Dotyczy to tych osób, które z powodu działań wojennych nie mogą dostarczyć wymaganych ogólnymi przepisami dokumentów. W niektórych przypadkach oryginały można zastąpić np. skanem.
Nowelizacja specustawy ukraińskiej, tj. ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, weszła w życie z mocą wsteczną od 24 lutego 2022 r. (z kilkoma wyjątkami). Wprowadza ona także ułatwienia dla Ukraińców, aby mogli otrzymać świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Chodzi o osoby, które już podlegają tym ubezpieczeniom w Polsce, a dzięki nowym przepisom łatwiej udowodnią one prawo do zasiłków. Ponadto ZUS nie będzie wszczynał postępowań, a wszczęte będzie zawieszał, gdy dotyczą one Ukraińców zamieszkałych na terytorium Ukrainy, którym organ nie będzie mógł doręczyć odpowiednich zawiadomień z powodu wojny.
zasiłek macierzyński
Rodzaj dowodów potwierdzających prawo do świadczeń określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityk i społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków. Zgodnie z jego par. 9 dokumentami wymaganymi do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego są:
- zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu – w przypadku występowania o zasiłek macierzyński za okres przed porodem,
- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem – w przypadku występowania o zasiłek macierzyński za okres od dnia porodu.
W przypadku gdy dziecko przyszło na świat za granicą, do otrzymania zasiłku niezbędne jest:
- zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza określające przewidywaną datę porodu zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem – za okres przed porodem,
- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem albo zagraniczny akt urodzenia dziecka – za okres od dnia porodu.
Jeśli zaświadczenie lub akt urodzenia zostały sporządzone na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej albo państwa, z którym Polska podpisała umowę w zakresie zabezpieczenia społecznego, ich tłumaczenia nie są konieczne, o ile zostały sporządzone w języku urzędowym tych państw. Powyższe zasady mają zastosowanie również do dzieci, które urodziły się na terytorium Ukrainy, a ich matki podlegają polskim ubezpieczeniom.
Wojna może jednak uniemożliwić przedstawienie wymaganych dokumentów, dlatego do specustawy dodano art. 71e. Zgodnie z nim „jeżeli z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy nie może być przedłożony w ZUS lub płatnikowi składek odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo przez ZUS, podstawą do ustalenia prawa do zasiłku macierzyńskiego dla obywateli Ukrainy może być zaświadczenie stwierdzające datę porodu wystawione przez szpital”. Przy czym z powodu takiej konstrukcji przepisu – w której mowa o „działaniach wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy”, a nie o terytorium całej Ukrainy – można domniemywać, że urodzenie dziecka np. we Lwowie nie będzie zwalniało z obowiązku przedstawienia aktu urodzenia. Inną sprawą pozostaje jednak, na ile ZUS będzie faktycznie różnicował Ukraińców ze względu na to, gdzie urodziło się ich dziecko, i dociekał, czy brak dokumentu ma związek z wojną.
zasiłek chorobowy i opiekuńczy
Dokumentem potwierdzającym niezdolność do pracy, który uprawnia do zasiłku chorobowego jest:
- elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA),
- wydruk e-ZLA
- formularz wydrukowany z systemu teleinformatycznego, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe.
Podobnie jak w przypadku zasiłku macierzyńskiego, także przy zasiłku chorobowym ZUS honoruje zaświadczenia wydane za granicą. Zaświadczenie musi zawierać:
- nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, datę wystawienia i podpis;
- początkową i końcową datę niezdolności do pracy.
Nie musi być ono tłumaczone, jeśli zostało sporządzone na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej albo państwa, z którym Polska podpisała umowę w zakresie zabezpieczenia społecznego – w języku urzędowym tych państw.
Tymczasem zgodnie z art. 71f specustawy Ukraińskiej „jeżeli z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy nie może być przedłożone w ZUS lub płatnikowi składek zaświadczenie lekarskie wystawione w zagranicznym zakładzie leczniczym lub przez zagranicznego lekarza, podstawą do ustalenia prawa do zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego dla obywateli Ukrainy mogą być nośniki informacji umożliwiające zapoznanie się z treścią zaświadczenia lekarskiego”. Mogą to być np. skany lub zdjęcia. W ten sam sposób można udowodnić prawo do zasiłku opiekuńczego.
