Każdy pracodawca, który stosuje u siebie lub wytwarza substancje o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, co roku do 15 stycznia musi przekazać informację na ten temat do wojewódzkiej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz do okręgowego inspektoratu pracy. Jednak w związku z tym, że w 2023 r. powyższa data wypada w niedzielę, termin wyjątkowo przesuwa się o jeden dzień.
W sprawozdaniu pracodawca powinien podać dane, które co do zasady powinien mieć również w prowadzonym przez siebie rejestrze. Chodzi o rejestr prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym (obejmuje on również mieszaniny substancji, a także czynniki i procesy technologiczne o takim działaniu). Informacja dla inspekcji sanitarnej oraz inspekcji pracy powinna zawierać wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje rakotwórcze lub mutagenne są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny. W sprawozdaniu trzeba zawrzeć wykaz tych substancji chemicznych i ich mieszanin oraz czynników, a także podać ilościową wielkość produkcji lub stosowania. Musi ono też zawierać uzasadnienie konieczności używania problematycznych substancji (mieszanin, czynników, procesów technologicznych). Wskazuje się w nim również wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na ich działanie, oraz liczbę narażonych pracowników, w tym kobiet. W dokumencie należy określić również rodzaj substancji chemicznych (ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych) o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, które powodują narażenie, a także drogę i wielkość narażenia oraz czas jego trwania. Wreszcie trzeba też wskazać rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia.
Na podstawie tych danych Instytut Medycyny Pracy im. prof. dr. J. Nofera w Łodzi prowadzi centralny rejestr danych o narażeniu na substancje chemiczne, ich mieszaniny, czynniki lub procesy technologiczne o działaniu rakotwórczym lub mutagennym. Celem prowadzenia takiej bazy jest uzyskanie jak najpełniejszej informacji o występowaniu substancji rakotwórczych i mutagennych w środowisku pracy i o narażeniu na nie pracowników w skali całego kraju. Informacje te są z kolei podstawą do podejmowania działań profilaktycznych oraz do objęcia odpowiednią opieką zdrowotną pracowników narażonych w pracy na kancerogeny i mutageny. Dane z rejestru służą też do określenia właściwych środków zarządzania ryzykiem w skali zarówno zakładu pracy, jak i całego kraju. ©℗