Co do zasady kontrola ZUS odbywa się w miejscu prowadzenia działalności danego podmiotu – płatnika składek, np. firmy. Przeprowadzana jest, by ocenić rzetelność i prawidłowość wywiązywania się z zadań i obowiązków, w zakresie ubezpieczeń społecznych i nałożonych składek. Wyjątkowo ZUS może dokonywać kontroli też na wniosek w kancelarii kadrowej czy przeglądać dokumenty w swojej siedzibie. W tym ostatnim przypadku trzeba wyrazić na to zgodę na piśmie (chyba że wymaga tego charakter czynności kontrolnych), trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego lub przedsiębiorca nie zgłosił do ZUS zmiany adresu siedziby.
Kontroli podlegają w szczególności: zgłoszania do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, prawidłowość i rzetelność obliczania składek czy też ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń.
Zawiadomienie i doręczenie ZUS
I Zawiadomienie
ZUS powinien zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli . Wszczyna się ją nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Inspektor może zjawić się u przedsiębiorcy wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia – tylko na pisemny wniosek. Przeprowadzenie kontroli po 30 dniach wymaga ponownego zawiadomienia.
Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, powinno nastąpić za pokwitowaniem operatora pocztowego lub osobiście przez inspektora kontroli ZUS.
Zawiadomienia nie dokonuje się, jeśli płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne.
II Doręczenie
Inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę rozpoczyna ją od doręczenia płatnikowi składek (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania płatnika składek) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrolujący powinien również okazać legitymację służbową. Warto uważnie przeczytać zakres upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrola nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.
Upoważnienie do kontroli ZUS powinno zawierać:
- wskazanie podstawy prawnej,
- oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
- datę miejsce wystawienia,
- imię i nazwisko inspektora kontroli ZUS
- numer legitymacji służbowej inspektora ZUS,
- oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
- wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
- zakres przedmiotowy kontroli,
- podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
- pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.
Kontrolowany ma prawo do czynnego udziału w czynnościach kontrolnych. Warto pamiętać, że jeżeli w tym samym czasie przedsiębiorcę kontroluje inna instytucja publiczna, to inspektor kontroli ZUS odstąpi od kontroli. Może wtedy ustalić inny jej termin. Jednak kontrola ZUS może się odbyć za zgodą kontrolowanego.
Jak długo trwa kontrola ZUS
Czas trwania kontroli różni się w zależności od statusu płatnika:
- kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, powinna trwać do miesiąca, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji – do dwóch miesięcy,
- kontrola płatnika składek, który jest przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
- jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
- jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
- jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
- jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.
Obowiązki podczas kontroli ZUS
Płatnicy składek, u których ZUS przeprowadza kontrolę, mają obowiązek:
• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Na otrzymane postanowienie można złożyć zażalenie. Należy je wnieść w ciągu 3 dni od dnia otrzymania. ZUS rozpatrz je w ciągu 7 dni. Jeśli nie - będzie to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia.
Zakończenie kontroli ZUS – protokół i zastrzeżenia
Ustalenia kontroli inspektor ZUS opisuje w protokole kontroli. Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół powinien zawierać:
- oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
- dane kontrolowanego płatnika składek,
- dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę,
- zakres kontroli,
- czas trwania czynności kontrolnych,
- opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych,
- przedstawienie dowodów,
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
- pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS,
- informacje o wpisie do książki kontroli.
Kontrolowany ma 14 dni od dnia, w którym otrzyma protokół, na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń. Równocześnie musi też wskazać stosowne środki dowodowe. Inspektor ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne.
Dokumenty korygujące
Po upływie terminu na wniesienie zastrzeżeń należy dostarczyć ZUS dokumenty korygujące (jeśli takie są wymagane). Kontrolowany ma na to 30 dni od dnia, w którym otrzyma protokół kontroli. Jeśli były zastrzeżenia, termin ten jest liczony od dnia, w którym płatnik otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.
Bez dokumentów korygujących, ZUS wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli - w ciągu jednego lub dwóch miesięcy.