Jak obliczać podstawę wymiaru składek, gdy pracownik otrzymał dodatek stażowy za okres choroby

Każdy pracownik wykonujący pracę na terenie Polski podlega obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Nie ma przy tym znaczenia wymiar czasu pracy, rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia, wiek, status ucznia, emeryta czy posiadanie innego tytułu do ubez pieczeń.

Podstawą wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe u pracownika jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, z wyjątkiem:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą lub za czas odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (art. 92 kodeksu pracy);
• zasiłków z ubezpieczenia społecznego (chorobowego, wypadkowego);
• składników przychodu wymienionych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W świetle przepisów podatkowych przychodami ze stosunku pracy i pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Przychodami w szczególności są: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

O tym, czy dana należność, wypłata pieniężna lub świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych, decydują organy podatkowe. Dla rozstrzygnięcia, czy dane świadczenie zakwalifikować jako przychód z tytułu stosunku pracy istotne jest, czy może uzyskać je wyłącznie pracownik czy również inna osoba niezwiązana obecnie i w przeszłości z pracodawcą. Na to, czy otrzymane wynagrodzenia pieniężne lub w naturze stanowią przychód ze stosunku pracy, nie ma wpływu bycie pracownikiem w momencie uzyskania tego przychodu. W efekcie przychody osoby, z którą już rozwiązano umowę o pracę, otrzymane od byłego pracodawcy również są przyporządkowane do źródła, jakim jest stosunek pracy.

Jeśli pracownik wykonuje jednocześnie umowę: zlecenia, agencyjną, o świadczenie usług albo umowę o dzieło na rzecz własnego pracodawcy (umowę taką zawarł ze swoim pracodawcą lub z innym podmiotem), podstawą wymiaru składek jest łączny przychód z umowy o pracę i z danej umowy cywilnoprawnej (zlecenia, umowy agencyjnej, o świadczenie usług, o dzieło).

Limit 30-krotności

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenia rentowe w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2023 r. kwota limitu rocznego wynosi 208 050 zł.

Płatnik składek przekazuje składki na pracownicze ubezpieczenia emerytalne i rentowe do momentu, gdy podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia osiągnie kwotę 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Zaprzestaje je przekazywać po przekroczeniu tej kwoty. O osiągnięciu pułapu rocznej podstawy składek płatnik dowiaduje się z własnej dokumentacji płacowej albo od ZUS. Jeśli organ rentowy zauważy, że płatnik przekazał składki od nadwyżki ponad kwotę rocznego ograniczenia, informuje o tym niezwłocznie płatnika składek. Nadpłatę ZUS z urzędu zalicza na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot nienależnych składek, jeżeli ich kwota przekracza dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Jeśli z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że do przekroczenia kwoty ograniczenia dojdzie w trakcie miesiąca, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty limitu 30-krotności.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe odpowiada u pracownika podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jednak w przypadku tych składek nie stosuje się rocznego ograniczenia. To oznacza, że gdy podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej przekroczy limit 30-krotności, pracodawca nie przestaje odprowadzać składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe.

Przychody wyłączone

Nie wszystkie przychody ze stosunku pracy podlegają objęciu składkami. Te nieoskładkowane wymienia par. 2 rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wśród nich znajdują się wspomniane na wstępie składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku, a także m.in.:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat;
• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę;
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy;
• korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Nie stanowią podstawy wymiaru składek także odsetki przysługujące od pracodawcy, który nie wypłacił wynagrodzenia albo innych należności z tytułu stosunku pracy lub wypłacił je po terminie.

W walucie obcej

Jeśli zgodnie z umową o pracę pracownik ma wyrażone wynagrodzenie w walutach obcych, pracodawca powinien przeliczyć je na złote zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Wartość pieniężną świadczeń w naturze pracodawca ustala w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu. Jeśli takiego ekwiwalentu przepisy nie przewidują, wartość tę ustala w zależności od przedmiotu świadczenia. W przypadku gdy:

• przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – wartość tych świadczeń ustala według cen, które stosuje wobec innych odbiorców niż pracownicy;
• przedmiotem są rzeczy lub usługi, które pracodawca zakupił – według cen ich zakupu;
• przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

– dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu, który obowiązuje dla tego typu lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

– dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu, który gmina wyznaczyła dla tego lokalu,

– dla lokali własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego oraz domów stanowiących własność prywatną, – w wysokości czynszu, który został określony według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,

– dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu, który pracownik udokumentuje rachunkami wystawionymi przez hotel.

Składka zdrowotna

Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, ale z wyjątkami. I tak pracodawca, ustalając podstawę wymiaru składki zdrowotnej, musi pamiętać o następujących zasadach:

• od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy odjąć kwoty składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe, które finansuje pracownik z własnych środków;
• nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składki do 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej;
• nie wyłącza się z podstawy wymiaru składki wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią te same składniki przychodu, które są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, poza wynagrodzeniem chorobowym, które podlega składce zdrowotnej, lecz jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Rozliczenia miesięczne

Pracodawca jako płatnik składek jest obowiązany – według zasad wynikających z przepisów ustawy systemowej – obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Ustala więc podstawę wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenia społeczne oddzielnie dla każdego miesiąca kalendarzowego pracy. W podstawie tej uwzględnia się wszystkie dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika w danym miesiącu wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek. Dla obliczenia podstawy wymiaru składek nie ma znaczenia, jakie wynagrodzenie pracownik powinien otrzymać zgodnie z umową o pracę, ani też nie ma znaczenia, za jaki okres dany przychód jest należny. Jeśli przykładowo w danym miesiącu pracownik nie uzyska żadnego przychodu, który stanowiłby podstawę wymiaru składek, to podstawa w dokumentach rozliczeniowych wynosi „0”. ©℗