Nieobecności w pracy: kiedy i jak je wykazać w dokumentach przekazywanych do ZUS

Jeżeli pracownik w rozliczanym miesiącu był nieobecny w pracy, to niektóre takie absencje trzeba wykazać w raportach składanych do ZUS. Najczęściej jest to spowodowane tym, że niektóre takie nieobecności są traktowane jako okresy nieskładkowe.

W świetle przepisów ustawy o emeryturach i rentach z FUS okresami nieskładkowymi są m.in. okresy pobierania:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.),
• zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,
• świadczenia rehabilitacyjnego.

Absencja chorobowa

Pracownik, który z powodu choroby nie może wykonywać pracy i otrzymał zwolnienie lekarskie za okres tej absencji, ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Wyłączone jest ono ze składek na ubezpieczenia społeczne, ale stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Przysługuje ono na podstawie art. 92 k.p. za okres pierwszych 33 dni w roku kalendarzowym, a gdy okres choroby jest dłuższy, to pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego. W przypadku pracowników, którzy w roku ubiegłym ukończyli 50 lat, okres, za który należne jest im wynagrodzenie chorobowe, wynosi 14 dni.

Wynagrodzenie za czas choroby jest finansowane i wypłacane ze środków pracodawców. Każdy z nich bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników musi im wypłacić wynagrodzenie za czas choroby. W raporcie ZUS RSA pracodawca wykazuje okres przerwy w opłacaniu składek z powodu niezdolności do pracy pracownika spowodowanej chorobą oraz kwotę wypłaconego wynagrodzenia chorobowego.

Uwaga! Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy.

Do wynagrodzenia chorobowego stosuje się przepisy ustawy zasiłkowej dotyczące m.in. okresu wyczekiwania. Pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Do tego okresu wliczane są poprzednie okresy podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, jeżeli przerwa pomiędzy nimi nie przekroczyła 30 dni. Oznacza to, że pracownik, który zachoruje w pierwszym miesiącu zatrudnienia, nie zawsze będzie miał prawo do wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego). Jeżeli nie podlegał wcześniej ubezpieczeniu chorobowemu, to choroba w pierwszym miesiącu zatrudnienia (przed upływem 30 dni od daty zatrudnienia) nie da mu prawa do świadczenia chorobowego.

Skutki braku 30 dni okresu ubezpieczenia

Pracodawca musi więc ustalić, czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, a jeżeli nie, to okres choroby należy wykazać w ZUS jako okres usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia. [przykład]

PRZYKŁAD

Należy także zwrócić uwagę na pewne wyjątki od zasady wyczekiwania. Dotyczą one m.in. absolwentów szkół lub uczelni, pracowników z długim stażem ubezpieczeniowym (co najmniej 10 lat obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego). Okres wyczekiwania nie obowiązuje także, jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy. Gdy natomiast niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy, wtedy bez okresu wyczekiwania – od pierwszego dnia choroby przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.

Zatem gdy pracownik zachoruje, to pracodawca musi ustalić, jakie świadczenie mu przysługuje, i odpowiednio wykazać je w dokumentach składanych do ZUS.

Czas niezdolności do pracy

Znaczenie ma także, jak długo pracownik choruje. Okres zasiłkowy wynosi bowiem do 182 dni, a do 270 dni, gdy niezdolność do pracy jest spowodowana gruźlicą lub występuje w okresie ciąży. Gdy więc okres ten się wyczerpie, a pracownik jest dalej niezdolny do pracy, to zasiłek już nie przysługuje. Wówczas pracownik może wystąpić do ZUS o świadczenie rehabilitacyjne.

Po upływie każdego miesiąca

Pracodawca przekazuje do ZUS dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne i deklarację miesięczną) po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym do rozliczania składek. Za każdy miesiąc kalendarzowy ma obowiązek złożyć za pracownika imienny raport:

• ZUS RCA, w którym wykazuje rozliczone składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne i/lub
• ZUS RSA, w którym wykazuje przerwy w opłacaniu składek i kwoty wypłaconych świadczeń.

Okresy przerw w opłacaniu składek, które nie są związane z wypłatą świadczeń, takie jak:

• urlop bezpłatny,
• urlop opiekuńczy,
• urlop wychowawczy,
• okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia i
• okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

muszą być wykazywane w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA.

Zasady wypełniania raportu

Oznacza to, że w polach „data od” i „data do” nie można podać dat wykraczających poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.

Jeżeli więc pracownik będzie przebywał na urlopie wychowawczym od 10 października do 31 grudnia, to informację o tym pracodawca będzie co miesiąc przekazywał do ZUS. W raporcie za październik wykaże okres październikowy, w listopadzie listopadowy, a w grudniu grudniowy.

Jeżeli pracownik jest chory i ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, to pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA:

• okres, za który to wynagrodzenie jest wypłacane,
• wypłaconą kwotę,
• kod świadczenia/przerwy – 331 (wynagrodzenie za czas choroby).

Natomiast gdy absencja chorobowa jest dłuższa, to od 34. dnia choroby (15. dnia, gdy pracownik ukończył 50 lat) pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Zasiłki chorobowe oraz inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego oraz wypadkowego są finansowane ze środków ZUS, ale wypłaca je pracodawca, jeżeli jest uprawniony do wypłaty tych świadczeń. Wówczas pracodawca wlicza je w ciężar składek, czyli pomniejsza o kwotę składek wpłaca nych do ZUS.

