Radcowie prawni korzystają głównie z podstawowego oprogramowania, takiego jak pakiety biurowe. Większość nie widzi potrzeby wdrażania innych rozwiązań informatycznych.
Nawet pandemia nie skłoniła prawników do poszukiwania nowoczesnych narzędzi IT. Zaczęli korzystać z serwisów umożliwiających zdalną komunikację, ale niewiele więcej – takie wnioski wynikają z raportu przygotowanego przez Komisję LegalTech działającą przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie na podstawie ankiet wypełnianych przez prawników.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że kancelarie bardzo chętnie korzystają z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. 56 proc. badanych potwierdziło, że w ciągu ostatnich trzech lat zaczęło korzystać z nowych narzędzi. Tyle że najczęściej chodzi o usługi umożliwiające zdalną łączność (Teams czy Zoom), a więc to, co zostało wymuszone przez pandemię.
Dokładniejsza analiza danych pokazuje, że w gruncie rzeczy środowisko prawnicze jest dość konserwatywne w podejściu do IT. Wskazuje na to już choćby liczba osób, które wypełniły ankietę. W ciągu prawie trzech miesięcy trwania badania zdecydowało się na to 220 osób (z czego 76 proc. stanowili radcowie prawni).
– Niestety liczba otrzymanych odpowiedzi rozczarowuje. Biorąc pod uwagę zaangażowanie wielu izb w promocję tej ankiety, spodziewałem się minimum tysiąca odpowiedzi, a otrzymaliśmy ich kilkakrotnie mniej. Mogę podejrzewać, że ankietę wypełniali głównie entuzjaści nowych technologii. Skoro zaś nawet oni poprzestają na narzędziach podstawowych, takich jak pakiety biurowe czy e-mail, to znaczy, że poziom wykorzystania nowoczesnych rozwiązań informatycznych jest bardzo niski, by nie powiedzieć katastrofalny – komentuje autor badania Tomasz Zalewski, radca prawny z kancelarii Bird & Bird.
Tylko ok. 20–25 proc. respondentów korzysta z wyspecjalizowanych programów prawniczych, systemów obiegu dokumentów czy rozwiązań zaprojektowanych specjalnie dla ich kancelarii. Większość nie widzi takiej potrzeby.
Entuzjaści i sceptycy
Raport potwierdza wnioski, które wynikają również z innych badań. Obok grupy cyfrowych entuzjastów funkcjonuje również grupa zdecydowanych sceptyków. Co więcej, rozdźwięk między nimi jest coraz większy. Entuzjaści im więcej narzędzi informatycznych używają, tym lepiej widzą, że poprawia to ich efektywność pracy i tym bardziej poszukują nowych rozwiązań. Z kolei sceptycy, którzy poprzestają na podstawowym zestawie programów, utwierdzają się, że nic więcej nie jest im potrzebne.
– Wydaje się, że po części źródłem takiego stanu rzeczy jest konserwatywne otoczenie prawne, które nadal wymaga podejmowania konwencjonalnych działań, np. formy pisemnej, jak również ograniczona wiedza interesariuszy i brak upowszechnienia w obrocie prawnym zaawansowanych technologii i narzędzi wspierających działania na granicy biznesu i prawa oraz zarządzania nieprawidłowościami, np. kwalifikowany podpis elektroniczny czy w ramach procedur compliance, internetowe platformy zgłaszania nieprawidłowości. W tych dziedzinach widzę duże możliwości dalszych działań i promocji nowych rozwiązań, gdyż paradoksalnie wygląda to, że nawet jeśli w większości negocjujemy już umowy online, to musimy spotkać się, żeby je zawrzeć – zauważa radca prawna Zuzanna Kopaczyńska-Grabiec.
Jedno jest pewne – prawnicy muszą nadążać za nowymi technologiami, bo bez nich po prostu coraz częściej nie można pracować. Tak, jak pandemia wymusiła poszukiwanie narzędzi do zdalnej pracy, tak teraz prawo zachęci do wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów, wprowadzając e-doręczenia.
Praca od podstaw
Niepokój może budzić podejście niektórych prawników do tajemnicy zawodowej. Aż 15 proc. z nich korzysta z darmowej poczty e-mail. To zaś oznacza, że treść, którą przesyłają, może być skanowana, choćby automatycznie.
Większość jest przekonana, że w ich organizacji wdrożono prawidłowo i kompletnie procedury zapewniające cyberbezpieczeństwo (56 proc).
– Taki wynik byłby świetny, gdyby był prawdziwy. Obawiam się, że bez definicji „kompletnych procedur i narzędzi”, bez analizy i szacowania ryzyka, to tylko badanie samopoczucia. W naszym zawodzie zabezpieczenie danych klientów jest ekstremalnie ważne – nie tylko w związku z naszymi, korporacyjnymi zasadami, ale też regulacjami dotyczącymi klientów. Pytanie, ilu z nas bada rozwiązania chmurowe pod tym kątem, ilu z nas szyfruje dane niezależnym, własnym kluczem, który mamy pod pełną kontrolą – zauważa Marcin Maruta, radca prawny z kancelarii Maruta Wachta.
Jego wątpliwości potwierdzają dalsze dane. Tylko 31 proc. spośród osób, które uznawały swe zabezpieczenia za doskonałe, wskazało konkretne narzędzia czy procedury mające gwarantować bezpieczeństwo.
Badanie miało podpowiedzieć Komisji LegalTech, czym powinna się zająć w pierwszej kolejności.
– Wcześniej pojawiały się propozycje zagadnień związanych chociażby ze sztuczną inteligencją. Tymczasem raport pokazuje, że powinniśmy raczej skupić się na przekazywaniu podstawowej wiedzy, chociażby jak chronić informacje objęte tajemnicą zawodową, jak korzystać z poczty e-mail, chmury, szyfrowania itd. – zauważa Tomasz Zalewski.