W regulaminie wynagradzania wprowadzono możliwość przyznania pracownikom premii uznaniowej. Pracodawca może, ale nie musi go przyznać za wyróżniającą się pracę. Premia ta ma być wypłacana niezależnie od absencji chorobowych pracowników, co wprost zapisano w regulaminie. Czy od takiego składnika należy odprowadzić składki także w przypadku, gdy pracownik był chory?
Przychody pracowników są oskładkowane według zasad określonych w art. 18 ust.1-2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z nimi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z wyłączeniem:
- przychodów wymienionych w par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
- wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.
Za przychód ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności; wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Wspomniane rozporządzenie wprowadza wyjątki, które mimo że stanowią przychód pracowniczy, nie podlegają oskładkowaniu. W opisywanym przypadku można by rozważyć ewentualne zastosowanie par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia, który stanowi, że podstawy wymiaru składek nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. Wątpliwość, która może w tym miejscu powstać, dotyczy tego, czy uznaniowy składnik, jakim jest potencjalna nagroda, spełnia warunki określone w tym przepisie.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na interpretację ZUS z 17 lipca 2015 r., znak WPI/200000/43/686/2015. ZUS rozpatrywał w nim kwestię oskładkowania dodatku zarządczego, który był składnikiem uznaniowym. ZUS stwierdził, że nie korzysta on ze zwolnienia z oskładkowania na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia, ponieważ powołany przepis ma zastosowanie do składników, do których pracownik zachowuje prawo w okresie choroby lub pobierania zasiłków. Zatem dotyczy takich składników, które za te okresy mu przysługują, a niewypłacanie ich przez pracodawcę powoduje, że pracownik będzie mógł wystąpić z roszczeniem o ich wypłatę. Jeżeli jednak dany składnik ma charakter uznaniowy, to nawet w przypadku, gdy w obowiązujących u danego pracodawcy przepisach o wynagradzaniu istnieje zapis stwierdzający, że pracownik zachowuje do niego prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, brak jest podstaw do jego wyłączenia z podstawy wymiaru składek.
Podstawa prawna
art. 18 ust.1-2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 49)
par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasadustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728)
Wliczanie składnika wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłku zależy też od praktyki płatnika
Niektórzy pracownicy otrzymali prawo do dodatku specjalnego wypłacanego obok wynagrodzenia zasadniczego. Nie ma jednak żadnych zapisów w regulaminie, który mówi o wypłacie tego składnika za okres choroby. Pierwszy raz dodatek wypłacono za maj 2024 r., a jeden z pracowników, który otrzymał taki dodatek, stał się niezdolny do pracy w czerwcu 2024 r. Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku dla takiego pracownika? Czy należy uwzględniać w nim dodatek specjalny?
Zasady ustalania podstawy zasiłku określono w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 36 ust. 1 tej ustawy podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli pracownik zatrudniony jest krócej, podstawę ustala się z mniejszej liczby miesięcy kalendarzowych, ale tylko z pełnych miesięcy przepracowanych.
Następnie, zgodnie z art. 38 ust. 1 tej ustawy należy ustalić przeciętne miesięczne wynagrodzenie poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego będącego pracownikiem w okresie 12 miesięcy przed chorobą (lub krótszym, gdy pracownik nie przepracował jeszcze tylu miesięcy u danego płatnika), w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jako „wynagrodzenie” ustawa zasiłkowa rozumie nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także inne składniki wynagrodzenia, które w miesiącu przyjmowanym do obliczeń zasiłku stanowiły wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe.
Nie każdy jednak oskładkowany składnik wynagrodzenia zostanie uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłków. Zgodnie bowiem z art. 41 ust.1 ustawy przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.
W opisanym przypadku zasady wypłaty dodatku specjalnego nie zostały jednak nigdzie określone. W takiej sytuacji płatnik może odwołać się do wytycznych ZUS zawartych w „Komentarzu do ustawy do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - wybrane zagadnienia”, stanowiącym załącznik do wytycznych nr 994800/0200/16/2023 członka zarządu nadzorującego Pion Świadczeń i Orzecznictwa ZUS. Zdaniem ZUS jeśli przepisy płacowe nie zawierają zapisów o zachowywaniu prawa do danego składnika za okres pobierania zasiłku, to należy uwzględnić taki składnik w podstawie zasiłkowej, chyba że mimo braku zapisów składnik ten i tak jest wypłacany obok zasiłku i nie jest pomniejszany za ten okres.
W opisywanej sytuacji niezdolny do pracy pracownik jest pierwszą osobą, która mogłaby mieć uwzględniony dodatek specjalny w podstawie wymiaru zasiłku, ponieważ dodatek został dopiero co wprowadzony. Zatem to od płatnika zależy, jak postąpi. Jeśli jego intencją była wypłata dodatku niepomniejszanego za okres choroby, to za czerwiec 2024 r. wypłaci choremu pracownik niepomniejszony dodatek oraz zasiłek, którego wysokość nie powinna uwzględniać tego dodatku. Jeśli jednak płatnik zamierzał pomniejszać lub w ogóle nie wypłacać dodatku za miesiąc, w którym pracownik był niezdolny do pracy, to wypłacając taki pomniejszony dodatek lub nie wypłacają go w cale, powinien jednocześnie wypłacić zasiłek uwzględniający w swojej podstawie ten dodatek.
Podstawa prawna
art. 36, art. 38 ust. 1 i art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780)
