Składniki wynagrodzenia: jak je uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku

Wynagrodzenie to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej). Zazwyczaj jest to więc przychód pomniejszony o 13,71 proc., chyba że chodzi o miesiąc, w którym pracownik przekroczył już tzw. trzydziestokrotność. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób ubezpieczonych w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Od nadwyżki ponad tę kwotę nie pobiera się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a jedynie składkę na ubezpieczenie chorobowe (2,45 proc.). Przekroczenie 30-krotności nie wpływa na obowiązek opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz wypadkowe, która i tak opłacana jest ze środków pracodawcy.

Pracownikowi, u którego doszło do przekroczenia 30-krotności, nie potrąca się zatem 13,71 proc. przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek. Ten procent będzie mniejszy. W miesiącu, w którym dochodzi do przekroczenia 30-krotności, będzie to bowiem między 13,71 a 2,45 procent. Zaś w kolejnych miesiącach płatnik będzie potrącał jedynie 2,45 proc. tytułem składki chorobowej. Wysokość tych potrąceń będzie miała wpływ na wysokość wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy zasiłku.

Zasada ogólna i wyjątki

Z definicji wynagrodzenia zawartego w ustawie zasiłkowej można wywnioskować zasadę ogólną obliczania podstawy wymiaru zasiłku – uwzględnia się oskładkowany przychód ze stosunku pracy. Innymi słowy, składniki wynagrodzenia, które weszły do podstawy wymiaru składek i zostały oskładkowane składką chorobową, są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku. Ustawa zasiłkowa przewiduje jednak kilka wyjątków od tej zasady. Zostały one zawarte w art. 41 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim:

• przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (ust. 1);
• składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie (ust. 2);
• składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie (ust. 3).

Co jest jasne, a co budzi wątpliwości

Poza stwierdzeniem, czy dany składnik jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku, płatnik musi również określić, czy jest on uwzględniany w kwocie faktycznej, czy po uzupełnieniu. Niektóre składniki wynagrodzenia z góry można uznać za uwzględniane w kwocie faktycznej (np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w nocy, nagrody), a niektóre w kwocie uzupełnionej (np. dodatkowe wynagrodzenie roczne w sferze budżetowej). Wątpliwości dotyczą przede wszystkim premii, o czym szerzej dalej.

Po uzupełnieniu

Uzupełnienie składników wynagrodzenia dotyczy okresów, za które pracownik otrzymał dany składnik, ale w obniżonej wysokości z powodu usprawiedliwionych nieobecności. W takiej sytuacji oblicza się hipotetyczną wysokość składnika, jaką pracownik otrzymałby, gdyby nie miał tych usprawiedliwionych nieobecności w okresie, za który wypłacono składnik.

Ustawa zasiłkowa nie precyzuje, co należy uznać za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Odpowiedź znajdziemy jednak w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

• ZUS jako okres nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych wymienia:
• niezdolność do pracy z powodu choroby,
• opiekę nad dzieckiem/innym członkiem rodziny,
• urlop: macierzyński, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielski, wychowawczy, uzupełniający macierzyński,
• urlop bezpłatny,
• urlop opiekuńczy,
• zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych (siła wyższa).

Składnik wypłacony za okresy, w którym wystąpiła nieobecność z przynajmniej jednej z powyższych przyczyn, podlega uzupełnieniu.

Zdaniem ZUS na równi z dniami, w których ubezpieczony świadczył pracę, traktuje się dni nieobecności, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, czyli chodzi o:

• urlop wypoczynkowy,
• urlop okolicznościowy,
• dni zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem (art. 188 par. 1 kodeksu pracy, dalej: k.p.).

Gdy w okresie, za który wypłacono składnik, wystąpiły powyższe trzy okresy, w których pracownika w rzeczywistości w pracy nie było, to w kontekście zasiłkowym uznaje się je za dni obecności. Nie trzeba zatem uzupełniać wynagrodzenia.

Składnik stały czy zmienny

Uzupełnienia dokonuje się zgodnie z odpowiednio zastosowanymi zasadami określonymi w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Jego sposób uzależniony jest od tego, czy składnik jest stały (z góry określono jego wysokość za cały przepracowany okres np. miesiąc), czy zmienny.

