ZUS wyjaśnia, jak liczyć zasiłek, gdy było wolne z powodu siły wyższej

Zdaniem organu rentowego za taki miesiąc należy przyjąć wynagrodzenie faktycznie wypłacone, bez uzupełnienia. Efekt? Zatrudnieni otrzymają świadczenia minimalnie niższe. Dla kadrowych to ważna informacja, na którą czekały.

Pytanie, jak obliczać zasiłek w przypadku, gdy w miesiącach poprzedzających niezdolność do pracy pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy, pojawiło się od razu po wejściu w życie nowelizacji kodeksu pracy wprowadzającej nowe uprawnienie dla zatrudnionych w postaci nieobecności spowodowanej siłą wyższą. Problem dotyczył tego, czy wynagrodzenie za taki miesiąc należy dla celów zasiłkowych uzupełnić, czy wliczyć w kwocie faktycznej. Obecnie ZUS opowiada się za tym drugim rozwiązaniem. [stanowisko] Zanim jednak przejdziemy do stanowiska ZUS i zasiłków, przypomnijmy sobie podstawowe zasady liczenia wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy.

Zasady ogólne

Zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych przysługuje pracownikom od 26 kwietnia 2023 r. na mocy art. 1481 wprowadzonego do kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z nim pracownicy mogą korzystać w ciągu roku kalendarzowego ze zwolnienia od pracy, w wymiarze dwóch dni lub 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, a niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się w górę do pełnej godziny. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia (art. 1481 par. 2–3 k.p.).

Jak za urlop wypoczynkowy

Podczas korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 50 proc. Gdy przepisy prawa przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, do ustalenia wysokości tego wynagrodzenia stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło to zwolnienie. Wynika to z par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie o wynagrodzeniu). Przepis ten stosuje się w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy także w innych sytuacjach, jak w przypadku:

• dni na poszukiwanie pracy (dwa lub trzy dni robocze),
• podnoszenia kwalifikacji zawodowych takich jak urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania; za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 par. 2‒3 k.p.),
• opieki nad dzieckiem (16 godzin lub dwa dni),
• urlopów okolicznościowych (jeden lub dwa dni).

Oznacza to, że przy obliczaniu wynagrodzenia za ten czas zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmuje się wyłącznie z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

W sytuacji, gdy w miesiącu, w którym pracownik korzystał np. z urlopu okolicznościowego, na jego wynagrodzenie składały się tylko składniki stałe, gdyż nie wypracował składników zmiennych, wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego tego pracownika należy obliczyć tylko na podstawie stałych składników wynagrodzenia.

Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy, który w piśmie z 2 lipca 2010 r. w sprawie zasad ustalania wynagrodzenia za tzw. urlop okolicznościowy (znak pisma: GPP-110-4560-38-1/10/PE/RP) uznał, że „(...) stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej uwzględnia się w wynagrodzeniu za czas urlopu okolicznościowego w wysokości należnej pracownikowi za miesiąc, w którym urlop okolicznościowy miał miejsce, (…) składniki zmienne przyjmuje się z miesiąca wystąpienia nieobecności. W sytuacji, gdy w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego zmienne składniki wynagrodzenia nie wystąpiły, wynagrodzenie za ten urlop oblicza się tylko ze składników stałych (…)”.

A zatem należy przyjąć następujący sposób postępowania:

▶Składniki stałe. W myśl par. 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia ‒ miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

▶Składniki zmienne. W myśl par. 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wynagrodzenie urlopowe (dalej: rozporządzenie urlopowe) oblicza się:

1) dzieląc podstawę wymiaru (tu wynagrodzenie zmienne z miesiąca korzystania ze zwolnienia) przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (tu w miesiącu korzystania ze zwolnienia), a następnie

2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu (tu w czasie korzystania ze zwolnienia). [przykład 1]

przykład 1

Podstawa chorobowego

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie, stanowiące podstawę wymiaru świadczenia chorobowego, ustala się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego będącego pracownikiem z okresu, z którego jest ustalana podstawa, przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. ©℗

W sytuacji, gdy pracownik w przyjmowanym okresie nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należy:

1) wyłączyć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy,

2) przyjąć kwotę wynagrodzenia po uzupełnieniu z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy (art. 38 ust. 1‒2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa).

