W naszej spółce powołano radę nadzorczą. Czy w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne członków rady należy ujmować np. zwrot kosztów przejazdów na posiedzenia i innych zadań wykonywanych w ramach nadzoru?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przede wszystkim ustalić rolę rady nadzorczej w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej aktywności. Nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Ponadto każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Podstawa wymiaru
Tak szerokie kompetencje członków rady nadzorczej wiążą się z różnymi wydatkami spółki. Wydatki te powinny być dokonywane z uwzględnieniem również stosownych przepisów z zakresie ubezpieczeń społecznych. Na uwagę zasługuje to, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków rad nadzorczych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 18 ust. 4 pkt 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgodnie zaś z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rady nadzorczej.
Wyłączenia
Na uwagę zasługują również przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Z par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego wynika, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlegają diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
W ocenie opisywanej sytuacji pomocne będzie stanowisko ZUS zawarte w piśmie z 11 września 2022 r., znak DI/100000/43/952/2022. ZUS uznał, że wyłączenie wynikające ze wspomnianego par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego odnosi się do należności przysługujących pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z tytułu wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W sytuacji, gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom wysłanym w podróż służbową diety i inne należności w wysokości określonej przepisami rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, to ich wartość podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
ZUS wskazał także na par. 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia składkowego, z którego wynika, że wyłączenia określone w par. 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnionej funkcji. Wspomniane wyłączenie ma odpowiednie zastosowanie do członka rady nadzorczej odbywającego podróż służbową, w tym również na posiedzenie rady nadzorczej, któremu z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów. Finalnie ZUS uznał, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie należy ujmować kosztów przejazdów na posiedzenia rady nadzorczej, finansowanych przez spółkę.
Także w opisywanej sytuacji koszty przejazdu członków rady nadzorczej m.in. na posiedzenia rady lub inne wyjazdy związane z wykonywaniem funkcji członka rady nie będą oskładkowane w ramach limitów wynikających ze wspomnianego wyżej rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. ©℗
WAŻNE Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków rad nadzorczych stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do rady nadzorczej.
Podstawa prawna
• par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449)
• art. 18 ust. 4 pkt 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115)
• art. 13 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2127)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167)