Na podstawie art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej jako kwotę uzupełnionego składnika przyjmuje się:

• wysokość składnika określonego w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli składnik przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
• wysokość składnika obliczonego przez podzielenie składnika osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w danym okresie, jeżeli przepracował choćby 1 dzień;
• kwota zmiennych składników w przeciętnej wysokości, wypłacona za okres, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek, jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął żadnego wynagrodzenia.

W kwocie faktycznej

Uwzględnianie w kwocie faktycznej oznacza, że do podstawy wymiaru zasiłku należy wliczyć składnik w takiej wysokości, w jakiej został wypłacony, nawet jeśli w miesiącu, za który został wypłacony, wystąpiły u pracownika usprawiedliwione nieobecności w pracy.

Niezależnie zatem od tego, czy w okresie, za który dany składnik został wypłacony, były usprawiedliwione nieobecności w pracy, czy nie, nie przeprowadza się uzupełnień. Nie uzupełnia się składnika także wtedy, gdy został on wypłacony w niższej wysokości w związku z nieusprawiedliwionymi nieobecnościami.

Wypłacanie obok zasiłku

Pierwszy wyjątek od ogólnej zasady, że składnik oskładkowany wliczany jest do podstawy wymiaru zasiłku, został określony w art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Dotyczy składników, które i tak są wypłacane obok zasiłku, co wynika z przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy.

Jeśli więc np. z regulaminu wynagradzania wynika wprost, że dany składnik jest wypłacany także za okres pobierania zasiłku, płatnik nie wlicza go do podstawy wymiaru zasiłku. Byłoby to bowiem sprzeczne z ogólnym celem wypłaty zasiłku, a więc zapewnienia pracownikowi rekompensaty za utracony dochód za okres niewykonywania pracy. Zatrudniony w takiej sytuacji otrzymałby bowiem składnik podwójnie – raz jako składnik wynagrodzenia obok zasiłku, a drugi jako element zasiłku.

Zdarza się jednak niejednokrotnie, że przepisy płacowe obowiązujące u płatnika przewidują co prawda wypłatę składnika, ale nie zawierają postanowień o tym, czy jest on wypłacany także za okres pobierania zasiłku. W takiej sytuacji należy odwołać się do stanowiska ZUS zawartego w przygotowanym przez zakład „Komentarzu do ustawy z dnia 24 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa”. ZUS informuje w nim, że „przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania zasiłku”. Natomiast „w razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.”.

Takie stanowisko oznacza, że przy ustalaniu, czy dany składnik ulega wyłączeniu z podstawy wymiaru zasiłku na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej należy wziąć pod uwagę cztery zasadnicze warianty, zależne od tego, czy przepisy płacowe:

• zawierają postanowienia o tym, że dany składnik jest wypłacany także za okres wypłaty zasiłku – wówczas składnik nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku;
• zawierają postanowienia o tym, że dany składnik nie jest wypłacany także za okres wypłaty zasiłku – składnik jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku;
• nie zawierają postanowień o tym, czy dany składnik jest wypłacany także za okres wypłaty zasiłku, a płatnik nie wypłaca składnika za ten okres – składnik jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku;
• nie zawierają postanowień o tym, czy dany składnik jest wypłacany także za okres wypłaty zasiłku, a płatnik wypłaca składnik za ten okres – składnik nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku.

Podobnie będzie, gdy płatnik określił dany składnik w innym akcie np. w uchwale o przyznaniu nagród.

Ważna jest praktyka

Decydujące znaczenie mają więc postanowienia aktów, z których wynika prawo pracownika do składnika oraz praktyka pracodawcy.

