Ryczałt za pranie służbowego fartucha wolny od składek ZUS

Jeśli stałe kwoty wypłacane przez zakład pracy pracownikowi za utrzymanie odzieży do pracy w czystości zostały ustalone na podstawie średniej rynkowej i nie odbiegają zbytnio od mediany, nie podlegają ubezpieczeniom społecznym.

Taki ryczałt wolno bowiem uznać za ekwiwalent za pranie służbowego ubioru, który nie wchodzi do podstawy wymiaru składek – orzekł Sąd Okręgowy w Gdańsku. Wynika tak z par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), zgodnie z którym do podstawy tej nie wlicza się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej.

ZUS - liczą się faktyczne koszty

Firma wypłacała pracownikom i zleceniobiorcom na mocy regulaminu płac ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej w stałych miesięcznych kwotach różnych w zależności od zajmowanego stanowiska, np. krojczemu i szwaczce po 428,50 zł miesięcznie, stolarzowi-lakiernikowi 1065 zł, a stróżowi 292,50 zł. Sumy zostały ustalone na podstawie porównania cen pozyskanych z pralni chemicznych oraz informacji pracownika ds. bhp o średniej liczbie miesięcznych prań. Służby finansowe pomniejszały je odpowiednio za dni nieobecności zatrudnionego w pracy. Beneficjenci nie musieli wykazywać kosztów zużytych do prania energii, wody czy środków czystości ani składać rachunków. Podczas kontroli ZUS zakwestionował tak skalkulowane ekwiwalenty. Argumentował, że nie odzwierciedlały one wydatków rzeczywiście poniesionych na pranie, bo zakład takich danych w ogóle nie zbierał. Zażądał zapłaty składek.

Ekwiwalent za pranie w stałej kwocie dopuszczalny

Sprawa trafiła do sądu. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia prania odzieży roboczej przydzielonej pracobiorcom. Od powinności tej może się zwolnić, wypłacając ekwiwalent za pranie w wysokości poniesionych kosztów (art. 237 [9] kodeksu pracy). W opinii sądu okręgowego cytowany przepis nie precyzuje sposobu określenia kosztów prania. W dodatku w znaczeniu potocznym sformułowanie „ekwiwalent” oznacza nie tylko równowartość, ale również równoważnik i odpowiednik. Z kolei miana równoważny i odpowiedni oznaczają współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Biorąc to pod uwagę, sąd uznał, że „podstawy zwrotu kosztów prania (…) nie muszą stanowić jednostkowe rachunki, czy też rachunki roczne pracownika, ale że kwota ekwiwalentna może być określona w drodze ryczałtu. W świetle zasad kosztorysowania, w prawie cywilnym dopuszcza się ustalanie wielkości kosztów poniesionych, kosztów należnych na podstawie uśrednionych stawek rynkowych”.

Według sądu okręgowego w Gdańsku rachunki są zbyteczne

Płatnik powinien dochować staranności, by miesięczny ryczałt za pranie służbowego ubioru uśrednić np. według cen okolicznych pralni oraz rzeczywistej częstotliwości ponoszenia wydatków. Powinien on mieścić się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych. Sąd okręgowy zastrzegł przy tym, że przepisy nie wymagają od pracowników przedstawiania rachunków, bo „dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy”. Dlatego sąd przyznał rację zakładowi pracy i zmienił zaskarżone decyzje organu rentowego.