Jak rozliczyć składki od należności związanych z ustaniem zatrudnienia

Obowiązujące przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) nie regulują wprost terminu wypłaty należności w razie ustania zatrudnienia. Niemniej jednak art. 85 k.p., który wyznacza terminy wypłaty wynagrodzeń, dotyczy pracowników, a nie osób, z którymi stosunek pracy już się zakończył.

Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy jako prawidłową należy przyjąć zasadę, iż wypłata wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy powinna nastąpić najpóźniej w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. Z dniem zakończenia stosunku pracy dochodzi bowiem do zerwania więzi prawnej łączącej pracodawcę i pracownika.

W dniu ustania stosunku pracy uprawniona do wynagrodzenia za pracę osoba nie jest już faktycznie pracownikiem, i w związku z tym nie ma już zastosowania do niej obowiązujący w danym zakładzie pracy termin wypłacania wynagrodzenia.

Ostatniego dnia zatrudnienia

Tylko niektóre składniki wynagrodzenia mogą zostać wypłacone później niż w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Chodzi o składniki wynagrodzenia naliczane po zamknięciu pewnych przedziałów czasu na podstawie danych i informacji uzyskanych po ich zakończeniu. Należy jednak pamiętać, że wyjątek ten występuje wyłącznie w sytuacji, gdy w dniu ustania stosunku pracy brak jest danych potrzebnych do ustalenia wysokości tej części wynagrodzenia (np. wyniki całego działu sprzedaży). Ich wypłata powinna nastąpić wówczas w terminie przyjętym w przepisach wewnątrzzakładowych. Warto również zauważyć, że obowiązek całkowitego rozliczenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w dniu ustania zatrudnienia oznacza również, że w tym dniu pracodawca ma obowiązek wypłacenia pracownikowi ewentualnego ekwiwalentu za urlop, jeżeli ten nie został przez pracownika wykorzystany w naturze (wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00). Dotyczy to również odpraw.

Podstawa wymiaru składek u pracowników

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe i wypadkowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, poza:

• wynagrodzeniem chorobowym od pracodawcy wypłacanym na podstawie art. 92 k.p., oraz
• przychodami wymienionymi w par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W definicji przychodów ze stosunku pracy mieszczą się również odprawy i odszkodowania.

Wynagrodzenia, ekwiwalenty

Podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych stanowią:

• wynagrodzenie za pracę lub przepracowaną część miesiąca, jeśli zatrudnienie nie obejmuje pełnego miesiąca,
• premie, nagrody, dodatki,
• wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy na poszukiwanie pracy,
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• wynagrodzenie za czas zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę.

Powyższe należności stanowią zwykły przychód ze stosunku pracy i żadna z nich nie została wykluczona z podstawy oskładkowania. Nie ma też znaczenia, czy do faktycznej wypłaty dojdzie w ostatnim dniu zatrudnienia, czy już po rozwiązaniu umowy o pracę. Nawet jeśli wypłata nastąpi po dniu ustania stosunku pracy, nadal źródłem tego przychodu pozostaje ten stosunek pracy. W konsekwencji składki od tych należności muszą zostać rozliczone za miesiąc, w którym była wypłata (osoba uzyskała przychód).

Nagroda jubileuszowa

Generalnie do nagrody jubileuszowej pracownik nabywa prawo w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody i wtedy pracodawca wypłaca ją niezwłocznie po nabyciu tego prawa.

Może się więc zdarzyć, że termin rozwiązania stosunku pracy zbiegnie się z jubileuszem stażu pracy i nagrodę pracownik otrzyma razem z pozostałymi należnościami, na koniec zatrudnienia.

Podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częś ciej niż co pięć lat.

Może się bowiem zdarzyć, że nagrody były wypłacane częściej, ale tylko dlatego, że pracownik doniósł dokumenty potwierdzające zatrudnienie i w wyniku przeliczenia całego jego okresu okazało się, że wcześniej upłynął dany staż do kolejnej gratyfikacji.

Wyłączone z podstawy wymiaru składek są również te nagrody jubileuszowe, które pracodawca wypłaca w dniu rozwiązania stosunku, jeśli do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych pięciu lat brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania tego stosunku, a rozwiązanie stosunku pracy ma związek z przejściem na emeryturę, rentę inwalidzką lub świadczenie przedemerytalne.