Na marginesie warto dodać, że nowo dodany art. 71g specustawy przyznaje prawo do zasiłku opiekuńczego opiekunowi tymczasowemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem. Aby zasiłek otrzymać, do wniosku o zasiłek opiekuńczy należy załączyć postanowienie o ustanowieniu opiekuna tymczasowego.
zasiłek pogrzebowy
Nowelizacja wprowadziła także specjalne zasady przyznawania zasiłku pogrzebowego. Zgodnie z nowo dodanym art. 71c, jeżeli zgłoszenie wniosku o zasiłek pogrzebowy w terminach określonych w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa emerytalna) było niemożliwe z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy, prawo do zasiłku pogrzebowego dla obywateli Ukrainy wygasa po upływie trzech miesięcy po ustaniu przyczyny uzasadniającej niezgłoszenie wniosku. W przypadku Polaków, ale także ubezpieczonych w ZUS obywateli innych krajów, zastosowanie mają terminy ogólne określone w art. 81 ust. 1–2 ustawy emerytalnej. I tak zgodnie z ust. 1 prawo do zasiłku pogrzebowego wygasa w razie niezgłoszenia wniosku o jego przyznanie w okresie 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której zasiłek przysługuje. Jeżeli jednak zgłoszenie wniosku o zasiłek pogrzebowy w tym terminie było niemożliwe z powodu późniejszego odnalezienia zwłok lub zidentyfikowania osoby zmarłej albo z innych przyczyn całkowicie niezależnych od osoby uprawnionej, prawo do zasiłku pogrzebowego wygasa po upływie 12 miesięcy od dnia pogrzebu.
Aby otrzymać zasiłek pogrzebowy, zgodnie z ogólną zasadą niezbędne jest złożenie dokumentów potwierdzających relację wnioskodawcy do zmarłego (pokrewieństwo lub powinowactwo), a więc odpowiednich aktów stanu cywilnego. Specustawa ułatwia spełnienie tego warunku obywatelom Ukrainy. Zgodnie z art. 71c ust. 2 „jeżeli z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość albo odpisu aktu stanu cywilnego nie może być ustalony stopień pokrewieństwa lub powinowactwa między osobą wnioskującą o zasiłek pogrzebowy a osobą zmarłą, podstawą do ustalenia prawa do zasiłku pogrzebowego dla obywateli Ukrainy może być oświadczenie o stopniu pokrewieństwa lub powinowactwa”. Oświadczenie to składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
postępowanie przed organem
Nowelizacja umożliwia także ZUS i prezesowi ZUS niewszczynanie postępowania z urzędu, jeżeli Ukraińcowi nie można doręczyć zawiadomienia o wszczęciu takiego postępowania z przyczyn wynikających z działań wojennych w okresie ich trwania i nie dłużej niż trzy miesiące po ustaniu przyczyny uzasadniającej odstąpienie od wszczęcia postępowania z urzędu. Przy czym chodzi tu o osobę, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Ukrainy (art. 71a). Przepis ten nie ma oczywiście zastosowania do osób, które mają miejsce zamieszkania w Polsce, ponieważ w takim przypadku obywatelstwo nie ma znaczenia. Przy czym w przypadku odstąpienia od wszczęcia postępowania ZUS lub prezes ZUS wyda odpowiednie postanowienie, które pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Jeśli przyczyna ustąpi (w założeniu prawdopodobnie – ustaną działania wojenne), postępowania zostaną wszczęte. Co ważne, bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia wydania postanowienia do dnia wszczęcia postępowania. Na tej samej zasadzie postępowania przed ZUS i prezesem ZUS wszczęte:
- przed 24 lutego 2022 r. i niezakończone przed tym dniem,
- od 24 lutego 2022 r.
– mogą zostać zawieszone z przyczyn wynikających z działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy.
Zawieszenie to może trwać nie dłużej niż do trzech miesięcy po ustaniu przyczyny uzasadniającej zawieszenie postępowania. W momencie ustąpienia przyczyny uzasadniającej zawieszenie postępowania postępowanie to zostanie wszczęte z urzędu lub na wniosek. Oczywiście w okresie zawieszenia postępowania bieg terminu przedawnienia określony w przepisach szczególnych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.
!Aby członek rodziny mógł otrzymać zasiłek pogrzebowy, nie musi przedstawiać aktów stanu cywilnego potwierdzających pokrewieństwo lub powinowactwo. Wystarczy oświadczenie, że takie okoliczności istnieją. Podanie nieprawdy będzie skutkowało odpowiedzialnością karną.
Podstawa prawna
•art. 71a–71f ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. poz. 583; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 830)
•rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 87)
•art. 81 ust. 1–2 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 504)