Od 1 czerwca br. w naszej firmie wprowadzono podwyżki wynagrodzenia, ale z mocą wsteczną od 1 marca. Pierwsza wypłata już wyższych płac będzie miała miejsce 30 czerwca, wraz z wyrównaniem za poprzednie miesiące. Pracownicy otrzymujący wynagrodzenia kilkuskładnikowe, składające się z podstawy i premii regulaminowych lub dodatków ustalanych od wynagrodzenia zasadniczego, będą mieli je odpowiednio przeliczone. Jeden z naszych pracowników chorował w kwietniu pięć dni. Przedtem jego płaca wynosiła 2700 zł, dodatek motywacyjny 150 zł oraz premia regulaminowa od 3 do 15 proc. płacy zasadniczej. Dodatkowe składniki były pomniejszane za dni absencji chorobowej, więc podlegały wliczeniu do podstawy chorobowego. Obecnie pensja wynosi 3000 zł, a wysokość premii została bez zmian. Dodatek motywacyjny się nie zmienił. Kwietniowe wynagrodzenie chorobowe zostało obliczone m.in. z premii wynoszących odpowiednio za okres 12 miesięcy: 5, 3, 10, 7, 15, 12, 5, 10, 8, 15, 10, 7 proc., gdzie suma premii wyniosła 2889 zł. Premie za kwiecień i maj wyniosły odpowiednio 8 i 15 proc. Czy trzeba przeliczać jego wynagrodzenie chorobowe?
W opisywanej sytuacji wynagrodzenia chorobowe oraz zasiłki wymagają przeliczenia i wyrównania, ponieważ podwyżka wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce objęła wsteczny okres. Podniesienie podstawy zasadniczej rodzi skutki nie tylko wyrównania składników płacowych obliczanych na bazie zasadniczej stawki, lecz także innych świadczeń, w tym związanych z niezdolnością do pracy.
Wszystkie składniki do zmiany
Jednym z obowiązkowych postanowień umowy o pracę jest wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia. W trakcie trwania zatrudnienia warunki płacowe mogą się zmieniać zarówno na plus, poprzez podwyższenie pensji lub dodanie nowego składnika, jak i na minus poprzez ich pogorszenie. Jakakolwiek zmiana musi jednak być ponownie wprowadzona do umowy o pracę – albo w drodze porozumienia stron, tj. za obopólną zgodą pracownika i pracodawcy, albo wypowiedzenia zmieniającego. Jednym słowem, nowe warunki muszą być usankcjonowane pisemnie. W przypadku podwyżki wynagrodzenia zazwyczaj wystarcza porozumienie stron, bo pracownicy chętniej godzą się na wzrost. Do umowy o pracę dołącza się aneks, w którym ustala się również termin, od którego zaczną obowiązywać uzgodnione na nowo warunki płacy. Jeżeli nie wskazano takiej daty, to wchodzą one w życie w dniu zawarcia porozumienia.
Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, to do usta lenia podstawy wy- miaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości zaliczki.
Najczęściej zmodyfikowane wynagrodzenie przysługuje od określonej daty i dotyczy przyszłości, np. od nowego roku lub miesiąca. Zdarza się jednak, że pracodawca obejmuje podwyżką okres wsteczny, tzn. decyduje o przyznaniu podwyżki od jakiegoś terminu w przeszłości (co również powinno być uzgodnione z pracownikiem). Wówczas za okres między tym terminem a dniem wprowadzenia zmiany pracownikom przysługuje wyrównanie. Oznacza to taki stan faktyczny, w którym już wcześniej pracownicy mieli prawo do większej pensji.
Wzrost wynagrodzenia obejmujący wcześniejsze miesiące oznacza konieczność dokonania przeliczeń nie tylko samego wynagrodzenia zasadniczego, lecz także wszystkich innych dodatkowych składników, które pracownik otrzymuje i których podstawą ustalania jest właśnie stawka zasadnicza. Mogą to być np. dodatki za staż pracy, za godziny nadliczbowe, za przestój lub premie. Oprócz samych składników wynagrodzenia ponownemu przeliczeniu podlegają także inne świadczenia ze stosunku pracy wypłacone pracownikowi w okresie objętym podwyżką z mocą wsteczną. Wyrównanie dotyczy świadczeń, przy obliczaniu których brane jest pod uwagę zmienione wynagrodzenie zasadnicze (stawka osobistego zaszeregowania). Chodzi tu m.in. o wynagrodzenie chorobowe i zasiłki z ubezpieczenia społecznego.
W opisywanej w pytaniu sytuacji w czerwcu powinno być więc wypłacone nowe wynagrodzenie oraz wyrównania za okres od marca do maja. Wyrównanie pensji zasadniczej za marzec i maj to 600 zł [(3000 zł – 2700 zł) x 2]. Wyrównanie wynagrodzenia za przepracowaną część kwietnia po przeliczeniu to 250 zł. Wyliczenie jest następujące:
- Było: (2700 zł : 30) x 5 dni = 450 zł; 2700 zł – 450 zł = 2250 zł
- Po przeliczeniu: (3000 zł : 30) x 5 dni = 500 zł; 3000 zł – 500 zł = 2500 zł
- Różnica: 2500 zł ‒ 2250 zł = 250 zł
Wyrównanie premii pokazuje tabela.
Łącznie wyrównanie wynosi 340 zł (250 zł + 21 zł + 24 zł + 45 zł).
Uwzględniane w podstawie wymiaru
Wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek podlegają przeliczeniu w związku z podwyżką pensji, o ile zmiana obejmuje miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru danego świadczenia. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłków, tworzy przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a za okres krótszy w razie mniejszej liczby miesięcy przepracowanych. Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uważa się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na chorobowe, finansowanych ze środków pracownika.
