Zakładanie i prowadzenie własnej działalności gospodarczej niejednej osobie jawi się jako długi i karkołomny proces. Nie jest to aż tak skomplikowane i nie zawsze wiąże się z koniecznością ponoszenia dużych nakładów czasu i pieniędzy. Statystyki pokazują, że dziennie od 1 tys. do 1,2 tys. osób w Polsce decyduje się na „pójście na swoje”. Eksperci Meritum Banku i przedsiębiorcy wyjaśniają od czego zacząć.

Na prowadzenie własnego biznesu decyduje się coraz więcej osób. Według danych GUS w 2012 roku działalność gospodarczą zarejestrowało ponad 287 tys. osób. Na koniec ub.r. w rejestrze REGON wpisanych było 2 917,3 tys. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, o 1,6 proc. więcej niż na koniec 2011 r. Prawie 98,3 proc. tej grupy stanowili przedsiębiorcy, dla których przewidywana liczba pracujących zgłoszona do rejestru REGON jest mniejsza niż 10 osób.

- Powodów takiej sytuacji jest z pewnością kilka. Z jednej strony, własna firma dla osób, które chcą podjąć ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej, to realna alternatywa dla zatrudnienia na etacie, z drugiej, coraz częściej duże firmy decydują się na wyprowadzenie części działań na zewnątrz, rezygnując z własnych działów administracyjnych, sprzątania czy zarządzania flotą, co naturalnie wspiera rozwój podmiotów specjalizujących się w wybranym zakresie. W każdej niemal branży pojawiają się małe firmy oferujące nowatorskie rozwiązania, które z powodzeniem konkurują z dużymi graczami – mówi Marcin Kołakowski, dyrektor departamentu bankowości oddziałowej i przedsiębiorstw Meritum Banku. – Polacy przekonali się, że prowadzenie firmy jest możliwe i w wielu przypadkach generuje określone zyski. Uważam, że można nawet mówić o pewnego rodzaju modzie na własny biznes – dodaje.

Od czego zacząć?

Jak zawsze - najważniejszy jest pomysł na biznes. I nie chodzi tutaj o wielkie projekty, ale trafną ocenę własnych umiejętności i możliwości. Jeśli ktoś już wie, co będzie robić w ramach wykonywanej działalności gospodarczej przed jej zarejestrowaniem w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej powinien odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chce korzystać z pomocy firmy zewnętrznej, która będzie go wspierać w załatwieniu formalności urzędowych i rozliczeniach, czy też samodzielnie podejmie się tego zadania oraz jaką formę opodatkowania wybierze (uproszczoną czy pełną). W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej wystarczą usługi księgowe, których miesięczny koszt oscyluje w granicach 100-250 zł.

– Pomoc księgowej z pewnością ułatwi nam prowadzenie rozliczeń. Warto jednak wiedzieć, że koszty te można obniżyć, decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości. Bardzo przydatne są programy online. Z ich pomocą wystawimy faktury, zewidencjonujemy koszty oraz przygotujemy deklaracje do Urzędu Skarbowego i ZUS. Nie wymaga to specjalistycznej wiedzy ani umiejętności, jeśli prowadzimy uproszczoną księgowość i sprzedajemy np. usługi dla biznesu – wyjaśnia Wojtek Walczak, prowadzący firmę Melting Pot.

Decyzję o tym, czy będziemy korzystać z zewnętrznych usług księgowych czy nie, warto podjąć przed zarejestrowaniem działalności, bowiem już na jej etapie trzeba zdecydować się na wybór formy opodatkowania, a ekspert z biura rachunkowego może doradzić, na jaką formę się zdecydować.

Rejestracja firmy

Zarejestrowanie firmy jest bardzo proste. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej polega na jej wpisaniu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej poprzez złożenie wniosku CEIDG–1. Można to zrobić wypełniając formularz online na stronie www.firma.gov.pl, wysłać wniosek pocztą lub złożyć go osobiście w Urzędzie Miasta lub Gminy. Należy jednak pamiętać, że przesłany wniosek elektroniczny musi zostać osobiście podpisany, dlatego korzystając z tego rozwiązania nie unikniemy wizyty w Urzędzie. Wyjątek stanowią jedynie osoby dysponujące tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, takim na przykład jak SZAFIR, oferowany przez Krajową Izbę Rozliczeniową S.A.