Prezenty na odchodne

Zdarza się, że pracodawca zgodnie z przyjętym w firmie zwyczajem, obdaruje np. wieloletniego pracownika odchodzącego na emeryturę i przekazuje mu jakiś upominek (zegarek, sprzęt AGD), który nie ma związku z wykonaną pracą, a jest wyrazem podziękowania i uhonorowania. W takiej sytuacji nie ma on obowiązku odprowadzania składek od wartości takiego prezentu. Nie jest to bowiem przychód ze stosunku pracy, a darowizna, która podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Odprawy emerytalno-rentowe

Zwolnione ze składek ZUS są odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Aby odprawy te mogły być wyłączone z podstawy wymiaru składek, musi istnieć bezpośredni i nierozerwalny związek między ustaniem stosunku pracy z powodu przejścia na emeryturę lub rentę, a wypłatą odprawy.

Nie ma natomiast znaczenia wysokość odpraw ani podstawa prawna jej wypłacenia (ustawy: k.p., o pracownikach samorządowych, wewnętrzne akty: regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe pracy, umowa o pracę).

Odszkodowania, rekompensaty

Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Zatem, wyłączone z podstawy wymiaru składek są w szczególności odszkodowania przysługujące na podstawie przepisów k.p., czyli te, które pracodawca wypłaca:

• z tytułu nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę;
• gdy pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia (np. gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika);
• gdy rozwiąże niezgodnie z prawem stosunek pracy bez wypowiedzenia;
• gdy nie wyda w terminie lub wyda niewłaściwe świadectwo pracy;
• skróci okres wypowiedzenia do 1 miesiąca (w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników).

W tym katalogu wyłączonych z podstawy odpraw jest również ta, którą pracownik otrzymuje, gdy umowa o pracę wygasa z powodu śmierci pracodawcy.

Płatnik nie odprowadza składek zarówno od obowiązkowych wypłat, które zwalniany pracownik otrzymuje na podstawie przepisów prawa, jak i od tych, które pracodawca wypłaca na podstawie układu zbiorowego pracy, statutu, regulaminu wynagradzania bądź umowy indywidualnej z pracownikiem.

Podstawy wymiaru składek nie stanowi odszkodowanie, które pracodawca wypłaci już byłemu pracownikowi na podstawie umowy o zakazie konkurencji dopiero za okres po ustaniu stosunku pracy.

Jeśli natomiast już po ustaniu stosunku pracy dojdzie do wypłaty świadczenia, które przysługuje za okres wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę, pracodawca będzie musiał odprowadzić składki.

Świadczenia z ZFŚS

Składek nie odprowadza się od świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Świadczenia te muszą być jednak zawsze przyznawane zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wymaga ona, by przy udzielaniu ulgowych usług i świadczeń stosować kryteria oparte na sytuacji materialnej, życiowej, rodzinnej wnioskodawcy.

Jeśli jeszcze w trakcie trwania umowy o pracę, a więc świadczenie zostało przyznane „pracownikowi”, a tylko sama wypłata zrealizowana już po wygaśnięciu tytułu ubezpieczenia, to świadczenie pozostanie zwolnione ze składek na ZUS (jako przychód ze stosunku pracy).

Natomiast może być też tak, że świadczenie zostanie przyznane i wypłacone po ustaniu zatrudnienia, ale byłemu pracownikowi – emerytowi/renciście. Te osoby są bowiem ustawowo uprawnione do korzystania z pomocy socjalnej. Przychód z tego tytułu nie jest jednak już przychodem ze stosunku pracy, lecz z tzw. innych źródeł. A to skutkuje również brakiem obowiązku opłacania składek.

Odsetki od nieterminowej wypłaty

Jeśli pracodawca nie wywiąże się w terminie z wypłaty przysługujących pracownikowi należności, ten może się ubiegać o odsetki ustawowe na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Odsetki te nie są objęte składkami ZUS.

Rozliczanie należności w raportach ZUS

Należności ze stosunku pracy, które podlegają oskładkowaniu, należy rozliczyć w imiennym raporcie ZUS RCA za pracownika (byłego pracownika) za miesiąc, w którym zostały one dokonane (wypłacone, postawione do dyspozycji). Natomiast od daty wypłaty zależy, z jakim kodem tytułu ubezpieczenia trzeba tę osobę wykazać i rozliczyć.

Jeżeli wypłata nastąpi:

• w tym samym miesiącu, w którym ustał stosunek pracy – należy użyć pracowniczego kodu tytułu ubezpieczenia, tj. 01 10 x x.
• w następnym miesiącu po ustaniu stosunku pracy – należy wykazać osobę z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 x x (jako osobę, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń). ©℗