Notariusze nie chcą anonimizować wyciągów z aktów

Chodzi o art. 92a par. 5a prawa o notariacie, który znalazł się w przygotowanym przez Ministerstwo Sprawiedliwości projekcie nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zdaniem zarówno KRN, jak i stowarzyszenia zawarta w tym przepisie propozycja nałożenia obowiązków anonimizacyjnych na notariuszy to akademicki przykład outsourcingu zadań państwa na podmiot zewnętrzny i to bez wynagrodzenia. Ostrzegają, że wprowadzenie regulacji, która przerzuca obowiązki administratora danych, prowadzi do naruszenia nie tylko logiki systemu prawnego, ale przede wszystkim ustrojowej pozycji notariatu.

Ponadto żaden inny rejestr nie przewiduje takiej roli dla notariuszy: ani księgi wieczyste, ani rejestr zastawów, ani akta stanu cywilnego nie nakładają na nich obowiązku przygotowywania zanonimizowanych wyciągów. W dłuższej perspektywie rozwiązanie takie doprowadzi do podważenia zaufania społecznego do instytucji notariatu, co stanowi zagrożenie dla stabilności obrotu prawnego i gospodarczego.

Notariusze zarzucają, że projekt posługuje się niejasnym pojęciem „danych osobowych niepodlegających wpisowi do KRS”, nie wskazując żadnego ich katalogu. Tymczasem art. 51 konstytucji wymaga, aby zasady i tryb gromadzenia danych osobowych były określone w ustawie. Brak precyzyjnych wytycznych ustawowych spowoduje, że każdy notariusz będzie zmuszony samodzielnie decydować, które dane należy usunąć. W efekcie w różnych kancelariach powstaną różne praktyki, co naruszać będzie zasadę równości obywateli wobec prawa i pewności prawa. Dane uznane przez projektodawcę za „zbędne” w praktyce mają kluczowe znaczenie identyfikacyjne – numer PESEL, imiona rodziców czy adres zamieszkania, pozwalają uniknąć pomyłek i zweryfikować tożsamość stron. Ich usunięcie prowadzi do sytuacji, w której wyciąg z aktu notarialnego staje się bezużyteczny.

Notariusze ostrzegają, że każdy błąd w anonimizacji będzie mógł być traktowany jako naruszenie obowiązków zawodowych, co dodatkowo zwiększy ryzyko ich odpowiedzialności. Brak jasnego katalogu stoi też w sprzeczności z art. 5 RODO, który wymaga przejrzystości i przewidywalności przetwarzania danych.

Odpowiedzialność notariuszy

Stowarzyszenie podkreśla, że najpoważniejszym skutkiem projektowanej zmiany jest rozszerzenie odpowiedzialności notariuszy na obszary, które nie należą do ich obowiązków, przy jednoczesnym braku jakiejkolwiek rekompensaty finansowej. Notariusze ponoszą obecnie odpowiedzialność cywilną, dyscyplinarną i karną. Dodanie obowiązku anonimizacji oznacza, że każdy błąd, zarówno pozostawienie danych, które powinny być usunięte, jak i usunięcie danych istotnych, może być kwalifikowany jako przewinienie zawodowe, delikt cywilny, a nawet przestępstwo poświadczenia nieprawdy (art. 271 kodeksu karnego).

Odpowiedzialność cywilna oparta na art. 415 kodeksu cywilnego może prowadzić do roszczeń odszkodowawczych, gdy strony podejmą decyzję na podstawie wyciągu, który nie zawierał istotnych informacji. Odpowiedzialność dyscyplinarna, przewidziana w art. 49 i nast. prawa o notariacie (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1001 ze zm.) może skutkować karami finansowymi, a w skrajnych przypadkach nawet wydaleniem z zawodu. Odpowiedzialność karna grozi zaś wieloletnim procesem i utratą reputacji.

Wątpliwa wartość dokumentu

Stowarzyszenie przypomina, że art. 92 par. 1 prawa o notariacie stanowi, że akt notarialny powinien odzwierciedlać wiernie i w pełni treść czynności prawnej. Sporządzanie równoległych wersji, w których część danych zostaje pominięta, narusza tę zasadę. Obok aktu pełnego funkcjonowałby jego zanonimizowany wyciąg, co rodzi pytanie o moc dowodową obu dokumentów. Art. 244 kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Wyciąg zanonimizowany nie spełnia tego warunku, gdyż nie zawiera wszystkich danych i nie oddaje pełnej treści czynności. Tym samym jego wartość dowodowa jest wątpliwa. Strony, które podejmą decyzję na podstawie niepełnego dokumentu, mogą później kwestionować skutki czynności. Ryzyko sporów i roszczeń zwiększy się, co osłabi pewność obrotu. Zamiast pełnić funkcję gwaranta bezpieczeństwa, notariusz stanie się twórcą dokumentów fragmentarycznych, które nie ułatwią obrotu, a wręcz przeciwnie – skomplikują go. To uderza w fundament notariatu i całego systemu prawa.

Z projektu wynika, że brak zanonimizowanego wyciągu będzie skutkował zwrotem wniosku rejestrowego. Takie rozwiązanie – zdaniem opiniujących – wprowadza nadmierny formalizm i grozi paraliżem postępowań rejestrowych. Zamiast koncentrować się na meritum sprawy, sądy rejestrowe będą zmuszone weryfikować prawidłowość anonimizacji, co nie należy do ich podstawowych zadań. W efekcie postępowania będą wydłużać się o tygodnie, a nawet miesiące. To uderzy w przedsiębiorców, którzy potrzebują szybkich wpisów w KRS, aby prowadzić działalność. Konsekwencją będzie pogorszenie warunków prowadzenia biznesu w Polsce.

Etap legislacyjny

Projekt w uzgodnieniach, konsultacjach publicznych i opiniowaniu