Z całym przekonaniem odradzam prowadzenie księgowości samodzielnie, nie czując się wystarczająco mocnym w tej dziedzinie – mówi Rafał Krukowski. – Generuje to określone ryzyko oraz zawsze konieczność istotnego nakładu czasu. 

Każdemu przedsiębiorcy doradzam prostą kalkulację. Ile czasu poświęcę na własne prowadzenie księgowych zestawień, ile w tym czasie mógłbym zarobić, gdybym skoncentrował się na tym, co w mojej działalności generuje przychód – wyjaśnia wiceprezes Tax Care. 

Mimo tych zastrzeżeń nadal ok. 300 tys. najmniejszych firm rozlicza się samodzielnie, korzystając z programów księgowych – wynika z raportu fundacji "Starter".
Zaletą tej formy rozliczeń są na pewno mniejsze koszty. Często ograniczają się one do zapłaty za program księgowy. Jeśli w dodatku korzystamy z usług rodziny – np. osoby pracującej w księgowości, to na pewno koszty rozliczeń są dosyć niskie.

Te wyliczenia potwierdza pani Ewa, emerytowana księgową, prowadząca rozliczenia w warszawskim warsztacie samochodowym męża, zatrudniającym kilku pracowników. Podkreśla, że wariant samodzielnej obsługi księgowej jest możliwy, gdy firma funkcjonuje na zasadzie książki przychodów i rozchodów. Wtedy obsługa nie wymaga wielkiego nakładu czasu. 

Tyle że, jak wylicza, nawet w tej formie rozliczenie faktur itd. zajmuje jej dziennie do dwóch godzin. Do tego dolicza czas potrzebny na czytanie prasy i publikacji fachowych, orzeczeń prawnych itd. 

Jeśli chodzi o wydatki – to w kosztach musi znaleźć się cena programu księgowego (co najmniej kilkaset złotych), jego aktualizacja (ok. 200 zł rocznie), kilkaset złotych rocznie na prenumeratę prasy fachowej oraz ok. 100 zł rocznie na aktualizacje podpisu elektronicznego, potrzebnego przy kontaktach z ZUS-em.

Jak więc widać, koszty takiej obsługi finansowej nie są duże. Gdyby jednak policzyć i przeliczyć na pieniądze jej czas, wartość jej usługi wyniesie miesięcznie ok. 400 - 800 zł. W tym czasie, jak zauważa, przyjaciel jej męża prowadzący podobny wielkością warsztat samochodowy płaci firmie księgowej miesięcznie 700 zł…

To sprawia, że gdy policzymy czas, który poświęcamy nie produkcji czy szukaniu kontrahentów, ale na wypełnianie coraz większej ilości faktur, dokumentów, rozliczeń itd., to może się okazać, że nasze oszczędności są tylko iluzoryczne. Często lepiej zapłacić kilkaset złotych firmie zewnętrznej i mieć przysłowiowy spokój.

A może dział księgowy w firmie

Jak wynika z raportu fundacji „Starter”, w Polsce nadal ok. 200 tys. firm prowadzi własne działy księgowe. 

To oznacza, że wielu właścicieli firmy, nie bacząc na wysokie koszty – wszak zatrudnienie księgowego lub stworzenie całego działu, oznacza wydatek od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, wybiera tę formę rozliczeń. 

To oczywiście oznacza, że trzeba na to zarobić – czyli stać na nie firmy z dużymi obrotami – wynika z analizy na portalu biznes-firma.pl, zastanawiającym się nad wadami i zaletami księgowości umiejscowionej w firmie. 

Do wad portal zalicza ponadto: ryzyko utraty stabilności prowadzenia księgowości, bowiem księgowy może zachorować, ryzyko konfliktu na linii pracodawca – pracownik, ryzyko wykorzystania poufnych informacji przez księgowego na zewnątrz firmy oraz ryzyko poniesienia przez przedsiębiorcę odpowiedzialności za prawidłowe dokonywanie rozliczeń z fiskusem.

Zalety księgowości w firmie

Do zalet portal zalicza fakt, że osoba odpowiedzialna za rozliczenia pracuje na ogół w tym samym budynku, co właściciel. Ma on poczucie, że zawsze może się do niej zwrócić, jeśli zajdzie potrzeba wyjaśnienia problemu księgowego, a z drugiej strony – może w pewnym stopniu kontrolować jej codzienną pracę. 

Jak podkreśla portal, etatowi księgowi w firmach są doskonale poinformowani o sytuacji firmy. Ponadto, dodatkową zaletą zatrudnienia własnego księgowego w przedsiębiorstwie jest to, że jako pracownik firmy będzie się on identyfikował z nią i najprawdopodobniej będzie posiadał poczucie odpowiedzialności za losy firmy na rynku.