Jak przebiega kontrola ZUS, gdy płatnik powierzył realizację swoich obowiązków biuru rachunkowemu? [Poradnia ubezpieczeniowa]

Z poradnika dowiesz się m.in. dlaczego wartość udostępnianej pracownikowi karty paliwowej nie będzie korzystała ze zwolnienia ze składek, nawet przy częściowej odpłatności; w jakich przypadkach płatnik nie może domagać się dostarczenia przetłumaczonego zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy; do jakich świadczeń z ubezpieczenia społecznego ma prawo ojciec dziecka, gdy matka niedługo po porodzie przebywa w szpitalu.

• Dlaczego wartość udostępnianej pracownikowi karty paliwowej nie będzie korzystała ze zwolnienia ze składek, nawet przy częściowej odpłatności
• W jakich przypadkach płatnik nie może domagać się dostarczenia przetłumaczonego zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy
• Jak przebiega kontrola ZUS, gdy płatnik powierzył realizację swoich obowiązków biuru rachunkowemu
• Do jakich świadczeń z ubezpieczenia społecznego ma prawo ojciec dziecka, gdy matka niedługo po porodzie przebywa w szpitalu

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek stanowi przychód pracownika. Zasada ta została powtórzona w par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie). Z kolei w par. 2 tego rozporządzenia wskazano wyjątki od tej reguły, a więc przychody, które nie podlegają oskładkowaniu. Taki wyjątek stanowią określone w par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Pracodawcy często korzystają z tego przepisu, współfinansując pracownikom np. karnety sportowe albo polisy. Pracownik, współfinansując ich zakup, nie jest obciążany składkami.

W opisywanym przypadku chodzi jednak o współfinansowanie karty paliwowej. O potwierdzenie, że także taki przychód korzysta ze zwolnienia, zwrócił się jeden z płatników. ZUS odpowiedział mu w piśmie z 28 marca 2023 r., znak WPI/200000/43/277/2023. ZUS, zwracając uwagę, że na mocy par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia wyłączeniu od składek będzie podlegać wartość różnicy między ceną nabycia świadczenia a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. Pracownik uzyska korzyść, o której mowa w tym przepisie, gdy pracodawca dokona zakupu towarów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik byłby zobowiązany w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tychże dóbr.

ZUS podkreślił, że karta paliwowa nie stanowi bonu ani talonu uprawniającego pracowników do wymiany na usługę lub towar poprzez zakup po cenach niższych niż detaliczne. Tym samym karta stanowi instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych (limitu tankowania określonego przez płatnika), co umożliwia kredytowanie zobowiązań pieniężnych za paliwo. A to zdaniem ZUS oznacza, że przyznanie kart paliwowych za częściową odpłatnością, gdzie pracownik pokrywa koszty jej zarządzania, nie spełnia warunku zakupu artykułu, przedmiotu lub usługi, w przypadku opisanym we wniosku ‒ paliwa, po cenach niższych niż detaliczne, mimo uregulowania tego świadczenia w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u przedsiębiorcy. Tak ścisła wykładnia par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia przyjęta została przez orzecznictwo. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lutego 2020 r., sygn. akt I UK 58/19, zawarty w par. 2 rozporządzenia szczegółowy katalog wyłączeń niektórych rodzajów przychodów z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jako wyjątek od zasady ustalania podstawy wymiaru składek od wszystkich przychodów ze stosunku pracy musi być wykładany ściśle, co wyklucza jakąkolwiek rozszerzającą interpretację. A to oznacza, że nie każde świadczenie udostępnione przez pracodawcę korzysta ze zwolnienia ze składek.

ZUS uznał również, że karta paliwowa nie może być równoznaczna z korzystaniem „z przejazdów środkami lokomocji” w rozumieniu cytowanego przepisu. Pod wskazanym pojęciem należy rozumieć zorganizowaną i usystematyzowaną formę przemieszczania się, jak np. korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazanych przez pracodawcę biletów lub transportu zorganizowanego przez pracodawcę. Nie ma zatem podstaw, aby przejazdy wykonane na koszt pracodawcy z użyciem karty paliwowej uznać za korzystanie z przejazdów środkami lokomocji.

W opisywanej w pytaniu sytuacji należy zatem uznać, że wartość karty nie podlega zwolnieniu z oskładkowania.

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy odwołać się do przepisów rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznego w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków. Zgodnie z jego par. 5 dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą jest przetłumaczone na język polski zaświadczenie lekarskie wystawione w zagranicznym zakładzie leczniczym lub przez zagranicznego lekarza:

• zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem;
• określające początkową i końcową datę tej niezdolności.

To zasada ogólna, od której wyjątki określono w par. 6 rozporządzenia. Zgodnie z nim par. 5 w zakresie obowiązku przetłumaczenia na język polski nie stosuje się do zaświadczeń lekarskich wystawionych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w językach urzędowych tych państw. Polska taką umowę z Ukraina zawarła.

Zaświadczenie należy zatem uwzględnić, a skoro zostało sporządzone w języku urzędowym Ukrainy, należy uznać, że nie musi być oficjalnie przetłumaczone. Oczywiście pracodawca może we własnym zakresie przetłumaczyć zaświadczenie.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. W opisywanym w pytaniu przypadku czynności te mogą być zatem wykonywane w siedzibie biura rachunkowego.

Trzeba pamiętać, że inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane poza innymi miejscami w razie niezapewnienia przez płatnika składek odpowiednich warunków do prowadzenia kontroli, a także w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga. W takiej sytuacji płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora, wydać określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż trzy tygodnie. Czynności w tym zakresie są prowadzone w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek.

Jak widać, powierzenie pewnych obowiązków podmiotowi zewnętrznemu nie przeszkodzi w przeprowadzeniu kontroli.

Tak, w tej sytuacji ojcu dziecka może przysługiwać albo zasiłek macierzyński, albo zasiłek opiekuńczy. Pracownik może bowiem w tym czasie skorzystać z urlopu ojcowskiego (dwa tygodnie), co pozwoli mu na otrzymanie zasiłku w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru. Może również skorzystać z urlopu rodzicielskiego (maksymalnie 32 tygodnie), co pozwoli na otrzymywanie świadczenia w wysokości 70 proc. podstawy wymiaru.

Istnieje również możliwość otrzymania zasiłku opiekuńczego na podstawie art. 32 (maksymalnie 60 dni) albo na podstawie art. 32a ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 1 zasiłek opiekuńczy przysługuje ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat w przypadku:

• nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, a także w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem,
• porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki,
• pobytu małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne.

Z kolei zgodnie z art. 32a ust. 1 w przypadku gdy ubezpieczona matka dziecka przed upływem ośmiu tygodni po porodzie:

• przebywa w szpitalu albo w innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem albo
• legitymuje się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji, albo
• porzuciła dziecko

‒ ubezpieczonemu ojcu dziecka przysługuje dodatkowo, niezależnie od zasiłku określonego w art. 32, zasiłek opiekuńczy w wymiarze do ośmiu tygodni, jeżeli przerwie zatrudnienie lub inną działalność zarobkową w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

W obu przypadkach zasiłek opiekuńczy wynosił będzie 80 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

Jak widać, wysokość i rodzaj świadczeń z ubezpieczenia społecznego będą uzależnione od decyzji pracownika, a także okoliczności. ©℗