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W tym miejscu pojawia się problem, jak potraktować miesiąc, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych. Jedyną podpowiedź co do stanowiska ZUS w tej sprawie można było znaleźć w materiałach zamieszczonych na stronie internetowej zakładu jako „materiały z webinarium” dotyczącego zmian w zasiłkach macierzyńskich. ZUS w odpowiedzi na jedno z pytań stwierdził, że zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej traktuje się na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę. W przypadku pracownika, który korzystał z tego zwolnienia, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego będzie stanowić wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej. Powyższe stanowisko ZUS potwierdził w odpowiedzi z 18 maja 2023 r. wydanej dla HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław (nr sprawy: 480000/CO/00021077).

Tym samym zgodnie ze stanowiskiem ZUS w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych pracownika z przykładu 1 za czerwiec 2023 r. należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia w kwocie faktycznie wypłaconej bez uzupełniania, przyjmując, że wysokość nagrody była uzależniona od nieobecności w pracy związanych z chorobą. Podstawę wymiaru świadczeń chorobowych będzie stanowić kwota wynagrodzenia w wysokości 4312,39 zł (4997,55 zł – 13,71 proc.).

W wymiarze godzinowym

Określone w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej zasady uzupełniania wynagrodzenia wliczanego do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych stanowią, że przy ustalaniu podstawy wymiaru przewiduje się uzupełnianie wyłącznie wynagrodzenia miesięcznego. Nie podlega takiemu uzupełnieniu wynagrodzenie „dzienne”.

Złożenie przez pracownika wniosku o zwolnienie z tytułu działania siły wyższej w wymiarze godzinowym powoduje, że wynagrodzenie za taki miesiąc uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczenia w kwocie faktycznie uzyskanej, tj. bez uzupełnienia. Potwierdzenie powyższego znajdziemy m.in. w interpretacji ZUS z 31 sierpnia 2021 r., będącej odpowiedzią na indywidualne zapytanie płatnika, w której czytamy, że „(…) do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracownika powinni Państwo przyjąć wynagrodzenie określone w umowie o pracę pomniejszone o 2 h nieodpracowanego w miesiącu czasu pracy (wyjście prywatne) po pomniejszeniu tego wynagrodzenia o pełną miesięczną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz premię uznaniową w kwocie faktycznie wypłaconej. Z pytania wynika, że pracownik stał się niezdolny do pracy w sierpniu 2021 r. Zgodnie z zawartą umową o pracę pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł oraz premię uznaniową ustaloną według oceny pracodawcy, pomniejszaną za czas choroby w sposób nieproporcjonalny, przyjmowaną do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie faktycznie wypłaconej.

W kwietniu 2021 r. wchodzącym do podstawy wymiaru pracownik otrzymał

1) wynagrodzenie zasadnicze,

2) wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,

3) średnią urlopową oraz

4) premię uznaniową

i jeden dzień był niezdolny do pracy. Ponadto nie odpracował dwóch godzin pracy wyjścia prywatnego.

Ponieważ postanowienia ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przewidują uzupełnienie wynagrodzenia o dni, a nie o godziny usprawiedliwionej nieobecności w pracy, zatem za kwiecień 2021 r. do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego powinni Państwo przyjąć wynagrodzenie, które pracownik otrzymał za faktycznie wykonaną pracę, od którego jednocześnie odprowadzili Państwo składki na ubezpieczenia społeczne (…).

Mając na uwadze powyższe – kilkugodzinna nieobecność w pracy wynikająca z wyjścia prywatnego, nieodpracowana i powodująca, że wynagrodzenie za taki miesiąc jest obniżone, jest równoznaczna z koniecznością uwzględnienia wynagrodzenia za ten miesiąc w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, tzn. bez uzupełniania (…)”.

Zatem także w sytuacji, gdy pracownik będzie korzystać ze zwolnienia z tytułu działania siły wyższej w wymiarze godzinowym (zwolni się np. po pięciu godzinach z pracy), wynagrodzenie dzienne nie będzie podlegać uzupełnieniu. Do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik faktycznie otrzymał i od którego rozliczono składki na ubezpieczenia społeczne. [przykład 2] ©℗

przykład 2