Świadczenia na podnoszenie kwalifikacji zawodowych – kiedy są nieoskładkowane

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

• przychodów wymienionych w par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (rozporządzenie składkowe),
• wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (a także rozporządzenia składkowego) nie kształtują samodzielnie pojęcia przychodu, lecz odsyłają do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i uzależniają włączenie danego świadczenia do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników w pierwszej kolejności od zakwalifikowania go jako przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Zatem kwestia przychodowa stanowi zawsze zagadnienie pierwotne, które poprzedza ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Przychód ze stosunku pracy

Wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy. Ustawodawca wskazał bowiem, że do przychodów pracowniczych zalicza się wszelkiego rodzaju świadczenia przekazywane pracownikowi. Jest nim więc m.in. sfinansowanie studiów podnoszących kwalifikacje zawodowe pracownika.

Uwaga! Wyjątkiem, kiedy zatrudniony nie uzyskuje przysporzenia, jest sytuacja, gdy jest on zobowiązany (np. w ramach zawartej umowy) do uczestnictwa w konkretnych szkoleniach, kursach czy studiach podyplomowych. Gdy natomiast takiego zobowiązania nie ma, należy zbadać, kto przede wszystkim będzie korzystał z efektów udziału w danej formie kształcenia. Jeśli wyłącznie pracodawca, ponieważ zdobyte umiejętności czy wiedzę pracownik wykorzysta w jego firmie, to zatrudniony nie uzyska przychodu.

Wyłączenie z rozporządzenia

Z rozporządzenia składkowego wynika, że z podstawy wymiaru składek wyłączona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika. Wyłączenie to nie obejmuje jednak wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za okres zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Wymienione wyłączenie ma zastosowanie w każdej sytuacji, gdy świadczenia są przeznaczone na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, a ich przyznanie następuje zgodnie z odrębnymi przepisami. Kwestie związane z dokształcaniem pracowników reguluje kodeks pracy (dalej: k.p.). Przez „odrębne przepisy” należy rozumieć akty prawne zaliczane do źródeł powszechnie obowiązującego prawa, obejmujące wszystkich pracodawców jako podmioty gospodarcze (wyrok SN z 1 marca 2018 r., sygn. akt III UK 33/17). Aby ustalić, kiedy i jakie świadczenia związane z dokształcaniem przysługują pracownikowi oraz korzystają ze zwolnienia ze składek, należy odnieść się właśnie do przepisów k.p.

Rozumienie kodeksowe

Kwestii podnoszenia kwalifikacji zawodowych poświęcony jest odrębny rozdział k.p. (rozdział III działu IV). Zawiera on definicję tego pojęcia, wskazując, że jest to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika – z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, także wtedy, gdy to sam pracownik występuje z propozycją nauki.

Takie rozumienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest spójne z innymi przepisami k.p., zgodnie z którymi wymagane kwalifikacje pracowników do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych (np. układu zbiorowego pracy) lub z przepisów szczególnych. Regulacje te określają więc, jakich umiejętności pracodawca może oczekiwać od zatrudnionych. W praktyce przepisy k.p. odnoszą się głównie do sytuacji, gdy pracownik podnosi kwalifikacje w związku z aktualnie wykonywaną pracą, ale znajdują zastosowanie również wtedy, gdy planowany jest jego awans lub zmiana stanowiska – np. w związku z rozwojem lub ze zmianą profilu działalności firmy.

Zgoda pracodawcy

Ponieważ k.p. nie definiuje terminu „za zgodą pracodawcy”, w tym zakresie należy odwołać się do przepisów prawa cywilnego (art. 300 k.p.). Zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie, które w dostateczny sposób ujawnia jej zamiar. Oznacza to, że pracodawca nie musi wyrażać zgody na naukę w formie pisemnej. Może to uczynić poprzez swoje działania, np. zawierając umowę szkoleniową, udzielając pracownikowi zwolnień od pracy na udział w zajęciach lub w inny sposób potwierdzający akceptację dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Podobna zasada obowiązuje w sytuacji, gdy nie ma konieczności zawarcia umowy szkoleniowej. W takim przypadku o udzieleniu bądź braku zgody pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych decyduje jego zachowanie wobec pracownika. Może się ono przejawiać m.in. w przyznaniu urlopu szkoleniowego, pokryciu kosztów przejazdów czy innych wydatków związanych z nauką.

