ZUS zwraca nadpłacone składki według proporcji wpłat

Do osiągnięcia kwoty tego ograniczenia składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik oblicza, potrąca w odpowiednich częściach ze środków ubezpieczonego i odprowadza do ZUS od podstawy wymiaru ustalonej na ogólnych zasadach, czyli od faktycznego przychodu z tytułu zatrudnienia w rozumieniu przepisów u.p.d.o.f. Natomiast od nadwyżki ponad wskazany limit składki emerytalno-rentowe nie powinny być już przez płatnika naliczane i przekazywane. Zatem gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, oblicza on i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia.

Uwaga! Roczne ograniczenie podstawy nie dotyczy pozostałych składek, czyli na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Te nadal powinny być opłacane bez względu na wysokość podstawy wymiaru. Natomiast limit ma zastosowanie do podstawy wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Płatnik zaprzestaje opłacania składek z powodu osiągnięcia przez ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składki, na podstawie:

• informacji uzyskanej z ZUS,
• własnej dokumentacji płacowej.

Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek

Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik zawiera w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Sporządzając raport za pracownika, za którego nie opłaca się już składek emerytalnej i rentowych, w polu 02 bloku IIIB trzeba wpisać cyfrę 1, 2 lub 3, w zależności kto stwierdził fakt przekroczenia (3 – gdy informacja pochodzi z ZUS, 2 – gdy przekazuje ją płatnik, a 1 – gdy powiadomił ubezpieczony, który ma kilku płatników). [przykład 1]

Kilku płatników

Jeżeli zakład pracy jest jedynym pracodawcą dla danego pracownika, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej na bieżąco może sprawdzić wysokość przychodu pod kątem limitu 30-krotności. Nie jest jednak w stanie skutecznie tego robić, gdy pracownik ma jeszcze inne tytuły opłacania składek, np. dodatkowy etat.

Dla ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek sumuje się bowiem wszystkie przychody pracownika podlegające oskładkowaniu, uzyskane od każdego z płatników. Dlatego też w takiej sytuacji sam ubezpieczony ma obowiązek kontrolować, czy i kiedy kwota ograniczenia w danym roku kalendarzowym została już osiągnięta. Jeśli tak, zawiadamia o tym wszystkich swoich płatników. Wówczas płatnicy na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia zaprzestają naliczania i wpłacania składek emerytalnej i rentowej.

Wynika to wprost z przepisów u.s.u.s. Jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, ubezpieczony jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników składek o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek (art. 19 ust. 6 u.s.u.s.). Przekazanie takiej informacji, upoważnia płatnika do naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wskazanej przez ubezpieczonego albo do zaprzestania naliczania składek od miesiąca wskazanego w oświadczeniu.

Przekroczenie kwoty limitu rocznej podstawy wymiaru składek

Jeżeli więc łączny przychód ubezpieczonego przekracza kwotę ograniczenia, płatnicy ustalają w miesiącu przekroczenia podstawę wymiaru składek proporcjonalnie do osiągniętego u nich wynagrodzenia. Wówczas należy:

1) ustalić kwotę przekroczenia, tzn. od sumy przychodów uzyskanych od wszystkich płatników za okres od stycznia danego roku do miesiąca przekroczenia włącznie odjąć kwotę limitu określonego na dany rok,

2) kwotę przekroczenia rozliczyć na wszystkich płatników.

Można wykorzystać do obliczeń następujący wzór:

X = (A x B): C, gdzie:

X – kwota przekroczenia za dany miesiąc u danego płatnika,

A – kwota przekroczenia limitu ogółem,

B – przychód uzyskany w miesiącu przekroczenia u danego płatnika,

C – suma przychodów ogółem u wszystkich płatników. [przykład 2]

Konsekwencje błędnego zawiadomienia

Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony. Wynika to zarówno z art. 19 ust. 6 u.s.u.s., jak i z par. 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Uwaga! W wypadku przekazania błędnego oświadczenia ubezpieczony jest zobowiązany do spłacenia całości powstałego zadłużenia, obejmującego zarówno część składek finansowanych przez płatnika, jak i przez samego ubezpieczonego, wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi do dnia zapłaty włącznie.

Warto dodać, że ubezpieczony nie może np. upoważnić jednego ze swoich płatników do nieodprowadzania składek, jeżeli nie została osiągnięta roczna podstawa. Nie może dojść do sytuacji, w której jeden płatnik będzie wykazywał zerowe podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a drugi płatnik będzie je wykazywał aż do osiągnięcia górnej granicy podstawy.

Korekta po nadpłacie

Opłacanie składek mimo przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek: emerytalnej i rentowej skutkuje powstaniem nadpłaty na koncie tych składek i jednocześnie niedopłaty w składce zdrowotnej (wynika to z podwyższenia się podstawy tej składki w wyniku odliczenia niższej kwoty składek społecznych). W tej sytuacji płatnik musi skorygować dokumenty rozliczeniowe za miesiąc/miesiące, w których błędnie ustalił składki – musi złożyć imienny raport miesięczny korygujący za pracownika – ZUS RCA, oraz deklarację zbiorczą korygującą (ZUS DRA).

Korekta polega na ponownym (prawidłowym) ustaleniu wysokości składek na poszczególne ubezpieczenia. Składki emerytalną i rentową należy naliczyć wyłącznie od tej części podstawy wymiaru, która nie powoduje przekroczenia rocznego limitu, natomiast kwotę składki zdrowotnej należy przeliczyć ponownie – z uwzględnieniem zmienionej (wyższej) podstawy.

Nadpłata składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – po odliczeniu niedopłaty składki zdrowotnej – jest co do zasady zaliczana przez ZUS na poczet bieżących lub zaległych należności składkowych płatnika. W wypadku braku takich należności nadpłata może zostać zaliczona na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik wystąpi do ZUS z wnioskiem o ich zwrot. W takiej sytuacji ZUS zwraca – w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku – składki obliczone i przekazane od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia podstawy wymiaru.

Wniosek o zwrot można złożyć po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone. Za datę takiego stwierdzenia uważa się dzień, w którym ZUS otrzymał imienny raport miesięczny korygujący oraz deklarację rozliczeniową korygującą.

W wypadku gdy do zwrotu nadpłaconych składek uprawnionych jest kilku płatników, ZUS dzieli kwotę nadpłaty proporcjonalnie – w takich częściach, w jakich poszczególni płatnicy opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty ograniczenia.

Zwrot przychodem ubezpieczonego

Płatnik obowiązany jest niezwłocznie zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Z podatkowego punktu widzenia zwrot ten stanowi przychód ze stosunku pracy, a w wypadku zleceniobiorcy – przychód z działalności wykonywanej osobiście i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych w miesiącu dokonania tego zwrotu. Wynika to z faktu, że przy wcześniejszym obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych składki na ubezpieczenia społeczne zostały odliczone od dochodu w zawyżonej wysokości, co powoduje konieczność ponownego ich uwzględnienia w podstawie opodatkowania w momencie zwrotu. ©℗

przykład 1

przykład 2