Przepisy nie rozstrzygają, jakie dokumenty dotyczące tego świadczenia należy włożyć do teczki pracowniczej. Zdaniem resortu pracy powinno to być wszystko, co jest związane z wykonywaniem pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
Od 1 stycznia 2019 r. w aktach osobowych w części B powinny być przechowywane dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1924). Powyższy obowiązek wynika z par. 3 pkt 2 lit. d) rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Przepis rozporządzenia nie wskazuje jednak rodzajów dokumentów, których dotyczy ten obowiązek.
Resort rodziny wskazał jednak w swoim stanowisku z 15 października 2019 r., że będą to wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Reklama
Analizując przepisy ustawy, można wskazać więc kolejno, że powinny to być:
  • powiadomienie pracownika o dokonaniu wpisu jego osoby do ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na fundusz emerytur pomostowych, czyli FEP (art. 41 ust. 4 i 5 ustawy o emeryturach pomostowych);
  • kopia zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do ZUS zawierającego: nazwisko i imię, datę urodzenia, PESEL (a gdy go nie nadano pracownikowi – serię i numer dowodu osobistego), okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, które to zgłoszenie jest składane corocznie do 31 marca za poprzedni rok kalendarzowy (art. 38 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych);
  • kopia zgłoszenia korygującego, które jest składane w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zgłoszeniu przez samego płatnika, Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub Państwową Inspekcję Pracy – korekta jest składana w formie nowego zgłoszenia zawierającego wszystkie prawidłowe dane (art. 39 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych).

Reklama
W ostatnim przypadku wydaje się, że w aktach powinny się zatem znaleźć także wcześniejsze pisma PIP lub ZUS, które stanowiły podstawę do złożenia zgłoszenia korygującego.
O tym, że powyższe dokumenty powinny być gromadzone w aktach osobowych, mówi również w swoim stanowisku resort pracy.
Stanowisko MRPiPS z 15 października 2019 r. w sprawie dokumentacji dotyczącej pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wydane dla DGP
Zgodnie z regulacją zawartą w par. 3 pkt 2 lit. d rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika pracodawca gromadzi dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.
Powyższe oznacza, iż w części B akt osobowych powinny być przechowywane wszelkiego rodzaju dokumenty związane z wykonywaniem przez danego pracownika, w określonym okresie, jakiegokolwiek rodzaju pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ww. ustawy.
Przykładowo, mogą to być dokumenty związane z kwalifikowaniem określonej pracy, jako pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (dokument potwierdzający, że pracownik znalazł się w prowadzonej przez płatnika składek ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych – art. 41 ust. 4 pkt 2 ww. ustawy), czy też dokumenty potwierdzające wykonanie nałożonych na płatnika składek obowiązków w zakresie przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych określonych danych, związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, np. kopia zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za danego pracownika (art. 38 ww. ustawy) lub kopia zgłoszenia korygującego takie dane (art. 39 ww. ustawy).