W praktyce pracodawca może wyrazić zgodę także wtedy, gdy pracownik rozpoczął naukę z własnej inicjatywy, a dopiero później poinformował o tym przełożonego i zwrócił się o akceptację. Po jej uzyskaniu pracownik kontynuuje kształcenie już formalnie – jako proces podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu k.p., z wszystkimi wynikającymi z tego uprawnieniami, takimi jak prawo do zwolnień od pracy na obowiązkowe zajęcia czy prawo do urlopu szkoleniowego.

Uwaga! Zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinna obejmować cały, zamknięty proces kształcenia, którego zakończenie faktycznie prowadzi do uzyskania wyższych kwalifikacji. Dlatego w przypadku studiów magisterskich lub podyplomowych, trwających odpowiednio pięć lat albo trzy semestry, zgoda udzielona jedynie na jeden rok lub semestr nauki nie może być uznana za zgodę na pełne podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach tej formy kształcenia.

Umowa szkoleniowa

Umowa szkoleniowa określa wzajemne prawa i obowiązki stron związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Jej zawarcie jest szczególnie uzasadnione w przypadku dłuższych form nauki finansowanych lub współfinansowanych przez pracodawcę, a także wtedy, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostania w firmie przez określony czas po zakończeniu kształcenia (tzw. okres odpracowania).

Umowę szkoleniową należy zawrzeć co do zasady przed rozpoczęciem nauki, a najpóźniej – przed skorzystaniem przez pracownika ze świadczeń związanych z dokształcaniem. Zawarcie takiej umowy oznacza, że pracodawca wychodzi z inicjatywą lub wyraża zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Dla celów dowodowych umowa powinna mieć formę pisemną.

Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej jedynie wówczas, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ par. 3 k.p.).

W umowie szkoleniowej należy uregulować w szczególności:

• wymiar zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do punktualnego przybycia na obowiązkowe zajęcia i ich odbycia,
• wymiar urlopu szkoleniowego,
• okres pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu nauki oraz
• ewentualne dodatkowe świadczenia, takie jak pokrycie kosztów kształcenia.

Umowa nie może jednak zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika, niż przewidują to przepisy k.p. Niedopuszczalne jest zatem zastrzeżenie, że pracodawca nie udzieli zwolnień na obowiązkowe zajęcia, obniży wymiar urlopu szkoleniowego lub wydłuży okres odpracowania ponad trzy lata.

Świadczenia obowiązkowe…

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują obowiązkowo dwa podstawowe uprawnienia:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy – na czas niezbędny, aby punktualnie dotrzeć na obowiązkowe zajęcia i w nich uczestniczyć (pracodawca udziela takiego zwolnienia w dniach, w których pracownik ma obowiązek uczestnictwa w zajęciach i potrzebuje czasu na dojazd);
• urlop szkoleniowy – przysługuje w wymiarze 6 lub 21 dni, w zależności od rodzaju egzaminu. 21 dni należy się na ostatnim roku studiów, w celu przygotowania pracy dyplomowej oraz przystąpienia do egzaminu dyplomowego.

Urlop szkoleniowy dotyczy wyłącznie egzaminów kończących określone formy kształcenia, takie jak maturalny, eksternistyczny, dyplomowy czy potwierdzający kwalifikacje zawodowe. Nie obejmuje natomiast egzaminów okresowych (np. sesji na studiach) ani sytuacji, w których dana forma nauki nie kończy się egzaminem.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za okres zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 103¹ par. 3 k.p.). Przy jego obliczaniu stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub urlop szkoleniowy.

…i dobrowolne

Pracodawca może również – z własnej inicjatywy lub w ramach wyrażonej zgody na dokształcanie – przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, takie jak pokrycie kosztów kursu, szkolenia, przejazdów, materiałów dydaktycznych czy zakwaterowania, jeśli zajęcia odbywają się poza miejscem zamieszkania pracownika (art. 103³ k.p.). [przykład]

PRZYKŁAD