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy zasiłkowej w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, nastąpiła zmiana w wysokości wynagrodzenia z powodu zmiany stanowiska pracy lub modyfikacji warunków płacowych ustalonych w umowie o pracę (lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy) i zmiana nie była spowodowana przejściem na inny wymiar czasu pracy, to podstawę oblicza się jako średnią wynagrodzenia z 12 miesięcy przed zachorowaniem. Innymi słowy, zmiana wynagrodzenia nie powoduje przeliczeń.
Inaczej jest, jeśli pracownikowi zostaje przyznana podwyżka i wypłacone wyrównanie wynagrodzenia za okres wcześniejszy, brany pod uwagę do ustalenia podstawy zasiłkowej. Wówczas konieczne jest powtórzenie obliczeń i przyjęcie odpowiednio wyższego przychodu po zmianach.
Ile do wypłaty
U pracownika w omawianej sytuacji zachodzi potrzeba przeliczenia wynagrodzenia chorobowego za kwiecień, które zostało ustalone z wynagrodzeń za okres od kwietnia 2020 r. do marca 2021 r. Obliczenia będą się różnić o wysokość poborów za marzec, bo tylko tego miesiąca z powyższego okresu dotyczy podwyżka. Dlatego w podstawie wymiaru powinno być ujęte wynagrodzenie wraz z premią w wyższej wartości. Premia za marzec po zmianie wynosi 210 zł (3000 zł x 7 proc.), a nie 189 zł (2700 zł x 7 proc.), jak wcześniej. Natomiast cały przychód za marzec wynosi 3360 zł (3000 zł + 210 zł + 150 zł), po odliczeniu zaś części składkowej – 2899,34 zł (3360 zł – 13,71 proc.). Cała podstawa wymiaru oraz wysokość wynagrodzenia chorobowego wynoszą:
1) przed zmianą podstawa wymiaru 2667,01 zł (suma wypłaconych wynagrodzeń, dodatku oraz premii za okres kwiecień–marzec, podzielona przez 12 i po odliczeniu 13,71 proc.); wynagrodzenie chorobowe – 355,60 zł (2667,01 zł : 30) x 80 proc x 5 dni);
2) po zmianie podstawa wymiaru 2690,09 zł (suma wypłaconych wynagrodzeń, dodatku oraz premii za okres kwiecień–luty po staremu oraz za marzec po przeliczeniu, podzielona przez 12 i po odliczeniu 13,71 proc.); wynagrodzenie chorobowe – 358,70 zł (2690,09 zł : 30) x 80 proc. x 5 dni);
Kwota wyrównania to 3,10 zł (358,70 zł – 355,60 zł).
W czerwcu pracownik powinien otrzymać zarówno wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego oraz premii za okres od marca do maja, jak i wynagrodzenia chorobowego za kwiecień. Raportów rozliczeniowych za kwiecień nie należy korygować, gdyż przedstawiały ówczesny stan faktyczny. Składki zostały rozliczone od obowiązujących wtedy stawek wynagrodzeń. Wyrównania należy wykazać dopiero w dokumentach do ZUS za czerwiec, tj. za miesiąc wypłaty.
Przyznane zaliczkowo
Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, to do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości takiej zaliczki, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, uwzględniając te składniki, i wyrównuje wysokość zasiłku. Dotyczy to sytuacji, gdy np. premie lub prowizje za dany okres są wypłacane jedynie częściowo. Wtedy do podstawy zasiłkowej przyjmuje się je w wysokości faktycznej, a dopiero po wypłaceniu reszty składnika podstawę się przelicza i zasiłek wyrównuje.
Jeżeli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy. [przykłady 1 i 2]
| Premia | Marzec | Kwiecień | Maj |
| Była | 189 zł | 216 zł | 405 zł |
| Po podwyżce | 210 zł | 240 zł | 450 zł |
| Różnica | 21 zł | 24 zł | 45 zł |
Przykład 1
Premia w podwójnej wysokości
Pracownik w lipcu stał się niezdolny do pracy z powodu choroby i ma prawo do zasiłku chorobowego. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie za okres od lipca 2020 r. do czerwca 2021 r. oraz premię miesięczną za te miesiące. Premia za czerwiec br. nie została wypłacona do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków. Do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć więc premię wypłaconą za miesiące od lipca 2020 r. do kwietnia 2021 r. oraz premię za maj w podwójnej wysokości.
Przykład 2
Przyznana, ale niewypłacona
Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby od 25 maja do 16 czerwca 2021 r. i miał z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru zasiłku stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone za okres od maja 2020 r. do kwietnia 2021 r. Pracownik poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje premię roczną, która nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków. Jest ona wypłacana w lipcu każdego roku. Ponieważ premia za 2020 r. nie została jeszcze wypłacona (ale jest przyznana), do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego od 25 maja należy przyjąć 1/12 część premii, wypłaconej pracownikowi za 2019 r. Wypłacenie w późniejszym terminie premii za 2020 r. nie powoduje przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku.
Jeżeli omawiane składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, to podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez tych składników, a po ich wypłaceniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, uwzględniając te składniki oraz wyrównuje wysokość zasiłku. ©℗
W razie podjęcia przez zakład pracy decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty ustala się z wyłączeniem tego składnika, z jednym wyjątkiem. Jeżeli bowiem składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, to nadal pozostaje w podstawie zasiłku (np. zlikwidowano dodatek funkcyjny, ale o tę samą kwotę podniesiono wynagrodzenie zasadnicze).
Podstawa prawna
• art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 42 ust. 1, ust. 5 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2112)