Rola praktyki, a więc, czy składnik rzeczywiście jest wypłacany, jest podkreślona także przez orzecznictwo. SN w wyroku z 3 sierpnia 2016 r. (sygn. akt I UK 178/16), stwierdził, że jeśli pracownik faktycznie otrzymał składniki wynagrodzenia (np. premię), do których zachowuje prawo w okresie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, to nie wlicza się ich do podstawy, od której zależy wysokość zasiłku chorobowego. [przykłady 1, 2]

przykład 1

przykład 2

Dodatkowo ZUS w swoim „Komentarzu do ustawy z dnia 24 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa” doprecyzowuje, że nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego takich składników wynagrodzenia, które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę okres pobierania zasiłku nie ma wpływu. [ramka]

Nie ma natomiast znaczenia sama nazwa, jaką firma nadała danemu elementowi wynagrodzenia. U poszczególnych pracodawców zasady wypłaty składników, którym nadano tę samą nazwę, mogą się różnić. Dlatego ocenę, czy dany element należy wliczać do podstawy wymiaru zasiłku, trzeba rozpocząć od analizy przepisów obowiązujących w danej firmie. ZUS i orzecznictwo wskazują jednak pewne cechy wspólne najbardziej popularnych składników wynagrodzenia w kontekście zasiłkowym.

Nagroda…

Pojęcie nagrody nie zostało zdefiniowane w ustawie zasiłkowej, jednak można się odwołać do art. 105 k.p. Zgodnie z tym przepisem „pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu tych składników lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.”.

W praktyce przepisy płacowe obowiązujące w danej firmie nie zawsze precyzują, czy i jak nagrody są pomniejszane za okresy pobierania zasiłku.

Zgodnie z art. 105 k.p. nagroda powinna być przyznawana za wyjątkowy wkład pracy pracownika. W związku z tym, nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru zasiłku, ponieważ ZUS stwierdził, że należy wyłączyć z podstawy wymiaru zasiłku jedynie te składniki, które nie są powiązane z wkładem pracy pracownika.

Aby zdecydować, czy nagroda powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku, należy najpierw zbadać, czy jest ona rzeczywiście nagrodą w rozumieniu art. 105 k.p. Jeśli tak, należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku.

Przykładem może być wyrok Sądu Najwyższego z 10 marca 2008 r. (sygn. akt III UK 98/07), w którym SN stwierdził, że nagrody wchodzą w ogólności w skład podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Sąd podkreślił, że o spełnieniu przesłanek art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej decyduje nie tylko treść przepisów zakładowych, ale również stosowanie tych przepisów w praktyce u pracodawcy oraz w odniesieniu do konkretnego pracownika.

ZUS potwierdził takie stanowisko w swoim „Komentarzu do ustawy z dnia 24 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa”. Przykładem może być sytuacja pracownika, który w okresie branym pod uwagę przy obliczaniu zasiłku chorobowego otrzymywał comiesięczne nagrody uznaniowe. Ich wysokość zależała od oceny pracy pracownika. W przypadku, gdy regulamin przyznawania nagród nie zawierał postanowień o zachowywaniu prawa do nagrody podczas pobierania świadczeń, ZUS uznał, że nagroda nie była wypłacana za czas pobierania zasiłku chorobowego i podlegała uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku.

…i sposób jej uwzględniania w podstawie zasiłku

W przypadku nagrody może pojawić się pytanie o sposób jej uwzględniania w podstawie wymiaru zasiłku, szczególnie wtedy, gdy pracodawca nie określił, za jaki okres została ona przyznana. Przypomnijmy, że w przypadku zasiłków, zgodnie z ogólną zasadą, kluczowe jest to, za jaki okres dany składnik jest należny, a nie kiedy rzeczywiście jest wypłacony.

ZUS w takim przypadku uznaje, że jeśli nie został określony okres, za który nagroda została przyznana, należy przyjąć, że została ona przyznana za miesiąc, w którym została wypłacona.

W swoim komentarzu ZUS podaje przykład nauczyciela, który otrzymał nagrodę dyrektora z okazji Dnia Edukacji Narodowej. Zasady nagradzania nie zawierają zapisów o zachowywaniu prawa do nagrody za okresy pobierania zasiłków. Nagroda ma charakter uznaniowy i wypłacana jest nauczycielom za znaczące osiągnięcia dydaktyczne i wychowawcze. Regulamin nie określa również okresu, za który ten składnik pensji przysługuje.

