E-doręczenia ułatwią windykację od kontrahentów

E-doręczenia zostały wprowadzone przede wszystkim w celu usprawnienia komunikacji z administracją publiczną, jednak rozwiązanie to umożliwia korzystanie z nich także w relacjach między podmiotami niepublicznymi, np. w celu wymiany formalnej korespondencji z innymi przedsiębiorcami. Wysyłanie pism pomiędzy podmiotami z sektora niepublicznego jest możliwe odpłatnie, za pośrednictwem tzw. kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, oferowanej przez dostawców usług zaufania.

Mimo wprowadzenia odpowiednich mechanizmów w dotychczasowym stanie prawnym możliwość doręczania pism elektronicznie innym podmiotom niepublicznym była w praktyce ograniczona, ponieważ nie zachodziła fikcja doręczenia (uznanie pisma za odebrane po upływie określonego czasu). Oznaczało to, że wykazanie skutecznego doręczenia pisma było utrudnione lub wręcz niemożliwe.

Powyższe ograniczenie ma zostać wyeliminowane w planowanej nowelizacji. Zgodnie z projektowanymi przepisami, jeżeli podmiot niepubliczny (np. spółka) nie odbierze pisma wysłanego drogą elektroniczną przez inny podmiot niepubliczny, będzie ono uznawane za doręczone po upływie 14 dni.

Łatwiejsze będzie dochodzenie należności

Planowane zmiany istotnie zwiększą potencjał wykorzystania e-doręczeń w relacjach między przedsiębiorcami. W szczególności mogą one znaleźć zastosowanie przy dochodzeniu należności od kontrahentów – po wysłaniu wezwania do zapłaty lub propozycji pozasądowego rozwiązania sporu, nadawca (wierzyciel) będzie mógł wykazać jego otrzymanie przez adresata (dłużnika) najpóźniej po 14 dniach. Może to znacząco uprościć przedprocesowy etap dochodzenia należności w porównaniu z tradycyjną korespondencją.

Nowelizacja ułatwi także wysyłanie drogą elektroniczną innych pism, m.in. wypowiedzeń, zawiadomień czy not, w przypadku których konieczne dla celów dowodowych jest posiadanie potwierdzenia ich odbioru. Możliwe będzie wykorzystanie e-doręczeń również w relacjach kontraktowych, np. w umowach przewidujących określone terminy na zgłoszenie roszczeń lub podjęcie innych działań, uzależnionych od otrzymania stosownego zawiadomienia od kontrahenta. Kontrahent nie będzie mógł się uchylać (w praktyce) od odebrania pisma.

Należy pamiętać, że fikcja doręczeń będzie działała w obie strony – także kontrahenci danej spółki będą mogli wysyłać do niej elektronicznie różnego rodzaju pisma, które mogą rodzić określone skutki prawne. Może to stwarzać ryzyko nadużyć, m.in. w postaci wysyłania nieuzasadnionych wezwań do zapłaty, faktur lub rachunków, a następnie kierowania sprawy na drogę postępowania upominawczego lub nakazowego.

Trzeba mieć również na względzie, że w razie nieposiadania przez danego kontrahenta skrzynki do e-doręczeń nie będzie możliwości wysłania mu pisma i w takiej sytuacji pozostanie skorzystanie z tradycyjnej korespondencji.

Warto zadbać o nadzór nad korespondencją

W świetle projektowanych zmian szczególnej wagi nabiera posiadanie efektywnego systemu nadzoru nad przychodzącą elektronicznie korespondencją. Po wejściu w życie nowelizacji brak takiego systemu może prowadzić do trudnych do przewidzenia skutków nie tylko w sferze publicznej (np. upływ terminu na zaskarżenie decyzji administracyjnej), lecz także w relacjach z kontrahentami.

W wypadku organizacji otrzymujących znaczny wolumen korespondencji wskazana może być integracja adresu do doręczeń elektronicznych spółki z systemem obiegu dokumentów, pozwalającym automatycznie rejestrować wysyłki, potwierdzenia i daty upływu fikcji doręczenia. Równie ważne jest wprowadzenie odpowiednich procedur regulujących, kto może wysłać pismo o skutkach prawnych, kto je akceptuje, jak archiwizowane są dowody i zabezpieczany dostęp do dokumentacji. ©℗