Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych w nowym roku system e-Doręczeń obejmie większość instytucji publicznych, w tym urzędy, zastępując funkcjonującą dotychczas platformę ePUAP.

Do założenia i aktywowania właściwego dla podmiotu zawodowego adresu do doręczeń elektronicznych adwokaci byli zobowiązani już od 1 stycznia 2025 r. W konsekwencji korespondencja prowadzona przez kancelarie z podmiotami publicznymi została powiązana z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, będącą odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia chwalone, ale są też mankamenty. Zbyt wiele systemów komunikacji

Po roku korzystania z systemu adwokaci co do zasady deklarują zadowolenie z e-Doręczeń. Głównym problemem pozostaje brak całościowego systemu, który „spinałby” komunikację z sądami i administracją.

- System e-Doręczeń przede wszystkim znacząco usprawnia komunikację z organami – pozwala szybko składać pisma, w tym skargi, bez konieczności korzystania z poczty tradycyjnej. W praktyce korespondencja dociera sprawnie i jest odbierana bez opóźnień – mówi DGP mec. Bartłomiej Trętowski.

Jego zdaniem mankamentem e-Doręczeń jest jednak sposób organizacji skrzynek. - Obsługując klientów, w praktyce muszę korzystać z kilku oddzielnych skrzynek – osobnej dla każdego klienta, dla kancelarii oraz działalności gospodarczej – co jest rozwiązaniem mało intuicyjnym. W okresie przejściowym problem stanowi także wielość kanałów komunikacji urzędowej - Portal Informacyjny, PUE/ZUS, e-US oraz dwa systemy KRS (PRS oraz S24). Mam nadzieję, że zostanie to szybko ujednolicone, ponieważ nie ma sensu utrzymywania sześciu różnych systemów do doręczeń elektronicznych – wymienia.

W podobnym tonie wypowiada się szef Naczelnej Rady Adwokackiej mec. Przemysław Rosati. - Faktycznie pewnym problemem pozostaje mnogość systemów komunikacji. I tak e-Doręczenia wciąż nie obejmują postępowań cywilnych i karnych, które – na mocy jednego z przepisów przejściowych – najwcześniej mają zostać włączone do systemu w 2029 roku. Oczywiście, jeżeli ustawodawca do tego czasu nie zmieni zdania – mówi.

Skutki nieodbierania elektronicznej korespondencji. System skuteczny, ale bezlitosny

Proces wdrażania e-Doręczeń w adwokaturze był poprzedzony szkoleniami, które dotyczyły przede wszystkim zakładania kont oraz obowiązku regularnego sprawdzania korespondencji. Choć brak skrzynki nie wiązał się z realnymi sankcjami, z deklaracji wynika, że większość środowiska potraktowała ten obowiązek poważnie. Jak wskazuje w rozmowie z DGP mec. Trętowski, nieodbieranie korespondencji mogłoby skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną.

- Obecnie adresy do e-Doręczeń są powszechnie ujawniane w KRS, jest tam dedykowana temu dodatkowa rubryka – i mam wrażenie, że znakomita większość spółek, które powstały i dokonywały jakichś czynności, korzystają już z systemu. Początkowo ryzykiem było powstanie tzw. martwych skrzynek, jednak w praktyce adwokaci aktywnie zakładali konta i regularnie je monitorują – dodaje mecenas.

Adwokat zwraca uwagę przy tym na uwagę, że niezawodność e-Doręczeń bywa pewnego rodzaju wadą, bowiem termin doręczenia będzie liczył się niezależnie od tego, czy mowa o dniu powszednim, czy nie. - W dni wolne od pracy listonosz nie zostawia awizo, a placówki pocztowe nie zwracają listów ze względu na upływ terminu. Natomiast systemy doręczeń elektronicznych są bezwzględne: doręczają każdego dnia, a jeżeli ostatni dzień na odbiór upływa w dzień wolny od pracy, to przesyłka i tak jest uznawana za doręczoną z tą datą. Moim zdaniem nie jest to zgodne z obecnymi przepisami proceduralnymi – mówi.

W cyfryzacji bez zmian

Szef NRA wskazuje natomiast na to, że niezależnie od punktowych postępów problem braku cyfryzacji sądów pozostaje nierozwiązany – i nic nie wskazuje na to, by niebawem coś się w tej kwestii zmieniło.

- Stopniowe odzwierciedlenie w przepisach znajdują postulaty adwokatury dotyczące np. obustronnych doręczeń elektronicznych, zwłaszcza na etapie postępowań odwoławczych w procedurze cywilnej i karnej (...) Ale patrząc na sprawę cyfryzacji sądownictwa szerzej, trzeba powiedzieć wprost: nie ma dziś spójnej, całościowej koncepcji, i tracimy na tym wszyscy, przede wszystkim obywatele, których sprawy są w sądach – stwierdza szef NRA.

Podstawowym źródłem informacji o toczących postępowaniach jest Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, który umożliwia pełnomocnikom (i innym osobom uprawnionym i upoważnionym do wglądu w akta sprawy) zdalny dostęp do dokumentów sądowych, informacji o stanie sprawy i wyznaczonych rozprawach, a także daje możliwość odsłuchiwania nagrań rozpraw. To on – jak wskazuje mec. Rosati - zbiera informacje z kilku innych systemów biurowych.

- Ale np. sytuacja obywatela bez pełnomocnika, który chciałby skutecznie wnieść pismo w formie elektronicznej do sądu w ramach własnej sprawy, od lat nie uległa żadnej istotnej poprawie – wskazuje Rosati.

Jego zdaniem trudno to usprawiedliwić, zwłaszcza w obliczu dostępnych środków unijnych dedykowanych właśnie cyfryzacji. - Przykładem, że „da się”, jest przedsięwzięcie realizowane przez adwokaturę – dzięki unijnemu grantowi rozwijamy własną platformę, na której będzie można załatwić wszystkie sprawy dotyczące kontaktu z samorządem. Kluczowe moim zdaniem są trzy elementy: pomysł, dostęp do finansowania i konsekwencja w realizacji. Tego niestety w cyfryzacji sądów dziś wciąż brakuje – stwierdził.