Chodzi o projekt rozporządzenia w sprawie określenia trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego, który właśnie został opublikowany na portalu Rządowego Centrum Legislacyjnego.

Jak złożyć pismo za pośrednictwem portalu informacyjnego?

Możliwość wnoszenia pism procesowych przez portal informacyjny została wprowadzona uchwaloną w lipcu tego roku nowelizacją kodeksu postępowania karnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1178). Zgodnie z tą nowelą taką formę komunikacji z sądem będą mogli wybrać prokuratorzy, obrońcy, Prokuratoria Generalna RP oraz pełnomocnicy będący adwokatem lub radcą prawnym. Będzie to możliwe w postępowaniu karnym, a także w postępowaniu w sprawach o wykroczenia w przypadku: wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku, środków odwoławczych, odpowiedzi na środek odwoławczy i pism w postępowaniu odwoławczym. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 marca 2026 r. Teraz zaś resort sprawiedliwości przygotował przepisy wykonawcze do noweli.

Z projektu rozporządzenia wynika, że aby złożyć pismo za pośrednictwem portalu, trzeba będzie wykonać szereg czynności. Najważniejsze z nich to dokonanie uwierzytelnienia, oznaczenie rodzaju pisma, umieszczenie jego treści w module „Biuro Podawcze” oraz dołączenie odpowiednich załączników. Trzeba będzie również opatrzeć pismo oraz załączniki kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a w przypadku prokuratora także zaawansowanym podpisem elektronicznym wydawanym przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury.

Projekt przewiduje również, że po wniesieniu pisma na koncie, na którym je umieszczono, automatycznie będzie prezentowana data jego wniesienia oraz wygenerowany zostanie dokument zawierający wynik weryfikacji podpisów elektronicznych, którymi pismo lub załączniki zostały opatrzone. Co istotniejsze automatycznie generowane będzie także potwierdzenie wniesienia pisma. Jak tłumaczą projektodawcy, takie potwierdzenie stanowić będzie dowód wniesienia, a zatem pełnić będzie funkcję analogiczną do stempla wpływu w tradycyjnym obiegu dokumentów i będzie mogło być wykorzystane jako dowód wniesienia pisma w terminie. Zapewni także bezpieczeństwo, potwierdzając, że dokument nie został zmodyfikowany w czasie przesyłu.

Ministerstwo Sprawiedliwości tłumaczy potrzebę wprowadzenia ograniczeń

Resort proponuje ponadto wprowadzenie wymagań, zgodnie z którymi pisma wnoszone za pośrednictwem portalu informacyjnego będą musiały być sporządzane w formacie A4, zaś rozmiar pojedynczego załącznika nie będzie mógł przekraczać 100 MB. „Format odpowiadający formatowi A4 zapewnia zgodność z systemami sądowymi – dokumenty są przetwarzane i archiwizowane w repozytoriach sądowych, które operują na formacie A4” – czytamy w uzasadnieniu projektu. Resort podkreśla, że pozwala on także zachować czytelność i standaryzację poprzez zapewnienie jednolitego wyglądu dokumentów, ułatwia ich drukowanie, przeglądanie i dekretację. „Sporządzanie pism w formacie odpowiadającym formatowi A4 należy traktować jako wymóg techniczny – niektóre systemy mogą odrzucić dokumenty w innych formatach (np. nietypowe rozmiary PDF, skany w formacie zdjęć)” – wskazano. Jeśli zaś chodzi o ograniczenie wielkości plików wnoszonych przez systemy teleinformatyczne, to ma ono praktyczne, techniczne i prawne uzasadnienie. "Wielkość plików wpływa na szybkość przetwarzania – mniejsze pliki są szybciej przesyłane, weryfikowane i archiwizowane, stabilność działania systemu – ograniczenie rozmiaru zapobiega przeciążeniu serwerów i awariom systemu, skalowalność oznaczającą umożliwienie obsługi wielu użytkowników jednocześnie bez spadku jakości usług" - napisano. Ograniczenie wielkości plików ma również znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych. "Duże pliki mogą być wykorzystywane do przeciążania (ochrona przed atakami typu DoS/DDoS systemów). Mniejsze pliki łatwiej poddaje się kontroli (tworząc np. sumy kontrolne czy skanując narzędziami antywirusowymi), co ma znaczenie dla weryfikacji integralności pism i załączników wnoszonych przez portal informacyjny. Duże pliki mogą ukrywać niebezpieczne treści, a zatem zmniejszenie ich rozmiaru ogranicza ryzyko przesyłania złośliwego oprogramowania" - pisze resort.

Etap legislacyjny

Projekt skierowany do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania