Jak ustalić podstawę zasiłków w razie nieobecności usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej

Jeden z naszych pracowników zatrudniony od 7 września 2022 r. zachorował w lipcu 2023 r. (pięć dni). W listopadzie 2022 r. chorował przez trzy dni i w tym samym miesiącu miał nieobecność bez usprawiedliwienia.

W związku z tym otrzymał wynagrodzenie chorobowe za dni zwolnienia lekarskiego oraz wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca odpowiednio pomniejszone. Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną 4900 zł i otrzymuje miesięczną premię regulaminową w wysokości od 5 do 20 proc. wynagrodzenia zasadniczego za czas pracy. Premia za listopad 2022 r. stanowiła 5 proc. wynagrodzenia za pracę. Pracownik w lutym br. pobrał zasiłek opiekuńczy na chore dziecko (pięcioletnie) za 14 dni, premia wyniosła 0 zł. Jak należało obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za lipiec br. (szczególnie z uwzględnieniem listopada)?

odpowiedź

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za lipiec 2023 r. powinna być ustalona z okresu październik 2022 r.‒czerwiec 2023 r., z uwzględnieniem wynagrodzenia wypłaconego za listopad 2022 r., ale uzupełnionego tylko o dni usprawiedliwionej nieobecności, bez wynagrodzenia za luty br.

Nie zawsze z 12 miesięcy

Zasady ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego są jednakowe. Podstawę tę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jako wynagrodzenie należy tu rozumieć przychód pracownika podlegający oskładkowaniu, po odliczeniu części składek społecznych potrącanych z dochodu pracownika, tj. kwoty odpowiadającej 13,71 proc. podstawy ich wymiaru. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12-miesięcznego okresu, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

W opisywanej sytuacji pracownik w historii swojego zatrudnienia miał miesiące z nieobecnościami. Sam chorował dwukrotnie, tj. w listopadzie 2022 r. oraz w lipcu br., a w lutym 2023 r. pobrał zasiłek opiekuńczy na chore dziecko. Dla wynagrodzenia chorobowego za listopad należało przyjąć podstawę z wynagrodzenia wypłaconego za październik 2022 r., gdyż wrzesień był niepełnym miesiącem pracy. Wynagrodzenie za ten miesiąc nie podlegało wliczeniu. Druga nieobecność wystąpiła w lutym 2023 r. i tu podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego stanowiło przeciętne wynagrodzenie za okres od października do stycznia.

Czasami trzeba uzupełniać

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z okresu krótszego. Sumuje się wynagrodzenia wypłacone za liczbę pełnych miesięcy zatrudnienia i wynik dzieli przez liczbę tych miesięcy (a nie przez 12). Takim sposobem uzyskujemy wynagrodzenie w przeciętnej miesięcznej wysokości.

W okresie, z którego jest kalkulowana podstawa zasiłkowa, może wystąpić miesiąc, za który pracownikowi wypłacono niższe wynagrodzenie z powodu nieobecności. Nieobecność pracownika w pracy zawsze powinna być wyjaśniona. Pracownik powinien uzasadnić pracodawcy powód niestawienia się w pracy i, o ile to możliwe, przedstawić dowody potwierdzające przyczyny absencji, np. zaświadczenie lekarskie o chorobie swojej lub członka rodziny, wezwanie do osobistego stawienia się w sądzie jako świadek lub oświadczenie w razie konieczności sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka czy przedszkola. Niższe wynagrodzenie może być również wypłacone z powodu trwania zatrudnienia tylko przez część miesiąca. Jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie był w pracy, ale ani nie wytłumaczył tej nieobecności, ani nie dostarczył odpowiednich dowodów. W takim przypadku przy wyznaczaniu podstawy zasiłkowej należy sprawdzić, jaką część miesiąca pracownik przepracował ze swojego wymiaru oraz jaki był powód nieobecności i czy została usprawiedliwiona.

Jeżeli bowiem w okresie branym do obliczenia podstawy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to przy ustalaniu tej podstawy:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Zatem w celu ustalenia, czy dany miesiąc wykluczyć z obliczeń, czy też go uwzględnić, a jeśli tak, to czy uzupełnić, należy ustalić liczbę dni faktycznie przez pracownika przepracowanych w takim miesiącu i porównać ją z liczbą dni, które normalnie powinien przepracować. Do dni przepracowanych zalicza się czas urlopu wypoczynkowego, a także inne płatne dni niewykonywania pracy, a więc takie, przy których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, np. urlop okolicznościowy, dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Jeżeli się okaże, że pracownik przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale wyłącznie z powodów usprawiedliwionych, to taki miesiąc w ogóle odpada z obliczeń. Należy go pominąć. Wtedy przez mniejszą liczbę miesięcy zostanie podzielona suma wynagrodzeń. Inaczej będzie, jeśli pracownik przepracował co najmniej połowę swego czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie odpowiednio uzupełnia w zależności od rodzaju składników.

W przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę, czyli pełnej stawki za miesiąc pracy. Uzupełnienie polega bowiem na uzyskaniu wynagrodzenia, jakie pracownik by otrzymał, gdyby nie wystąpiły nieobecności i pracował pełny miesiąc. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej również traktuje się jak stałe. Dopełnienie następuje wówczas przez pomnożenie tej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu (nominał czasu pracy).

Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:

• poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
• przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Zmienne składniki, takie jak premie lub nagrody, uzupełnienia si, pod warunkiem, że na podstawie wewnętrznych przepisów płacowych ulegają zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionej nieobecności w sposób proporcjonalny do tych okresów. Natomiast bez uzupełniania, czyli w wysokości faktycznie wypłaconej, przyjmuje się te składniki, które ulegają obniżeniu m.in. za okresy pobierania świadczeń chorobowych, ale w inny sposób niż proporcjonalnie, lub wówczas jeśli przepisy płacowe nie zawierają jednoznacznych postanowień co do metody zmniejszania wysokości danego składnika. Bez uzupełniania przyjmuje się również takie składniki, które nie przysługują równomiernie za cały miesiąc, tzn. pracownik osiąga je tylko w określonych okolicznościach lub za wykonane zadania i mogą przypaść w niektórych częściach miesiąca.

Na niekorzyść

Z kolei w razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. W praktyce mają miejsce także przypadki, gdy w miesiącu pracownik miał nieobecności zarówno nieusprawiedliwione, jak i z przyczyn wyjaśnionych. Wtedy przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Innymi słowy, dokonuje się niejako częściowego uzupełnienia. Jeśli pracownik miałby w miesiącu nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą co najmniej połowę jego czasu pracy, to takiego miesiąca nie należy wyłączać z podstawy chorobowego. Przyjmuje się ten miesiąc, a tym samym uzyskane wynagrodzenie faktycznie wypłacone, bez uzupełniania. Taki miesiąc zaniża więc podstawę chorobowego.

Warto też zaznaczyć, że mimo nieusprawiedliwionych nieobecności pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat należy zachować podstawę nie niższą niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia. Od 1 lipca 2023 r. najniższa podstawa wynosi 3106,44 zł (3600 zł – 13,71 proc.). Ustawa zasiłkowa nie przewiduje żadnych wyjątków, które pozwalałyby na przyjęcie niższej podstawy.

Uzupełnienie u pracownika

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce oraz zmienną premię naliczaną od pensji za czas faktycznie przepracowany. To oznacza, że zarówno wynagrodzenie, jak i premia za listopad 2022 r. podlegają uzupełnieniu, ale tylko o dni niezdolności do pracy, czyli te usprawiedliwione.

Wynagrodzenie za listopad wyniosło:

• zasadnicze 4164,97 zł:

4900 zł : 30 = 163,33 zł

163,33 zł × 3 dni choroby = 489,99 zł

4900 zł : 160 godz. = 30,63 zł

30,63 zł × 8 godz. nieobecności nieusprawiedliwionej = 245,04 zł

4900 zł – 489,99 zł – 245,04 zł = 4164,97 zł

• premia 208,25 zł:

4164,97 zł × 5 proc.

Zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i premia podlegają uzupełnieniu. Jednak przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości należy więc uzupełnić, przyjmując do podstawy kwotę, jaka byłaby należna, gdyby pracownik w listopadzie miał tylko tę nieobecność nieusprawiedliwioną. Nie można przyjąć pełnej stawki z umowy o pracę. Wynagrodzenie po uzupełnieniu tylko o dni choroby wynosi 4654,96 zł (4900 zł – 245,04 zł), a po odliczeniu części składkowej: 4016,76 zł.

Jeśli chodzi o premię, to podlega ona uzupełnieniu jak składnik zmienny miesięczny, bo:

• nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków,
• jest naliczana od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany.

Premia powinna być uzupełniona w następujący sposób:

208,25 zł : 16 dni (20 dni – 4 dni) = 13,02 zł

13,02 zł × 19 dni (20 dni – 1 dzień nieobecności nieusprawiedliwionej) = 247,38 zł, a po odliczeniu części składkowej 213,46 zł

Jeśli premia byłaby zmniejszana w sposób inny niż proporcjonalny, to podlegałaby wliczeniu w wysokości faktycznie wypłaconej.

Wynagrodzenie za listopad 2022 r. podlegające uwzględnieniu w podstawie zasiłku opiekuńczego za luty 2022 r. i wynagrodzenia chorobowego za lipiec 2023 r. wynosi 4230,22 zł (4016,76 zł + 213,46 zł).

Ustalając wynagrodzenie chorobowe za lipiec 2023 r., należy pominąć wynagrodzenie za luty 2023 r., ponieważ pracownik przez większą część miesiąca pobierał zasiłek opiekuńczy. Sumę wynagrodzeń wypłaconych za osiem miesięcy (od października do czerwca, bez lutego) należy podzielić przez 8, by uzyskać średnie wynagrodzenie miesięczne. ©℗