W jaki sposób przyjmować trzynastkę do podstawy wymiaru zasiłków w razie płatnych zwolnień od pracy

Pracownik samorządowy zachorował w marcu 2024 r. Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze miesięczne, dodatek stażowy oraz premie miesięczne zmienne, pomniejszane za okresy nieobecności z powodu choroby czy opieki nad chorym członkiem rodziny.

Niekiedy otrzymuje też dodatek za pracę w porze nocnej. Przysługuje mu także dodatkowe wynagrodzenie roczne (trzynastka). Trzynastkę za 2023 r. otrzymał pod koniec lutego br. W 2023 r. miał 20 dni urlopu wypoczynkowego oraz płatne zwolnienia od pracy: z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat (art. 188 kodeksu pracy) – dwa dni – i jeden dzień urlopu okolicznościowego. Trzynastka została obliczona z wynagrodzeń za czas wykonywania pracy. W jakiej jednak wysokości przyjąć ją do podstawy wynagrodzenia chorobowego za marzec 2024 r. ‒ czy w jakiś sposób uzupełnić?

ODPOWIEDŹ

Należy w tej sytuacji przyjąć 1/12 pełnego dodatkowego wynagrodzenia rocznego, włącznie z wynagrodzeniem za dni urlopu okolicznościowego oraz opieki nad dzieckiem do 14 lat.

Składniki miesięczne

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu 12 miesięcy, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Jak wynagrodzenie należy traktować przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe (zwykle jest to łącznie 13,71 proc. podstawy).

Jeżeli więc pracownik zachorował w marcu 2024 r., to podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy obliczyć z wynagrodzeń wypłaconych za okres od marca 2023 r. do lutego 2024 r.

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru tego zasiłku:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeśli więc pracownik miał w danym miesiącu zawierającym się w okresie, z którego jest obliczana podstawa zasiłku, tylko urlop wypoczynkowy i/lub płatne zwolnienie od pracy, to taki miesiąc nie wymaga uzupełnienia. Należy go uznać za przepracowany, a wynagrodzenie przyjąć do podstawy zasiłku.

Ze zwolnień od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, można tu wymienić np. te:

• z tytułu wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat;
• tzw. urlop okolicznościowy w razie: ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy lub w razie: ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką;
• na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi przez pracownika będącego krwiodawcą, a także na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one zostać wykonane w czasie wolnym od pracy;
• uczestnictwo pracownika niepełnosprawnego w turnusie rehabilitacyjnym;
• urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy w celu punktualnego przybycia i uczestniczenia w zajęciach pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe;
• na poszukiwanie pracy przez pracownika będącego w okresie co najmniej dwutygodniowego okresu wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę;
• na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych;
• dla pracownika myśliwego w razie konieczności przeprowadzenia odstrzału sanitarnego;
• dla pracownika będącego członkiem obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej.

Składniki roczne

Natomiast składniki wynagrodzenia, takie jak premie, nagrody czy dodatki przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zatem w opisywanym przypadku do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za marzec 2024 r. powinna zostać wliczona 1/12 część trzynastki wypłaconej w lutym za 2023 r.

Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, to premie i inne składniki za okres roczne powinny zostać uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego składnik za okresy roczne podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Nie ma znaczenia (tak jak przy składnikach miesięcznych), jaką część roku pracownik przepracował – co najmniej połowę czasu pracy czy mniej. Nawet jeśli przez absencje pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym roku czasu pracy, składnik roczny podlega uzupełnieniu.

Sposób uzupełnienia trzynastki

Zgodnie z komentarzem ZUS do ustawy zasiłkowej składnik roczny, którym jest dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), może zostać uzupełniony z zastosowaniem metody przewidzianej:

• dla zmiennych składników wynagrodzenia, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym, albo
• dla stałych składników wynagrodzenia, tj. może zostać przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie miał absencji (np. chorobowej), a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

W kontekście trzynastki jako składnika wynagrodzenia należy wyjaśnić, że pracownik jednostki budżetowej nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Natomiast pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy.

Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy przyjmowanych do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy przysługującego pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Zatem dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje wyłącznie za okres faktycznie przepracowany w poprzednim roku i w konsekwencji oblicza się je jedynie z wynagrodzeń za czas tej pracy (włącznie jednak z urlopem wypoczynkowym i wynagrodzeniem urlopowym).

Do okresu przepracowanego nie wliczają się zwolnienia od pracy (np. te wymienione wyżej), a wynagrodzenie za czas tych zwolnień nie podlega ujęciu przy obliczaniu wysokości trzynastki. Jeśli więc pracownik miał w poprzednim roku jedynie płatne zwolnienie (zwolnienia) od pracy (plus ewentualnie urlop wypoczynkowy), to otrzyma trzynastkę, ale obliczoną bez wynagrodzeń za czas tych zwolnień.

Z kolei dla potrzeb wyliczenia podstawy zasiłków – jak już wcześniej wyjaśniono ‒ odpłatne zwolnienia od pracy traktuje się na równi z czasem przepracowanym. Tym samym nie ma potrzeby dokonywania uzupełnienia. Uzupełnienia dokonuje się np. w razie choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu opiekuńczego, sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, przebywania na urlopie rodzicielskim.

Wydaje się, że trzynastkę ustaloną jedynie z wynagrodzeń za czas przepracowany należałoby uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w pełnej wysokości, czyli z wliczeniem tych wynagrodzeń za czas płatnych zwolnień od pracy. Nie mamy więc do czynienia ze standardowym uzupełnieniem wedle rodzaju składnika wynagrodzenia (zmienne, stałe miesięczne), lecz z sytuacją, w której pracownik przepracował cały rok. [przykład 1]

przykład 1

przykład 2

Jeśli natomiast poza zwolnieniem od pracy pracownik miał nieobecności usprawiedliwione, np. chorobowe, to uzupełnienia należy dokonać o te dni. [przykład 2] ©℗