Zdaniem ZUS, „nie można uznać, że nagroda ta jest składnikiem wypłacanym pracownikom za okres pobierania zasiłków. W związku z tym należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi w grudniu. Ponieważ regulamin przyznawania nagród nie określa okresu, za który nagroda jest przyznawana, ani zapisów o sposobie jej pomniejszania za okresy pobierania zasiłków, należy ją doliczyć do wynagrodzenia za miesiąc, w którym następuje wypłata nagrody, w faktycznie wypłaconej wysokości, bez uzupełniania”.

Udział w zysku

Wątpliwości wzbudza też charakter tzw. nagrody z zysku. Również w tym przypadku kluczowe dla oceny tego składnika pod kątem zasiłkowym będzie miała analiza zasad jego przyznawania.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 3 marca 2011 r. (sygn. akt II PK 218/10). SN stwierdził, że nagrody z zysku, które zwyczajowo są od wielu dziesięcioleci przyznawane przez pracodawców, nie mogą być uznane za nagrody w rozumieniu art. 105 k.p. Zysk nie jest jedynie rezultatem zabiegów kadry zarządzającej czy efektem określonego splotu czynników o charakterze mikro- i makroekonomicznym, ale w określonej części jest konsekwencją pracy danego zespołu pracowniczego, a to z kolei świadczy o tym, iż tzw. nagroda z zysku jest w istocie w pewnym zakresie rodzajem wynagrodzenia (jego pewnej części) odłożonego w czasie. Nie bez znaczenia jest tu także to, że do tej kwestii w wielu firmach zwyczajowo podchodzi się w ten właśnie sposób, tj. że nagrody z zysku są corocznie wypłacane zatrudnionym, jeżeli zysk zostaje wypracowany.

Jeśli zatem przyznanie „nagrody z zysku” będzie polegało na wypłacie wszystkim pracownikom czy kadrze zarządzającej określonej kwoty, bez uwzględnienia ich indywidualnego wkładu pracy lub nieobecności, to składnik ten nie będzie mógł zostać uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku. Jeśli jednak „nagroda z zysku” będzie wypłacana w oparciu o te kryteria, należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku.

Premie

Premie są trudniejsze do oceny w kontekście zasiłków. Jak już wspomniałam, sama nazwa „premia” nie przesądza jeszcze o tym, czy i w jaki sposób taki składnik powinien być uwzględniony przy obliczaniu podstawy zasiłku. Ani ustawa zasiłkowa, ani kodeks pracy nie zawierają definicji premii.

Najlepiej zatem odwołać się do orzecznictwa. Sąd Najwyższy np. w wyroku z 22 marca 2022 r. (sygn. akt I PSKP 73/21) zwrócił uwagę, że różnica między nagrodą a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy. Decydujące jest to, czy odpowiednie akty prawne (umowa o pracę) przewidują z góry skonkretyzowane i zobiektywizowane, podlegające weryfikacji, przesłanki nabycia prawa do świadczenia lub prowadzące do jego pozbawienia albo obniżenia (tak zwane reduktory). Jeżeli warunki przyznawania świadczenia są określone w sposób na tyle konkretny, aby mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii, a ich spełnienie jest źródłem praw pracownika do tego świadczenia.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na rozróżnienie między „premią uznaniową” a „premią regulaminową”. Państwowa Inspekcja Pracy w artykule zamieszczonym na swojej stronie internetowej „Premia czy nagroda? – różnice nieoczywiste” uznaje wprowadzenie „premii uznaniowej” za jeden z najczęstszych błędów w obszarze premiowania. Zdaniem PIP „Nie wiadomo bowiem, jaki charakter ma to świadczenie. Premia uznaniowa może być premią (która ma obiektywne przesłanki, stanowi część wynagrodzenia, a zatem ma charakter roszczeniowy) albo – na co wskazuje użycie słowa „uznaniowa” – nagrodą (którą pracodawca może, lecz nie musi, przyznać pracownikowi oraz której wypłaty pracownik co do zasady domagać się nie może). Dlatego bardzo ważne jest, by odpowiednio kwalifikować te dwie należności.”

