Informacje zawarte w comiesięcznych imiennych raportach składanych do ZUS za ubezpieczonych, tj. ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA, płatnik składek przekazuje zatrudnionym (pracownikom, zleceniobiorcom) w układzie miesięcznym za rok poprzedni, w terminie do 28 lutego roku następnego, na piśmie lub – za zgodą ubezpieczonego – w postaci dokumentu elektronicznego, aby umożliwić ich weryfikację.

Ważne

W tym roku ustawowy termin 28 lutego wypada w sobotę, dlatego termin ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy – 2 marca.

Niezbędne podpisy na formularzu

Informacja roczna powinna ponadto zawierać datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Jeśli będzie to dokument w formie elektronicznej, powinien on zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za jego przekazanie. Dopuszczalne jest również doręczenie informacji w postaci wydruku z programu kadrowo-płacowego, pod warunkiem opatrzenia go podpisem właściwej osoby.

Zakres danych w formularzu

Dokument powinien odzwierciedlać ten sam zestaw danych, które były wykazywane w raportach rozliczeniowych w poszczególnych miesiącach ubiegłego roku, a więc m.in.:

  • zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz zdrowotne,
  • dane o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
  • dane o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa,
  • kwotę obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy o PPK,
  • dane o pracy nauczycielskiej.

Informacja powinna ponadto zawierać symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub podpis osoby przez niego upoważnionej.

Nie tylko formularz

Płatnik może skorzystać z gotowego formularza „Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej”, jednak nie jest to obowiązkowe. Forma dokumentu jest dowolna, byle spełniała wymogi określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych co do zakresu danych (art. 41 ust. 8 ustawy systemowej).

Wyłączenie

Z obowiązku przekazania rocznej informacji zwolnieni są tylko ci płatnicy, którzy w ubiegłym roku wydawali ubezpieczonym informacje miesięczne z danymi z raportów.

Informacja miesięczna jest doręczana ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie, ale nie częściej niż raz na miesiąc, za miesiąc poprzedni. Jeżeli informacje te były przekazywane regularnie, płatnik nie ma obowiązku przekazywania informacji rocznej, chyba że ubezpieczony wystąpi o jej wydanie.

Płatnik jest także zwolniony z obowiązku doręczania ubezpieczonemu informacji rocznej o składce zdrowotnej, jeżeli pobierał wyłącznie składkę na to ubezpieczenie. [przykład]

przykład

Wystarczą miesięczne paski wynagrodzeń

Pracodawca wydaje pracownikom tzw. paski wynagrodzeń zawierające miesięczne rozliczenie. Jeżeli dokumenty te spełniają wszystkie wymogi formalne oraz zawierają zakres danych wymagany przepisami, mogą zastępować informację roczną dla ubezpieczonego. W takiej sytuacji pracodawca nie sporządza informacji rocznej, chyba że pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wydanie. ©℗

Czas na reklamację

Ubezpieczony po otrzymaniu rocznej informacji powinien sprawdzić, czy jest zgodna ze stanem faktycznym. Jeżeli weryfikacja nie wykaże nieprawidłowości, a ubezpieczony nie złoży reklamacji w ciągu trzech miesięcy od dnia jej otrzymania, to dane zawarte w informacji uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym. Nie wyłącza to jednak możliwości zakwestionowania danych przez ZUS. W przypadku ich podważenia i zmiany ZUS zawiadamia o tym zarówno ubezpieczonego, jak i płatnika składek.

Jeżeli natomiast ubezpieczony stwierdzi, że dane zawarte w informacji nie są zgodne ze stanem faktycznym, może – w terminie trzech miesięcy od jej otrzymania – wystąpić do płatnika składek z pisemnym wnioskiem o sprostowanie informacji lub zgłosić taki wniosek do protokołu. O fakcie tym ubezpieczony informuje również ZUS. Jeżeli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, ZUS wydaje decyzję na wniosek ubezpieczonego, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.

