Jak rozliczyć zapomogi dla Ukraińców

Zatrudniamy kilku pracowników i zleceniobiorców pochodzących z Ukrainy. Osoby te przyjęły do siebie krewnych, którzy przybyli do Polski z ogarniętego wojną państwa. Wśród nich są małe dzieci, które mają iść do miejscowego przedszkola. Chcemy im pomóc, wypłacając dodatkowe świadczenia jako zapomogi z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania, zakwaterowania itd. Czy takie świadczenia mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych oraz podatków?

odpowiedź

Zapomogi dla pracowników oraz zleceniobiorców mogłyby korzystać ze zwolnienia podatkowego, jeśli uznamy, że kryzys uchodźczy wywołany wojną toczącą się za naszą wschodnią granicą jest zdarzeniem losowym. Przy czym istotne, szczególnie dla celów składkowych, jest również pochodzenie środków finansowych przeznaczonych na takie wsparcie.

Z funduszu socjalnego

Wiele polskich firm zatrudnia pracowników i zleceniobiorców z Ukrainy. W tym szczególnym czasie pracodawcy chcą okazać im wsparcie. Formą materialnej pomocy mogą być zapomogi pieniężne i dostarczenie im najpotrzebniejszych rzeczy, np. środków czystości, odzieży, śpiworów, koców lub lekarstw. Natomiast źródłem finansowania zapomóg mogą być środki bieżące zakładu pracy i środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub innego funduszu socjalno-bytowego, jeśli pracodawca taki fundusz posiada. O ile w pierwszym przypadku pracodawca może samodzielnie podjąć decyzję w sprawie przyznania danego rodzaju doraźnej pomocy, o tyle uruchomienie funduszu socjalnego musi być zgodne z regulaminem. Po pierwsze zapomoga musi być jedną z form pomocy, którą przewiduje regulamin. W pojęciu działalności socjalnej mieści się bowiem także udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej. Pracodawca, który tworzy taki fundusz zgodnie z przepisami o zfśs, może określić w regulaminie, z jakiego tytułu zapomogi mogą być przyznawane (zdarzenie losowe, szczególnie trudna sytuacja rodzinna itd.), a także do jakiej wysokości i na podstawie jakich dowodów/dokumentów. Po drugie wszystkie świadczenia z zfśs muszą być rozdzielane wedle sytuacji materialnej, życiowej czy rodzinnej osoby uprawnionej.

Podatki pod znakiem zapytania

Analizując powyższy problem pod kątem obciążeń podatkowo-składkowych, należy podkreślić, że świadczenia o charakterze socjalnym stanowią przychód (u pracowników z tytułu stosunku pracy, u zleceniobiorców z działalności wykonywanej osobiście). Jednak ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) przewiduje kilka zwolnień. I tak, z podatku dochodowego zwolnione są:

zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci z:

– funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra; niezależnie od ich wysokości;

– innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł; przy czym w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit wynosi 10 000 zł;

wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych; łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł, a w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, do kwoty 2000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi;
świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach;
świadczenia, które nie są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, otrzymane od pracodawcy z tytułu objęcia dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczania dziecka pracownika do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 1000 zł, na każde małoletnie dziecko, w stosunku do którego w roku podatkowym:

– wykonywał władzę rodzicielską;

– pełnił funkcję opiekuna prawnego, jeżeli dziecko z nim zamieszkiwało;

– sprawował opiekę poprzez pełnienie funkcji rodziny zastępczej na podstawie orzeczenia sądu lub umowy zawartej ze starostą.

Można już wnioskować o rekompensaty z PFRON

Ze zwolnienia z podatku dochodowego korzystają jedynie te zapomogi, które są wypłacone w wymienionych przypadkach. Jednak ustawa o PIT nie definiuje pojęć „zdarzenie losowe” lub „zapomoga”. W orzecznictwie wskazuje się, że w sytuacji gdy w prawie podatkowym termin użyty w przepisach nie jest bliżej określony, to wykładnia takiego pojęcia powinna odbywać się przy zastosowaniu wykładni językowej lub zgodnie ze znaczeniem, jakie ma ono w języku potocznym.

I tak powołując się na językowe znaczenie wyrazów, pod pojęciem „indywidualnego zdarzenia losowego” należy rozumieć wszelkie nagłe, niespodziewane, pojedyncze zdarzenia wywołane przyczynami zewnętrznymi, których nie można przewidzieć, a które są niezależne od człowieka, nawet przy zachowaniu należytej staranności, jak np. kradzieże, włamania, zniszczenie domu lub mieszkania spowodowane zalaniem wodą lub pożarem, nieszczęśliwe wypadki powodujące uszczerbek na zdrowiu, śmierć. Natomiast przez „zapomogę” należy rozumieć jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej.

Wydaje się więc (nie ma bowiem jeszcze żadnej interpretacji, która by to potwierdziła), że zwolniona z podatku może być zapomoga dla osoby, którą bezpośrednio dotknęły skutki wojny, a więc dla kogoś, kto przyjechał do Polski szukać schronienia i został tu zatrudniony. Wówczas zapomoga przyznana w związku z nagłym i niespodziewanym zdarzeniem, jakim jest utrata domu czy mienia w wyniku działań wojennych, mogłaby być uznana jako zwolniona na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT. Niewątpliwie można tu stwierdzić, że osoba taka znalazła się w trudnym położeniu z ważnej przyczyny i otrzymała wsparcie.

Natomiast pracownikom/zleceniobiorcom pochodzącym z Ukrainy, którzy już wcześniej osiedlili się i pracują w Polsce, a którzy przygarnęli np. krewnych, można przyznać zapomogę, ale jako pomoc materialną. Jeśli pochodzi ona ze środków zfśs, to u pracowników podlega zwolnieniu z podatku w ramach limitu 2000 zł na rok. Natomiast tego typu zwolnienie nie przysługuje zleceniobiorcom.

Co ze składkami

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przewiduje wiele przypadków przychodów, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Należą do nich m.in.:

świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby (bez względu na źródło i wysokość);
świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs, tj. 1662,97 zł.

Powyższe wyłączenia dotyczą zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców. Jak widać, wśród wyłączeń także znajdują się zapomogi. ©℗

przykład

Pomoc na początek pracy

Pani Daria na początku marca 2022 r. przyjechała do Polski z oblężonego Kijowa. Tymczasowo zatrzymała się u przyjaciół z Polski, którzy pomogli jej znaleźć pracę w restauracji. Pracodawca chcąc wesprzeć nową pracownicę, wypłacił jej ze środków obrotowych zapomogę w wysokości 5000 zł na najpilniejsze potrzeby, przede wszystkim by mogła wynająć lokum. W tej sytuacji, w opinii autora, zapomoga podlega zwolnieniu z podatku dochodowego (w ramach limitu 10 000 zł) oraz składek na ZUS.©℗

Podstawa prawna

•art. 11 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 26, pkt 67–67b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 646)

•par. 2 ust. 1 pkt 19, pkt 20, pkt 22 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449)