Jak rozliczyć nadpłatę wynagrodzenia z powodu choroby pracownika?

Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie:

• do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,
• do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego ‒ w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia,

‒ zachowuje on prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.

Natomiast za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 (14) dni w ciągu roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.

Jeżeli więc pod koniec miesiąca, zgodnie z przyjętym przez pracodawcę terminem wypłat, zostanie pracownikowi wypłacone wynagrodzenie w pełnej wysokości, a po pobraniu pensji pracownik zachoruje jeszcze w tym samym miesiącu, to dojdzie do nadpłaty wynagrodzenia. Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz odpowiednio wynagrodzenie chorobowe i/lub zasiłek.

Wynagrodzenie za pracę oraz wynagrodzenie chorobowe (zasiłek) to należności o różnym charakterze, przysługujące w innej wysokości, inaczej rozliczane pod względem składkowym i wykazywane odrębnie w dokumentach składanych do ZUS. Wynagrodzenie chorobowe jest przychodem ze stosunku pracy, zwykle wynosi 80 proc. wynagrodzenia i podlega tylko składce zdrowotnej. Natomiast zasiłek należy do przychodów z innych źródeł i nie podlega żadnym składkom, ani na ubezpieczenia społeczne, ani zdrowotne. Dlatego w razie wypłaty wynagrodzenia zamiast wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku powstaje różnica między wynagrodzeniem należnym a wypłaconym.

Odliczenia nadpłaty

Jeżeli zwolnienie lekarskie jest krótkie (obejmuje kilka dni, najwyżej miesiąc), to procedura nie jest skomplikowana, bo nie wymaga sporządzania korekt dokumentów do ZUS. Kwotę wynagrodzenia wypłaconą za okres tej niezdolności (nadpłatę) odlicza się na podstawie art. 87 par. 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878; dalej: k.p.) przy wypłacie wynagrodzenia za następny miesiąc.

W dokumentach za następny miesiąc jako podstawę wymiaru składek pracodawca wykazuje wynagrodzenie po odliczeniu nadwyżki (pensję za przepracowaną część poprzedniego i bieżącego miesiąca), a dodatkowo wpisze w raporcie ZUS RSA okres niezdolności do pracy potwierdzonej zwolnieniem lekarskim oraz kwotę wypłaty świadczenia chorobowego. Skoro bowiem poprzednio pracownik dostał pełne wynagrodzenie, to za kolejny miesiąc otrzyma niższe oraz odpowiednie świadczenie chorobowe. Takie rozliczenie bez zgody pracownika może być jednak dokonane w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie. Chodzi o najbliższy termin wypłaty na rzecz danego pracownika, a nie termin przyjęty w firmie dla ogółu pracowników. [przykład 1]

Bez zgody pracownika

Warto rozważyć przypadek, gdy choroba pracownika trwa ponad miesiąc i za miesiąc kolejny będzie mu przysługiwało wyłącznie wynagrodzenie chorobowe lub wynagrodzenie chorobowe i zasiłek. W takim przypadku teoretycznie możliwe jest odliczenie nadpłaty wynagrodzenia z wynagrodzenia chorobowego w następnym terminie płatności (art. 87 par. 7 k.p.). Przepis ten ma również zastosowanie do wynagrodzenia chorobowego, co oznacza, że można z niego odliczyć nienależną część płacy bez zgody pracownika. Warto zaznaczyć, że odliczenie to nie jest potrącenie, tzn. nie obowiązują tu żadne limity i ograniczenia, jak kwota wolna czy graniczna.

Jednak przy takim rozliczeniu pojawia się różnica w składkach na ubezpieczenia społeczne. Dlatego też praktykuje się inny sposób, który polega na skorygowaniu listy płac oraz dokumentów do ZUS oraz ustaleniu różnic w składkach oraz podatku i uwzględnieniu ich w kolejnym miesiącu. [przykład 2] ©℗

przykład 1

• 7000 zł – (7000 zł x 13,71 proc.) = 6040,30 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego),
• 6040,30 zł : 30 = 201,34 zł (dzienna stawka wynagrodzenia chorobowego),
• 201,34 zł x 80 proc. = 161,07 zł (dzienna obniżona stawka wynagrodzenia chorobowego),
• 161,07 zł x 7 dni = 1127,49 zł (wynagrodzenie chorobowe za łącznie 7 dni).

• 7000 zł : 30 = 233,33 zł,
• 233,33 zł x 7 dni = 1633,31 zł (kwota odliczenia z wynagrodzenia zasadniczego za okres choroby),
• 7000 zł – 1633,31 zł = 5366,69 zł (wynagrodzenie zasadnicze za listopad).

• składany za październik raport ZUS RCA: podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (7000 zł) wraz z naliczonymi od niej kwotami składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne, co daje łącznie 959,70 zł; wykazujemy również podstawę wymiaru składki zdrowotnej: 6040,30 zł (7000 zł – 959,70 zł) oraz naliczoną składkę zdrowotną (543,63 zł);
• składany za listopad raport ZUS RCA – zgodnie z powyższą listą płac (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wraz z naliczonymi od niej kwotami składek na poszczególne ubezpieczenia, podstawa wymiaru składki zdrowotnej, tj. podstawa wymiaru składek pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne oraz powiększona o wynagrodzenie chorobowe, kwota składki zdrowotnej);
• raport ZUS RSA: z kodem świadczenia/przerwy 331, okres przerwy – od 28 października do 3 listopada, liczba dni zasiłkowych 7, kwota świadczenia (wynagrodzenia chorobowego) 1127,49 zł.

przykład 2

• wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: 7000 zł : 30 = 233,33 zł; 233,33 zł x 4 = 933,32 zł; 7000 zł – 933,32 zł = 6066,68 zł;
• wynagrodzenie chorobowe za cztery dni: 161,07 zł x 4 = 644,28 zł.

• wynagrodzenie chorobowe za 21 dni: 161,07 zł x 21 = 3382,47 zł,
• zasiłek chorobowy za 9 dni: 161,07 zł x 9 = 1449,63 zł.

• składki na ubezpieczenia społeczne pracownika: 831,74 zł (6066,68 zł x 13,71 proc.),
• składka zdrowotna: 529,13 zł ([6066,68 zł – 831,74 zł] + 644,28 zł) x 9 proc.,
• zaliczka na podatek dochodowy: 375 zł ([6066,68 zł + 644,28 zł] – 250 zł – 831,74 zł = 5629 zł; 5629 zł x 12 proc. ‒ 300 zł = 375 zł),
• do wypłaty netto: 4975,09 zł (6066,68 zł + 644,28 zł) – 831,74 zł – 529,13 zł – 375 zł = 4975,09 zł.

• nadpłata przychodu brutto: 289,04 zł (7000 zł – [6066,68 zł + 644,28 zł]),
• nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne: 127,96 zł (959,70 zł – 831,74 zł),
• nadpłata składki zdrowotnej: 14,50 zł (543,63 zł – 529,13 zł),
• nadpłata zaliczki na podatek: 20 zł (395 zł – 375 zł),
• nadpłata wynagrodzenia netto: 126,58 zł (5101,67 zł ‒ 4975,09 zł).

• (3382,47 zł + 1449,63 zł) – 250 zł = 4582,10 zł,
• podstawa opodatkowania: 4582,10 zł – 146,58 zł = 4436 zł,
• (4436 zł x 12 proc.) ‒ 300 zł = 232 zł