Gdy pracodawca wypłaca zasiłki

Zgodnie z ustawą zasiłkową do wypłaty świadczeń uprawniony jest pracodawca, który zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu. Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

ZUS płatnikiem świadczeń

Jeżeli pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, wówczas świadczenia te wypłaca pracownikom ZUS. Pracodawca, który nie realizuje wypłat zasiłków, musi złożyć do ZUS raport ZUS RSA z właściwym kodem świadczenia lub przerwy, wskazując w nim okres niezdolności do pracy, jednak bez wypełniania pól dotyczących liczby dni zasiłkowych lub liczby wypłat.

Natomiast płatnik składek, który jest uprawniony do wypłaty zasiłków, w składanym raporcie ZUS RSA zobowiązany jest wykazać kod świadczenia lub przerwy, okres, za który świadczenie zostało wypłacone, liczbę dni zasiłkowych lub wypłat oraz wysokość wypłaconej kwoty.

Raport za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata

Przy wypełnianiu dokumentu RSA należy pamiętać, iż zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i pozostałe świadczenia chorobowe powinny być wykazywane w raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata.

Uwaga! Okres, za który zostały wypłacone świadczenia lub wynagrodzenie chorobowe, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, za który jest składany raport RSA. Oznacza to, że daty wykazane w raporcie mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień miesiąca, za który raport jest składany, ale nie mogą być późniejsze. Wobec tego, składając raport RSA za październik, pracodawca może wykazać w nim wynagrodzenie chorobowe wypłacone pracownikowi w październiku za okres sprzed 1 października (np. za wrzesień), ale nie może wykazać okresu po 31 października (a więc od 1 listopada).

Pracodawca, który wypłaca wynagrodzenie chorobowe, zasiłki, wyrównanie zasiłków, w pole „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wpisuje liczbę dni, za które świadczenie jest wypłacane. Przy wypłacie świadczenia rehabilitacyjnego wpisuje liczbę wypłat (czyli miesięcy, za które następuje wypłata tego świadczenia).

Uwaga! Na takich samych zasadach jak przerwy spowodowane chorobą wykazywane są nieobecności pracownika związane z korzystaniem z zasiłku opiekuńczego czy też z zasiłku macierzyńskiego. To ostatnie świadczenie jest z jednej strony okresem przerwy w opłacaniu składek ze stosunku pracy, z drugiej strony jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Pracodawca, który wypłaca zasiłek macierzyński, wykazuje go w raporcie ZUS RSA z odpowiednim kodem. Ponadto podaje okres, za który to świadczenie wypłaca, oraz kod świadczenia przerwy i kwotę wypłaconego zasiłku oraz składa raport ZUS RCA z kodem 12 40 xx. Od kwoty wypłaconego zasiłku macierzyńskiego wykazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Również okres urlopu wychowawczego jest okresem przerwy w podleganiu ubezpieczeniom społecznym ze stosunku pracy oraz odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Pracodawca składa więc raport ZUS RSA i wykazuje okres przerwy z kodem – 121 oraz raport ZUS RCA z kodem 12 11 xx, gdzie wykazuje składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z urlopu. Warunkiem podlegania ubezpieczeniom z urlopu jest brak ustalonego prawa do emerytury lub renty i brak innych tytułów do ubezpieczeń.

Nieobecność z powodu urlopu opiekuńczego

Na podstawie art. 173¹ k.p. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Okres tego wolnego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Za okres urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Za pracownika, który korzysta z tego urlopu, pracodawca składa raport ZUS RSA, gdzie wykazuje okres tego urlopu i kod przerwy – 131.

Nieobecność z powodu urlopu bezpłatnego

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca za ten okres nie wypłaca mu wynagrodzenia.

Urlop ten należy wykazywać w raporcie ZUS RSA. W tym okresie pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zachowuje jednak prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych jeszcze przez okres 30 dni. Konsekwencją dłuższego urlopu jest utrata ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracownik wezwany do sądu

W sytuacji, gdy pracownik zostaje wezwany do osobistego stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji bądź organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia, albo wykonuje czynności biegłego, pracodawca ma obowiązek zwolnić go od pracy na czas niezbędny do stawienia się przed tym organem. Za okres tej nieobecności pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – pracodawca wydaje mu natomiast zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia, które stanowi podstawę do uzyskania rekompensaty pieniężnej od właściwego organu. Tego rodzaju absencja jest traktowana jako okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia i jest wykazywana w raporcie ZUS RSA składanym do ZUS. W czasie tej nieobecności pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu.

Nieobecności niewykazywane w raportach

Nie każda nieobecność pracownika w pracy wymaga przekazywania informacji o niej do ZUS. Jeśli pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, pracodawca nie zgłasza tego faktu do ZUS, ponieważ w tym okresie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, od którego naliczane i opłacane są składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Uwaga! Urlop wypoczynkowy, z punktu widzenia przepisów ubezpieczeniowych, jest więc traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 188 k.p. pracownik wychowujący co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat ma prawo do zwolnienia od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni w ciągu roku kalendarzowego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Tego rodzaju nieobecność nie jest wykazywana w raportach przekazywanych do ZUS, ponieważ za okres zwolnienia pracownik otrzymuje wynagrodzenie, od którego naliczane i opłacane są składki na ubezpieczenia społeczne.

Na podstawie art. 148¹ k.p. pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego z powodu działania siły wyższej – w szczególności w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest jego natychmiastowa obecność. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy przysługującego mu wynagrodzenia. Okres ten nie jest wykazywany w raportach składanych do ZUS, ponieważ stanowi czas usprawiedliwionej nieobecności z zachowaniem prawa do części wynagrodzenia, od którego odprowadzane są składki na ubezpieczenia społeczne. ©℗