Przepisy nie określają, w jaki sposób należy powiadamiać rodziców o wynikach naboru do żłobka lub klubu dziecięcego. Można to więc zrobić telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Tak wskazuje Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) w wyjaśnieniu dla podmiotów prowadzących placówki dla maluchów. Jak podkreśla, ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 326 ze zm.) nie zawiera przepisów, które przewidują jednolite zasady informowania o przyjęciu danego dziecka, co oznacza, że to samorząd lub właściciel regulują tę kwestię w statucie placówki.
Co istotne, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wydało rozporządzenia – na podstawie specustawy covidowej – które wprowadzałoby odrębne przepisy dotyczące postępowania rekrutacyjnego do żłobków i klubów dziecięcych, jak to zrobił resort edukacji w stosunku do przedszkoli. Dlatego wybór sposobu informowania rodzica o efektach rekrutacji należy do podmiotu prowadzącego i nie ma przeszkód do tego, aby opiekun dowiedział się o tym przez telefon lub e-mail. Podstawą do przetwarzania danych kontaktowych rodziców będzie wtedy art. 3a ustawy żłobkowej, zgodnie z którym do informacji pozyskiwanych od opiekunów w trakcie rekrutacji dzieci należy m.in. numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.
UODO zwraca natomiast uwagę, że informacje o wynikach naboru zawierające dane osobowe dzieci powinny być odpowiednio zabezpieczone i trafiać bezpośrednio do osoby uprawnionej do ich uzyskania. Dodaje, że w przypadku korespondencji za pomocą poczty elektronicznej na administratorze będzie ciążył obowiązek dodatkowego, technicznego zabezpieczenia przekazywanych w taki sposób informacji. Takim środkiem, który może zastosować, jest szyfrowanie pamięci urządzeń lub plików z danymi. Nawet jeśli dojdzie do przejęcia zawartości przez inną osobę lub przekazania jej do niewłaściwego odbiorcy, to nadal jej załącznik będzie niemożliwy do odczytania bez klucza deszyfrującego. Jednocześnie podmiot prowadzący żłobek powinien pamiętać, że dla bezpieczeństwa hasło należy przekazać innym kanałem komunikacji.