Jeśli więc pracodawca używa wyrażenia „premia uznaniowa” w rozumieniu „nagrody”, a więc jej przyznanie zależy wyłącznie od uznania pracodawcy, to mamy do czynienia z nagrodą, którą należy wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku na zasadach właściwych dla nagrody, a więc bez uzupełniania.

Orzecznictwo zwraca uwagę na jeszcze jeden problem związany z premiami (czyli składnikami wynagrodzenia określanymi w ten sposób), a konkretnie z tzw. „premią uznaniową”. Choć z nazwy wydaje się ona zależna wyłącznie od decyzji pracodawcy, to w praktyce – jeśli jest regularnie przyznawana według ustalonych zasad – może być traktowana jak premia „regulaminowa”. Wyjaśnił to Sąd Najwyższy w cytowanym wyżej wyroku z 22 marca 2022 r. Jego zdaniem „świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy, w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę”.

Taki składnik należy zatem traktować jak premię wliczaną do podstawy wymiaru zasiłku – albo w kwocie faktycznej, albo w kwocie uzupełnianej.

Jak już wspomniałam, to, czy premię należy wliczać do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, czy w uzupełnionej, uzależnione jest od tego, czy np. okres pobierania zasiłku chorobowego powoduje pomniejszenie premii w sposób proporcjonalny, czy nieproporcjonalny. Jeśli jest to pomniejszenie proporcjonalne (każdy dzień np. choroby zmniejsza składnik w określony, jednakowy sposób), składnik należy uzupełnić. Jeśli jest to pomniejszenie nieproporcjonalne (każdy dzień np. choroby nie zmniejsza składnika w określony, jednakowy sposób albo nie ma nigdzie określonych zasad), składnik należy przyjąć w kwocie faktycznej. Do tej kategorii należy zaliczyć np. tzw. premię frekwencyjną. [przykłady 3, 4]

PRZYKŁAD 3

Przykład 4

Należy pamiętać, że z powodu różnych sposobów przyznawania premii i nagród przez pracodawców nie można z góry określić, jak powinny być one uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku. Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2016 r. (sygn. akt III PK 30/16). Sąd stwierdził, że tradycyjny podział na nagrody i premie regulaminowe, ze względu na stale rosnący stopień skomplikowania relacji między pracodawcą a pracownikiem, nie jest wystarczająco dokładny. W związku z tym niemożność zakwalifikowania określonego świadczenia do kategorii premii regulaminowych nie daje podstaw do uznania go za nagrodę. Konkretne świadczenie wypłacane przez pracodawcę może być innym składnikiem wynagrodzenia lub innym świadczeniem związanym z pracą, a niekoniecznie premią regulaminową.

Dodatki specjalne, funkcyjne i stażowe

Inną grupą składników wynagrodzenia są różne dodatki, tj.:

• specjalny za dodatkowe zadania,
• funkcyjny za sprawowanie określonej roli,
• stażowy za długi okres pracy.

Podobnie jak w przypadku innych składników wynagrodzenia, aby ocenić, czy powinny być one uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku, należy najpierw sprawdzić zasady ich pomniejszania w razie nieobecności, np. choroby. Jeśli pracodawca nie określił takich zasad, trzeba zapoznać się z jego praktyką. Dopiero gdy okaże się, że składnik nie jest wypłacany w czasie pobierania zasiłku (np. jeśli choroba zmniejsza jego wysokość za dany miesiąc), można stwierdzić, że powinien być wliczony do podstawy wymiaru zasiłku.

Świadczenie za nadgodziny i za pracę w nocy

Wynagrodzenie za nadgodziny i dodatek za pracę w nocy powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku, ale w wysokości faktycznie wypłaconej (bez uzupełniania). Należy pamiętać, że w kontekście zasiłku istotny jest okres, za który składnik przysługuje, a nie moment jego wypłaty. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Obowiązkowym składnikiem wynagrodzenia dla pracowników sfery budżetowej jest określone w ustawie z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: u.d.w.r.) dodatkowe wynagrodzenie roczne, zwane trzynastką. Jak wynika z art. 4 ust. 1 u.d.w.r., trzynastkę ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Z samej konstrukcji tego przepisu wynika, że okresy pobierania zasiłków pomniejszają wysokość trzynastki przysługującej za dany rok, a to oznacza, że jest ona uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie uzupełnionej.

