Na jakich zasadach zwrot kosztów prania w stałej kwocie może korzystać ze zwolnienia ze składek

W związku z rozwojem produkcji w naszej firmie zamierzamy wypłacać naszym pracownikom stałą kwotę za pranie odzieży roboczej. Przyjęliśmy, że pracownik będzie prał odzież cztery razy w miesiącu, oszacowaliśmy też koszty energii elektrycznej i środków piorących. Nie zamierzamy jednak obliczać tej kwoty co miesiąc, tylko przyjąć ją z góry na cały rok. Czy taki ryczałt podlega oskładkowaniu?

W opisywanym przypadku kwota za pranie odzieży roboczej nie będzie oskładkowana. Taki wniosek można wysnuć, analizując orzecznictwo SN oraz interpretacje ZUS.

Obowiązek zapewnienia bezpłatnej odzieży i obuwia roboczego ma swoje źródło w kodeksie pracy. Zgodnie z art. 2377 par. 1 k.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Paragraf 2 przewiduje jednak, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie może tego jednak zrobić na stanowiskach, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Zgodnie natomiast z par. 4 opisywanego artykułu pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z par. 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Trzeba ponadto zwrócić uwagę na art. 2379 par. 2 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jak wynika zaś z par. 3, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Wyjątek w rozporządzeniu

Zgodnie z ogólną zasadą przychód ze stosunku pracy podlega oskładkowaniu, a ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz ekwiwalent za pranie odzieży roboczej takim przychodem jest. W tym miejscu zastosowanie ma jednak wyjątek określony w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek nie stanowią wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

We wspomnianym przepisie użyte jest wyrażenie „ekwiwalent”, co prowadziłoby do wniosku, że pracodawca powinien wypłacać pracownikowi równowartość miesięcznego kosztu prania. Jednak ani kodeks pracy, ani rozporządzenie nie precyzują, w jaki sposób pracodawca powinien przeprowadzić kalkulacje takiego ekwiwalentu, żeby skorzystać ze zwolnienia składkowego. Obliczanie go co miesiąc byłoby uciążliwe, dlatego pracodawcy zastępują ekwiwalent ryczałtem, wypłacając pracownikom co miesiąc taką samą kwotę.

Zdaniem Sądu Najwyższego…

Na temat charakteru takiego ryczałtu wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 19 kwietnia 2017 r., sygn. akt II UK 198/16. Stwierdził on wprost, że wypłacane pracownikowi świadczenie z tytułu prania odzieży roboczej nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne także wtedy, gdy jego wysokość została określona w stałej kwocie, wyliczonej z uwzględnieniem kosztów ponoszonych przez pracownika. SN w uzasadnieniu podkreślił, że wypłata na rzecz pracownika nazwana ekwiwalentem powinna być zatem traktowana jako ekwiwalent, ponieważ uciążliwe byłoby dokumentowanie wydatków przez każdego pracownika, w tym przedstawienie rachunków za domowe środki piorące, proporcjonalnie do stopnia ich wykorzystania w praniu odzieży roboczej, wydzielenia z rachunku za wodę i energię elektryczną zużycia przypadającego na pranie odzieży roboczej lub amortyzację pralki, suszarki i żelazka, co byłoby następnie przedmiotem kontroli ZUS. Sąd zwrócił przy tym uwagę, że taki sposób ustalania i rozliczania poniesionych kosztów jest co prawda możliwy, jednak koszt tych operacji prowadziłby do podważenia ekonomicznej zasadności dokonywania zwrotu kosztów prania odzieży roboczej.

Zdaniem SN ryczałt jest inną metodą dokonywania rozliczeń kosztów prania odzieży roboczej, która ma odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika. Tak ustalona kwota nie jest pojęciem konkurencyjnym względem ekwiwalentu. Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych. SN uznał, że nie ma znaczenia, że kwota wypłacana przez pracodawcę jako ekwiwalent nie jest dokładnie równa poniesionym kosztom (może być wyższa albo niższa niż koszt rzeczywisty). Żaden z tych przypadków nie ma wpływu na ocenę świadczenia kompensującego poniesiony przez pracownika koszt prania odzieży roboczej z perspektywy ubezpieczeń społecznych, ponieważ zachowany jest cel i istota tego wyjątku od zasady oskładkowania. Nie ma zatem podstawy do włączenia takiej ryczałtowej kwoty do podstawy wymiaru składek.

…i ZUS

Na ten wyrok powołał się płatnik składek we wniosku o wydanie interpretacji w sprawie wypłaty ryczałtowej kwoty jako ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej i braku obowiązku odprowadzania składek. Podobnie jak w opisywanym przypadku pracodawca oszacował z góry koszty prania. Płatnik zwrócił we wniosku uwagę, że przepisy nie zobowiązują ani jego, ani pracownika, aby ponoszone wydatki były udokumentowane rachunkami lub fakturami, nie ma powodów, aby zmuszać pracownika do zakupu środków piorących odrębnie, na użytek prania odzieży służbowej. Płatnik stwierdził, że ustalając wartość ekwiwalentu, należy wziąć pod uwagę aktualne ceny środków piorących, koszty energii elektrycznej i oszacować koszt, jaki ponosi przeciętnie pracownik, wykonując jedno pranie. Koszt ten należy przemnożyć przez liczbę prań wykonanych w miesiącu. ZUS w interpretacji z 18 sierpnia 2023 r., sygn. akt WPI/200000/43/720/2023, uznał, że to działanie prawidłowe, a kwota ryczałtu nie podlega oskładkowaniu.

Reasumując, w opisywanej sytuacji należy uznać, że ekwiwalent wypłacany w formie stałej kwoty nie podlega oskładkowaniu. Gdyby jednak pracodawca nie przeprowadził żadnych kalkulacji, a wypłacał pracownikom pewną ustaloną kwotę, musiałby odprowadzić od niego składki. ©℗