Do uzupełnienia wniosku potrzebne są dane osobowe i kontaktowe, w tym numer NIP i REGON (jeśli je już mamy), a także nazwa firmy i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Ponadto, określa się w nim formę działalności, podając odpowiedni kod PKD, (Polskiej Kwalifikacji Działalności) oraz informację na temat wybranej formy opodatkowania oraz okresów rozliczeń z Urzędem Skarbowym.

Rejestracja działalności w CEIDG jest bezpłatna. Również aktualizowanie danych zawartych w ewidencji nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty, dlatego – choć oczywiście trzeba dokładnie przemyśleć podawane we wniosku dane – warto mieć świadomość, że zawsze można je zmienić. Baza firm zarejestrowanych w CEIDG jest jawna i każdy może sprawdzić w niej informacje na temat naszej działalności, dlatego ważne jest, by zawarte tam dane zawsze były aktualne.

W momencie, w którym przyszły „mikroprzedsiębiorca” nie posiada jeszcze numeru NIP lub REGON, dokument CEIDG–1 staje się wnioskiem o jego uzyskanie, czyli prośbą o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej lub jednocześnie jest też podstawą zgłoszenia identyfikacyjnego do Urzędu Skarbowego.

Zostać VAT-owcem

W większości przypadków zarejestrowanie działalności gospodarczej oznacza, że stajemy się płatnikiem VAT.

- Z punktu widzenia przedsiębiorcy bycie płatnikiem VAT jest z reguły korzystne finansowo, ale może być przysłowiową kulą u nogi w przypadku zatorów płatniczych. Tym bardziej warto docenić ostatnie inicjatywy państwa, których celem jest ochrona małych firm przed konsekwencjami nieterminowych płatności, w tym wprowadzenie możliwości stosowania przy rozliczaniu podatków przez tzw. małych płatników metody kasowej – mówi Marcin Kołakowski z Meritum Banku.

Aby zarejestrować się jako płatnik VAT należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R oraz uiścić 170 zł opłaty skarbowej, którą wpłaca się na konto gminy lub miasta, na terenie którego mieści się siedziba urzędu skarbowego.

ZUS

Informację o rozpoczęciu działalności trzeba także przekazać do ZUS-u. Należy złożyć tu formularz ZUS ZUA – jeśli działalność jest jedynym źródłem trzymania – lub ZUS ZZA – w momencie, gdy tych źródeł jest więcej.

Nieobowiązkowe, ale przydatne

Przy prowadzeniu działalności z pewnością przyda nam się pieczątka firmowa, choć warto wiedzieć, że nie jest ona obowiązkowa i np. wystawiona przez nas faktura z odręcznym podpisem jest tak samo ważna jak ta posiadająca pieczątkę. Osoby prowadzące własne firmy przyznają, że pieczątka przydaje się na poczcie, kiedy odbieramy listy polecone, pozwala też zaoszczędzić czas przy wypisywaniu wszystkich danych firmy na różnych formularzach czy wnioskach. Koszt wyrobienia pieczątki to od 25 do 100 zł.

Do rozliczania prowadzonej działalności bardzo przydatne będzie konto firmowe. Przy jego wyborze warto zwrócić uwagę na koszty jego prowadzenia. Obecnie można znaleźć na rynku rachunki, które prowadzone są za darmo i umożliwiają bezpłatne wykonywanie przelewów do ZUS-u i urzędu skarbowego. Konto firmowe pozwala osobie prowadzącej działalność gospodarczą oddzielić wydatki firmy od wydatków prywatnych. To może okazać się szczególnie pomocne na przykład przy okazji kontroli Urzędu Skarbowego, który otrzymując wyciąg bankowy firmy nie musi przecież wiedzieć na co prywatnie wydaje pieniądze osoba prowadząca działalność.

Założenie konta firmowego zajmuje zwykle kilka minut i często nie wymaga nawet fizycznego stawiennictwa w oddziale banku. Można to zrobić przez Internet.

Podsumowując, zarejestrowanie działalności gospodarczej jest proste i nie wiąże się z koniecznością ponoszenia dużych wydatków. Również formalności związane z prowadzeniem działalności gospodarczej nie są skomplikowane ani czasochłonne, szczególnie gdy korzysta się z usług firmy rachunkowej. – Jeśli ktoś ma ciekawy pomysł na własny biznes, nie powinien zwlekać z jego założeniem, a już na pewno nie z powodu formalności, jakich musi dopełnić w związku z zarejestrowaniem i prowadzeniem działalności – zachęca Marcin Kołakowski.

Marcin Kołakowski