ZUS w swoim „Komentarzu do ustawy z dnia 24 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa” informuje, że trzynastka może być uzupełniona przy pomocy jednej z dwóch metod, wybranej przez płatnika. Chodzi o zastosowanie metody przewidzianej dla:

• zmiennych składników wynagrodzenia, tzn. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym;
• stałych składników wynagrodzenia, tzn. składnik roczny, który może być przyjęte w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych

W podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić również wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracownikiem. Ma to swoje podstawy w art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z nim za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Pracodawca, podpisując z własnym pracownikiem umowę cywilnoprawną, musi odprowadzić od wynagrodzenia przysługującego za wykonanie takiej umowy składki na takich samych zasadach jak od wynagrodzenia za pracę.

Do 2023 r. ZUS uznawał, że wynagrodzenie z takich umów należy wliczać do podstawy wymiaru zasiłku tylko wtedy, gdy okres, za który należny jest zasiłek, przypada na okres, gdy umowa cywilnoprawna jeszcze trwa. Jeśli się zakończyła, ZUS odmawiał uwzględnienia składnika w podstawie wymiaru zasiłku. Sądy wielokrotnie stawały jednak po stronie pracowników, co spowodowało również zmianę wykładni ZUS. Również i on obecnie uznaje, że wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku, ale w kwocie faktycznej. [przykład 6]

PRZYKŁAD 6

Składniki wypłacane tylko obok zasiłków

Przepisy płacowe mogą być tak skonstruowane, że przewidują wypłatę danego składnika tylko obok niektórych zasiłków. Pracodawca może przewidzieć, że np. dany składnik będzie wypłacany także za okres pobierania zasiłku chorobowego, ale już nie zasiłku macierzyńskiego.

Przykładem są przepisy o dodatku za wieloletnią pracę przewidzianym w przepisach o wynagradzaniu samorządowców. Zgodnie z par. 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Jak widać, dodatek za wieloletnią pracę nie jest pracownikowi samorządowemu wypłacany za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Zatem dodatek za wieloletnią pracę nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego (analogicznie – wynagrodzenia chorobowego) oraz zasiłku opiekuńczego, ale jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Zasady oskładkowania

Trzeba jeszcze wspomnieć o zasadach oskładkowania składników, które są wypłacane za okres pobierania zasiłku. Zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: r.s.z.w.s.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem wynagrodzenia chorobowego i zasiłków oraz wyjątków określonych w par. 2 r.s.z.w.s. Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 24 r.s.z.w.s. podstawy wymiaru składek nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Jak wyjaśnił SN w wyroku z 20 września 2017 r. (sygn. akt I UK 364/16), wynikająca z par. 2 ust. 1 pkt 24 r.s.z.w.s. zasada wyłączenia z podstawy składek przychodów, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania zasiłku, obecnie koreluje z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres tego zasiłku. W obu wymienionych regulacjach chodzi o to samo – o wyłączenie takich składników wynagrodzenia, które – ze względu na ich podstawy w układzie zbiorowym lub w przepisach o wynagrodzeniu – mają być wypłacane w okresie pobierania zasiłku w związku z tym, że pracownik zachowuje prawo do ich wypłaty.

Powstaje wobec tego pytanie, jak należy obliczyć składki od tej części składnika, do którego nie ma zastosowania zwolnienie określone w par. 2 ust. 1 pkt 24 r.s.z.w.s. Nie ma przepisu, który by to określał. Zdaniem ZUS, wyrażonym przed laty w odpowiedzi dla wydawnictwa Gofin, to pracodawca powinien określić sposób ustalenia wysokości tego przychodu za ten okres w przepisach obowiązujących u niego, tzn. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.

