1 marca 2015 r. weszły w życie regulacje pozwalające na odmiejscowienie spraw załatwianych przez obywateli w urzędach stanu cywilnego.
Od 1 marca 2015 r., czyli w momencie uruchomienia Systemu Rejestrów Państwowych po prawie pięciu latach oczekiwania, weszły w życie ustawy: z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. nr 167, poz. 1131 ze zm.) oraz z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 388 ze zm.). Tego samego dnia zaczęła obowiązywać ustawa z 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz.1741 ze zm.; dalej: u.p.a.s.c.).
Wspólnym założeniem tych trzech regulacji było odmiejscowienie spraw załatwianych przez obywateli. W praktyce oznacza to możliwość złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego w dowolnym urzędzie gminy, niezależnie od meldunku. Dotychczas co do zasady obywatel musiał jechać bezpośrednio do miejsca, w którym przechowywany był jego akt (w przypadku aktu urodzenia do miejscowość, w której przyszedł na świat). To utrudniało załatwianie wielu ważnych życiowych spraw. Dzięki wprowadzonym zmianom po 1 marca 2015 r. można udać się do wybranego USC i poprosić o odpis.
Wspólna baza danych
Te udogodnienia są efektem wprowadzenia SRP, który łączy w sobie rejestry: PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego. Przepisy u.p.a.s.c. przewidują prowadzenie w formie elektronicznej rejestru aktów stanu cywilnego. Regulacje przejściowe wprowadziły zasadę alternatywnego dokonywania określonych czynności w formie tradycyjnej (papierowej) na podstawie dotychczasowych przepisów prawa. Zastosowanie tego przepisu było fakultatywne i uzależnione od decyzji kierownika USC. Niektóre gminy - wykorzystując okres przejściowy - przeszły na system elektroniczny częściowo. Oznacza to, że stosowały system mieszany, np. rejestrację zgonów prowadziły już w rejestrze Baza Usług Stanu Cywilnego, natomiast poza BUSC (w formie papierowej) dokonywały rejestracji np. urodzeń. Okres przejściowy był też potrzebny po to, aby dokumenty, które do tej pory miały postać papierową, były przeniesione do systemu. Od 1 września 2015 r. wszystkie USC pracują w systemie elektronicznym w pełnym zakresie.
Rejestracja stanu cywilnego
Organem zobowiązanym do sporządzania aktów stanu cywilnego jest kierownik USC. Dokument ten potwierdza stan cywilny. Czyli, jak wynika z art. 2 ust. 1 u.p.a.s.c., sytuację prawną osoby wyrażoną przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowaną przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów albo decyzje organów. Stan cywilny jest istotny przede wszystkim dla ustalenia praw i obowiązków osoby fizycznej. I tak np. z faktu pokrewieństwa i małżeństwa wynika obowiązek opieki, alimentacji i prawo dziedziczenia.
Stan cywilny opiera się zatem na takich zdarzeniach, jak urodzenie dziecka czy śmierć osoby fizycznej (zdarzenia fizyczne). Wynika także z czynności prawnych z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego, np. zawarcie małżeństwa, uznanie ojcostwa, oświadczenie rodziców o wyborze imienia oraz jego zmiany, o powrocie do nazwiska po rozwiązaniu małżeństwa. Kształtują go także orzeczenia organów państwowych, zwłaszcza sądów, np. rozwiązanie małżeństwa, unieważnienie małżeństwa, orzeczenie separacji, stwierdzenie zgonu, uznanie za zmarłego, ustalenie ojcostwa, zaprzeczenie ojcostwa, ustalenie aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców.
W strukturze urzędu gminy
Akta stanu cywilnego prowadzone są przez USC, który jest częścią urzędu gminy. Tabela 1 Terytorium gminy jest okręgiem rejestracji stanu cywilnego. Jego granice mogą jednak ulec zmianie. Może to nastąpić w ten sposób, że:
● jeden urząd będzie właściwy dla kilku okręgów,
● kilka urzędów będzie właściwych dla jednego okręgu.
Modyfikacji tej może dokonać minister spraw wewnętrznych i administracji w porozumieniu z ministrem cyfryzacji. A przyjętą formą jest rozporządzenie wydawane na wniosek wojewody. Wniosek ten może być wniesiony bądź z inicjatywy gminy (lub gmin), bądź na podstawie ich opinii. Kryterium rewizji struktury urzędów stanu cywilnego jest liczba zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego przemawiających za zmianą właściwości urzędu oraz wskazane we wniosku okoliczności.
Kierownikiem USC jest co do zasady wójt (burmistrz, prezydent miasta). Pełnienie tych obowiązków wymaga jednak stałej obecności kierownika w urzędzie. Dlatego wójt może powierzyć ich wykonywanie innej osobie, która zostanie zatrudniona na stanowisku kierownika USC lub jego zastępcy. Tabela 2
Odpisy i zaświadczenia
Przepisy u.p.a.s.c. dają możliwość posługiwania się jedynie odpisami aktów stanu cywilnego w formie papierowej lub elektronicznej. Artykuł 44 ust. 1 u.p.a.s.c. przewiduje, że kierownik USC wydaje z rejestru stanu cywilnego:
● odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego,
● zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
● zaświadczenia o stanie cywilnym.
Z art. 44 ust. 6 u.p.a.s.c. wynika, że dokumenty te mogą być wydawane także w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (są z tym jednak poważne problemy – czytaj wywiad na s. C30 ).
WAŻNE Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu.
! Od 1 września 2015 r. wszystkie USC pracują w systemie elektronicznym w pełnym zakresie.
! Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony przez ministra cyfryzacji w systemie teleinformatycznym. Wpisy w tym rejestrze dokonują kierownicy USC lub ich zastępcy.
Leszek Jaworski prawnik specjalizujący się w prawie administracyjnym
Tomasz Żółciak dziennikarz DGP