Samochód służbowo-prywatny

Używanie firmowego auta w celach prywatnych powinno się rozliczać z urzędem skarbowym. Problem w tym, że nikt nie wie, jak dokładnie należy to robić. Nawet sam fiskus.

Jednym z najpopularniejszych bonusów, jaki oferuje się pracownikom średniego i wyższego szczebla, są samochody służbowe, które mogą oni wykorzystywać również prywatnie. Pracownicy często jednak zapominają, że powinni rozliczyć podatkowo takie świadczenie. Obowiązki wobec fiskusa ma też firma.

W praktyce zarówno pracodawca, jak i pracownik mają kilka możliwości. Formalnie pracodawca może nie udostępnić samochodu służbowego do prywatnego użytku, a wtedy to pracownik będzie musiał ponosić koszty związane z jego użytkowaniem w celach innych niż zawodowe. Podobnie będzie, jeśli pracownik np. wynajmie samochód, którym będzie dojeżdżał do pracy. Z kolei w przypadku gdy pracodawca formalnie udostępni mu auto służbowe do celów prywatnych, to pracownik zaoszczędzi. Będzie musiał jednak podzielić się tym „zyskiem” z fiskusem. – Możemy spotkać się z wykorzystywaniem samochodów służbowych do prywatnego użytku pracowników zarówno za odpłatnością, jak i bez opłat – mówi Jerzy Toczyński, konsultant w Accreo.

Nieodpłatne świadczenie

– Nieodpłatne udostępnienie samochodów służbowych pracownikom do celów prywatnych – bez względu na sposób uregulowania tego udostępnienia – powoduje, co do zasady, powstanie po stronie pracowników przychodu do opodatkowania z tytułu otrzymania nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego świadczenia – potwierdza Mirosława Zugaj, doradca podatkowy, menedżer w Grant Thornton. Wartość tego świadczenia powinna zostać doliczona do przychodów pracownika, a pracodawca zobowiązany jest do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od tego przychodu. Ekspert wyjaśnia dalej, że wartość świadczenia, zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT „należy co do zasady obliczyć na podstawie cen rynkowych stosowanych przy tego rodzaju usługach lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku”. W praktyce pracodawcy stosują różne metody określenia wartości rynkowej takiego świadczenia, jednak w takim wypadku – jak mówi Zugaj – „każde oszacowanie wartości nieodpłatnego świadczenia na poziomie niższym niż ceny najmu samochodów w wypożyczalniach może być zakwestionowane przez organ podatkowy jako nierynkowe”.

Jerzy Toczyński dodaje, że pracodawcy udostępniający nieodpłatnie samochody służbowe do prywatnego użytku pracowników muszą pamiętać, że wydatki związane z eksploatacją tych aut (w części przypadającej na użytek prywatny) nie są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, a tym samym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla firmy.

Przekazanie odpłatne

Część firm udostępnia pracownikom auta odpłatnie. Ponieważ nie jest to nieodpłatne świadczenie, o którym mowa w ustawie o PIT, to przychód po stronie pracownika w takiej sytuacji nie powstaje. – Przepisy podatkowe nie wskazują jednak, w jaki sposób powinna zostać ustalona kwota odpłatności – przyznaje Jerzy Toczyński. Stosowane są różne rozwiązania. Mirosława Zugaj wskazuje, że pracodawcy przyjmują cztery metody:

1. Umawiają się z pracownikiem, że przejedzie on miesięcznie w celach prywatnych określony limit kilometrów. Aby ustalić kwotę odpłatności, mnożą miesięczny limit kilometrów przyznany pracownikowi na jazdy prywatne przez kilometrówkę, czyli stawkę za 1 km wynikający z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ustalenia należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

2. Ustalają odpłatność w wysokości wartości rynkowej przyjętej na podstawie cen rynkowych stosowanych przez firmy specjalizujące się w wynajmie samochodów.

3. Pobierają zryczałtowaną opłatę, która jest wyliczana na podstawie zobiektywizowanych kryteriów (np. wysokości miesięcznej amortyzacji, kosztów paliwa, ubezpieczenia, wydatków na serwis i naprawy). Zwykle ryczałt wynosi 200–300 zł miesięcznie.

4. Ostatnią metodą jest ryczałt wyliczony w powyższy sposób, ale z proporcją uwzględniającą czas, który pracownik może przeznaczyć na jazdy do celów prywatnych.

Mirosława Zugaj wyjaśnia, że niektóre organy podatkowe kwestionują wysokości świadczenia obliczanego przy użyciu stawek ministerialnych (pierwsze z powyższych rozwiązań). Są też urzędy skarbowe, które uznają za dopuszczalny jedynie drugi z wymienionych sposobów, twierdząc, że w każdym przypadku kwota odpłatności ponoszonej przez pracownika z tytułu korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych powinna zostać określona w wysokości ceny rynkowej stosowanej przez firmy zajmujące się wynajmowaniem samochodów tej samej marki. – Przy czym, według organów podatkowych, do ustalenia odpłatności należy wziąć pod uwagę nie tylko samą markę samochodu, lecz także rok jego produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a także zasady korzystania z niego (np. kto płaci za paliwo, przeglądy techniczne, naprawy itp.). Inny przychód powinna mieć osoba, która jeździ Renault Clio, a inny ta, która użytkuje Renault Lagunę – zwraca uwagę ekspert Grant Thornton. I dodaje, że jeżeli organ podatkowy uzna, iż odpłatność ustalona przez pracodawcę będzie zbyt niska, urząd potraktuje takie świadczenie jako częściowo odpłatne. I każe ustalić dodatkowy przychód pracownikowi.

Odpłatność tylko częściowa

W praktyce firmy stosują również częściową odpłatność za auta wykorzystywane do celów prywatnych. Jak mówi Toczyński, w sytuacji gdy pracownik zwraca pracodawcy jedynie część kosztów za użytkowanie samochodu służbowego, przychodem jest różnica pomiędzy wartością świadczenia z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Jest to najbardziej skomplikowana metoda, ale jednocześnie najrzadziej podważana przez urzędy skarbowe.

Ryczałt pogodzi wszystkich?

Ministerstwo Gospodarki proponuje wprowadzenie do przepisów stałego ryczałtu od samochodów służbowych wykorzystywanych przez pracowników do celów prywatnych.

Resort założył, że pracownik może miesięcznie przejechać na własne potrzeby ok. 300 km. Przychód pracownika miałby być obliczony jako iloczyn 300 km oraz stawki kilometrówki (obecnie dla aut osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł za 1 km). Podstawa opodatkowania wyniosłaby więc ok. 250 zł, czyli pracownik musiałby zapłacić co miesiąc 45 zł. Resort finansów twierdził z kolei, że pracownicy, którzy jeżdżą samochodami o pojemności powyżej 2000 cm3, powinni zapłacić 90 zł ryczałtu miesięcznie.

Wicepremier i minister gospodarki Janusz Piechociński przyznał w czerwcu tego roku, że ryczałt może wynieść od 20 do 40 zł. Nie ma jednak jeszcze projektu ustawy.