Ważne

Za nieprzekazanie informacji płatnik może ponosić odpowiedzialność na podstawie art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który przewiduje grzywnę. Jej konkretna wysokość, w limicie do 46 tys. zł, zależy od kwalifikacji naruszenia. ©℗

TabelaJak wypełnić informację roczną dla osoby ubezpieczonej

Część formularza Komentarz
Blok I Ta część zawiera dane organizacyjne. Na początku formularza wpisuje się identyfikator informacji za rok rozliczeniowy, a więc numer i rok (01 2025).
Blok II Wpisuje się dane identyfikacyjne płatnika składek, w szczególności NIP, REGON oraz – jeśli jest osobą fizyczną – nr PESEL, imię, nazwisko, datę urodzenia.
Blok III. A. Formularz w tym miejscu zawiera miejsce na wpisanie danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, tj. nazwisko, imię, typ i numer identyfikatora (najczęściej PESEL). Następnie przed blokiem III.B. wpisuje się okres rozliczeniowy, czyli każdy miesiąc rozliczenia składek, np. 01 2025 dla stycznia, 02 2025 dla lutego itd.
Blok III. B. To pole dotyczy zestawienia należnych składek na ubezpieczenia społeczne. Płatnik wskazuje w nim kod tytułu ubezpieczenia – np. dla pracownika 0110 x x – oraz kod właściwego oddziału NFZ. Kolejne pola obejmują:W polach od 08 do 15 wskazuje się kwoty poszczególnych składek finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika. Kolejne pola wypełnia się w zależności od tego, czy składki pracownika są finansowane przez budżet państwa, PFRON lub Fundusz Kościelny. W ostatnim polu, tj. 29, wpisuje się łączną kwotę składek, czyli stanowiącą sumę wartości wykazanych w poprzednich polach.informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. limit 30-krotności) – cyfra 1, 2 lub 3 wskazuje, czy informację o przekroczeniu przekazał ubezpieczony, płatnik czy ZUS;wymiar czasu pracy pracownika z umowy o pracę – wykazywany w postaci ułamka zwykłego, np. 3/4 etatu, 1/1 – pełen etat. W polach od 05 do 07 wpisuje się podstawę wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne.
Blok III. C. Formularz zawiera pola przeznaczone do wykazania zestawienia należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Wpisuje się w nich podstawę wymiaru składki zdrowotnej (po pomniejszeniu o część składek społecznych finansowanych przez pracownika) oraz kwotę składki zdrowotnej finansowanej przez ubezpieczonego.
Blok III. D. W tej części formularza wpisuje się zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek. Blok ten służy do zamieszczenia danych z raportu ZUS RSA za miesiąc, który uwzględniamy w informacji, i wypełnia się go np. w razie choroby pracownika.Uwaga! Ważne jest prawidłowe przepisanie 3-znakowego kodu świadczenia lub przerwy, a w polu 02 „Okres od-do” – prawidłowe jego określenie. Okres ten nie może bowiem wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który był sporządzany raport ZUS RSA (tj. wskazane daty mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień miesiąca, za który był sporządzany raport, lecz nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień tego miesiąca kalendarzowego). Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym dany pracownik nie miał żadnej absencji, to pola tego bloku pozostawia się niewypełnione.
Blok III. E W tych polach wpisuje się kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, lecz należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotyczy to np. dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) należnego za 2024 r., a wypłaconego w 2025 r.
Blok III.F. W tym bloku wskazuje się kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, lecz należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, np. kwota przychodu powyżej rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Blok III.G. W tej części płatnik wykazuje kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Blok ten dotyczy składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w czasie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, lecz zostały z niej wyłączone wyłącznie z tego powodu, że wypłacono je łącznie ze świadczeniami związanymi z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania takich składników w czasie niezdolności do pracy wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub z przepisów o wynagrodzeniu obowiązujących w danym zakładzie pracy.
Blok III.H. W tym miejscu wykazuje się kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a jednocześnie był należny za inny rok kalendarzowy. Zasady wykazywania tego przychodu są analogiczne jak w bloku III.G., z tym, że dotyczy on przychodu należnego za inny rok kalendarzowy.
Blok III.I. W tym polu płatnik wykazuje okresy wykonywania pracy nauczycielskiej. Wskazuje się wyłącznie okresy, w których praca nauczycielska była faktycznie wykonywana (wraz z okresami urlopu wypoczynkowego), oraz wymiar zajęć, jaki obowiązuje danego nauczyciela na podstawie umowy o pracę zawartej ze szkołą/placówką (w postaci ułamka zwykłego).
Blok IV Ta część stanowi oświadczenie płatnika składek. Wpisuje on w niej datę sporządzenia informacji oraz składa swój podpis własny albo podpis osoby upoważnionej, a także opatruje dokument pieczęcią zakładu pracy.

Podstawa prawna

art. 41 ust. 8, ust. 8a, ust. 8b, art. 47a ust. 2a, art. 98 . 1 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, ost. zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 26)