Pełnomocnicy skarżą się na błędne przypisywanie spraw w portalu informacyjnym sądów, który wkrótce ma się zmienić w oficjalną drogę doręczania pism. Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiada, że system działa sprawnie, a pomyłki wynikają z błędów ludzkich.
Parlament właśnie zakończył prace nad nowelizacją przepisów dotyczących doręczeń w sprawach cywilnych. Przewiduje ona m.in., że w czasie trwania stanu epidemii oraz przez rok po jego zakończeniu z powodu braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe sąd będzie doręczać pisma profesjonalnym pełnomocnikom przez portal informacyjny. Takie doręczenie będzie wywoływało skutki procesowe. Tymczasem od adwokatów docierają informacje o częstych błędach tego systemu.
Dziwne przypadki
– Zdarzyło się, że dostałem dostęp do nie swojej sprawy, dostęp do swojej sprawy bez składania wniosku, złożyłem błędnie wniosek do niewłaściwego sądu i też dostałem dostęp. Ale też zdarzyło się, że mimo zaakceptowania wniosku nie miałem dostępu do sprawy i obsługa techniczna nie umiała naprawić tego przez kilka miesięcy. Często też dokumenty w portalu nie są wprowadzane na bieżąco, brakuje orzeczeń, protokołów itd. – mówi adwokat Karol Pachnik.
Podobne przykłady podawali adwokaci na jednej z facebookowych grup dyskusyjnych. Dostęp do cudzej sprawy dostawali np. pełnomocnicy o takim samym imieniu i nazwisku. Zdarzało się też otrzymanie dostępu przez współmałżonka (również będącego adwokatem), byłego patrona albo adwokata co prawda reprezentującego danego klienta, ale w innej sprawie. Komentujący zwracali uwagę, że zgłoszenie błędu do administratora strony lub do sekretariatu sądu najczęściej załatwiało sprawę, ale nie było to regułą.
Władze uspokajają
Włodzimierz Chróścik, prezes Krajowej Rady Radców Prawnych (KRRP), przyznaje, że jemu również zdarzały się sytuacje, gdy sprawa, którą prowadził, została w portalu przypisana innej osobie z tej samej kancelarii, o podobnym imieniu i nazwisku. Innym częstym powodem błędów jest sytuacja, gdy duża firma reprezentowana jest przez wielu pełnomocników i sąd pomyli się co do tego, który z nich występuje w danej sprawie.
Prezes KRRP uspokaja jednak, że skargi na takie błędy nie wpływają do samorządu zbyt często. – Są to błędy ludzkie, a nie systemowe. Podobne zdarzają się także, gdy korespondencja jest prowadzona w tradycyjnej formie. Ministerstwo jest ich świadome, czekamy zatem na regulamin, który ujednolici procedury i ograniczy tego typu przypadki – dodaje.
Wtóruje mu Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej. – Choć w mojej codziennej praktyce obserwuję drobne błędy w działaniu portalu, uważam, że to pozytywna inicjatywa. Jeżeli będzie rozwijana z uwzględnieniem uwag adwokatów, ma szansę usprawnić wymiar sprawiedliwości, co jest naszym celem. Ważne jest jednak, aby administrator portalu eliminował zgłaszane błędy w jego działaniu i by błędy te nie obciążały stron postępowania – wskazuje i podkreśla, że NRA zgłasza na bieżąco ułomności istniejących funkcjonalności.
Oba samorządy zawodowe na bieżąco prowadzą analizę działania portalu. – Wspólnie z adwokaturą prowadzimy obecnie ankietę wśród pełnomocników, dzięki której będziemy mogli więcej powiedzieć o liczbie i rodzajach błędów na portalu, z którymi spotykają się adwokaci i radcowie prawni. Pierwsze wyniki ankiety powinny być znane niebawem – mówi Włodzimierz Chróścik.
Resort broni portalu
Również Ministerstwo Sprawiedliwości stoi na stanowisku, że tego typu problemy mogą występować wyłącznie na skutek błędów ludzkich, a nie wynikają z systemu portalu informacyjnego. Zdaniem resortu działa on sprawnie, a przypadki gdy niewłaściwej osobie przypisano sprawę w tym portalu, mogą być spowodowane błędami popełnionymi przez pracowników sądów. „Takie sprawy dotyczą generalnie wysyłanej przez sąd korespondencji, bez względu na to, w jaki sposób zostanie ona wysłana – tradycyjną pocztą czy przez usługę doręczenia elektronicznego. Jeżeli sąd błędnie wpisze dane adresata korespondencji, w tym wypadku profesjonalnego pełnomocnika, czyli błędnie zaadresuje przesyłkę pocztową (kopertę), to spowoduje doręczenie pisma sądowego osobie nieuprawnionej. Analogicznie działa portal informacyjny, który pełni jedynie funkcję wykonawczą w stosunku do systemów funkcjonujących w sądach. Portal udostępnia bowiem sprawy w oparciu o dane pochodzące z sądów” – czytamy w odpowiedzi ministerstwa.
MS podkreśla również, że portal zapewnia pełną rozliczalność, co oznacza, że w przypadku błędnie zrealizowanego doręczenia udowodnienie tego błędu nie będzie stanowić problemu. Doradza też, że w przypadku błędnie przypisanej sprawy w portalu pełnomocnik powinien skontaktować się z właściwym sądem.
Resort poinformował nas też, że audyt bezpieczeństwa systemu odbył się w zeszłym roku, kolejny jest planowany w tym roku, przed wejściem w życie przepisów o doręczeniach. „Generalnie portal informacyjny działa poprawnie. W jego infrastrukturze zastosowano rozwiązania techniczne zapewniające wysoką niezawodność i dostępność” – podsumowuje swoją odpowiedź ministerstwo.
Powołuje się przy tym na badanie analizujące funkcjonowanie portali informacyjnych sądów powszechnych przeprowadzone przez Instytut Wymiaru Sprawiedliwości na grupie ponad tysiąca profesjonalnych pełnomocników. Wynika z niego, że z portalu codziennie korzysta 7 proc. badanych, a 26 proc. z nich robi to kilka razy w tygodniu. Ponad 94 proc. ankietowanych oceniło portal pozytywnie. „Ponad 95 proc. badanych wskazało, że wdrożenie Portalu Informacyjnego ograniczyło ich kontakty z biurami obsługi interesantów” – czytamy w odpowiedzi resortu.