały swój proces sprzedaży biletów, opierając go na jednej głównej podstawie przetwarzania danych osobowych, czyli niezbędności ich przetwarzania do wykonania umowy. I o ile w stosunku do większości zmiennych tak zaprojektowany proces działał prawidłowo, o tyle nie uwzględniono jednego, drobnego szczegółu: tego, że obowiązek podania preferowanego zwrotu grzecznościowego prowadził do zbierania informacji dotyczącej tożsamości płciowej, a ta informacja nie była niezbędna do sprzedaży ogromnej większości biletów kolejowych. Projektując proces, trzeba więc było oprzeć przetwarzanie informacji – tej dotyczącej tożsamości płciowej – na innej podstawie przetwarzania danych, czyli na uzasadnionym interesie.

W dyskusji dotyczącej wyroku w sprawie Mousse często pojawiało się zdziwienie, że tak oczywista sprawa trafiła do TSUE. Muszę przyznać, że i mnie to dziwi – choć w sumie chyba się cieszę z tego, że ten wyrok zapadł. Bo choć herbata nie staje się słodsza od samego mieszania, to bez tego mieszania słodka też nie będzie. ©℗