Do obliczenia części oskładkowanej i nieoskładkowanej można przyjąć jedną z dwóch metod:

• z zastosowaniem par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, zgodnie z którym składnik wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni, za który przysługuje świadczenie – tak otrzymana kwota jest częścią nieoskładkowaną;
• poprzez podzielenie składnika przysługującego za cały miesiąc przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i pomnożenie przez liczbę dni, za które pobierane jest świadczenie – tak otrzymana kwota jest częścią nieoskładkowaną.

Prawo ograniczone terminem

Drugi wyjątek od ogólnej zasady, że składniki oskładkowane składką chorobową są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, znajduje się w art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem, składniki wynagrodzenia, które przysługują na podstawie umowy o pracę lub innego aktu, do określonego terminu, nie są brane pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za okres po tym terminie.

Przepis ten realizuje cel wypłaty zasiłku, czyli rekompensatę utraconego dochodu z powodu niewykonywania pracy, np. z powodu choroby. Skoro pracownik nie miałby już prawa do danego składnika, ponieważ termin jego wypłaty minął, nie ma potrzeby, aby rekompensować jego utratę w ramach zasiłku. Jeśli prawo do składnika wygasło w trakcie pobierania zasiłku, podstawę wymiaru zasiłku należy odpowiednio dostosować. [przykłady 7, 8]

Przykład 7

Przykład 8

Inaczej sytuacja wyglądałaby, gdyby termin wypłaty składnika wprawdzie upłynął, ale został przesunięty. W takim przypadku uznaje się, że wypłata składnika jest kontynuowana. Takie stanowisko przedstawił ZUS w odpowiedzi na zapytanie opublikowane w tygodniku „Ubezpieczenia i Świadczenia” DGP nr 226 z 21 listopada 2024 r.: „Przesunięcie terminu zakończenia wypłaty dodatku pozwoli uwzględnić go w podstawie wymiaru zasiłku.”. [przykład 9]

Przykład 9

Zaprzestanie wypłaty

Trzeci wyjątek od zasady, że składniki oskładkowane składką chorobową powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, dotyczy składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu (art. 41 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Taka zmiana regulacji dotyczy wszystkich pracowników, którzy mieli prawo do danego składnika. Musi być ona również uwzględniona w przypadku pracowników uprawnionych do zasiłków. Skoro zasiłek ma rekompensować utracony dochód, a dany składnik nie przysługuje już w danym okresie, to nie może być on uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku za ten okres. [przykłady 10, 11]

PRZYKŁAD 10

Przykład 11

Periodyczne składniki

Zasady wliczania do podstawy wymiaru zasiłku składników periodycznych zostały określone w art. 42 ust. 1–4 ustawy zasiłkowej. Są one różne w zależności od tego, czy przysługują one za okresy miesięczne, kwartalne, roczne czy za inne okresy.

Zgodnie z tym przepisem składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy:

• miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku (ust. 1);
• kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (ust. 2);
• roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (ust. 3).

W kontekście powyższych rozważań warto szczególnie zwrócić uwagę na art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem, jeśli składniki periodyczne (np. premie lub nagrody przysługujące za określony czas) nie zostały wypłacone do momentu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, to do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć składniki wypłacone za wcześniejszy okres.

Przepis ten wskazuje więc, jak powinien postąpić płatnik zasiłku, jeśli pracownikowi należy się jakiś periodyczny składnik, ale nie został on jeszcze wypłacony w odpowiednim terminie. Co istotne, zasada ogólna mówi, że do podstawy wymiaru zasiłku wlicza się składniki wypłacone, a nie tylko należne. Artykuł 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej stanowi jednak wyjątek, dopuszczając możliwość uwzględnienia wypłat z wcześniejszego okresu, jeśli bieżąca jeszcze nie nastąpiła. [przykłady 12, 13, 14]

Trzeba przy tym pamiętać, że jeśli dany składnik nie został wypłacony również za poprzedni okres, wtedy zasady z art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej nie stosujemy. Ponadto, jeśli po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku zaległy składnik zostanie ostatecznie wypłacony, nie powoduje to automatycznej konieczności ponownego przeliczenia tej podstawy.

Przykład 12

Przykład 13

Przykład 14