Jednostki zajmujące się przyznawaniem świadczeń dla rodzin powinny przekazywać osobom składającym wnioski informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych. Wszystko jednak wskazuje na to, że będą zwolnione z tego obowiązku.
Już za dwa dni zacznie obowiązywać RODO, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego oraz Rady (WE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Nowe przepisy kładą większy nacisk na prawidłowe, przejrzyste i rzetelne wykorzystywanie danych gromadzonych przez różne podmioty. Dodatkowo osoby, których te dane dotyczą, zyskają wiele uprawnień. Wynikająca z unijnego rozporządzenia zasada rozliczalności ma gwarantować, że administrator danych w danej placówce wdroży odpowiednie środki, które zapewnią zgodność procesu przetwarzania danych z przepisami RODO.
– Żeby tak się stało, wszystkie podmioty powinny przeprowadzić analizę prowadzonych procesów przetwarzania danych oraz dokonać weryfikacji procedur pod względem nowych wymogów prawnych, a także ich praktycznej skuteczności – mówi Monika Młotkiewicz, zastępca dyrektora departamentu rejestracji zbiorów danych osobowych GIODO.
Dostosowanie się do wymogów RODO dotyczy m.in. ośrodków pomocy społecznej oraz innych jednostek organizacyjnych gminy, które zajmują się np. przyznawaniem świadczeń rodzinnych i wsparcia z programu 500+. To zaś wiąże się z przetwarzaniem danych osób składających wnioski oraz członków ich rodzin. Te podmioty, podobnie jak inne instytucje zaliczane do sektora finansów publicznych, muszą wyznaczyć inspektora ochrony danych osobowych, który zastąpi obecnego administratora bezpieczeństwa informacji – zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO oraz art. 9 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Istotne z punktu widzenia ośrodków są regulacje zawarte w art. 13 i 14 RODO, dotyczące obowiązku informacyjnego. Co do zasady przewidują one, że administrator danych, który pozyskuje dane o osobie od niej samej lub w inny sposób, powinien przygotować szczegółową informację obejmującą wskazanie m.in. celów i okresu przetwarzania danych. Jak wyjaśnia Monika Młotkiewicz, przepisy unijnego rozporządzenia, ani ustawa z 10 maja 2018 r. nie określają, jak ten obowiązek należy wykonywać. Natomiast w ramach postępowania o udzielenie określonego rodzaju świadczenia można przyjmować ujednolicone klauzule i zamieszczać je np. na wniosku, który wypełnia osoba ubiegająca się o pomoc.
Tyle że w praktyce to drugie rozwiązanie oznaczałoby konieczność przygotowania nawet kilku milionów klauzul informacyjnych, bo tyle w ciągu roku wpływa wniosków o przyznanie świadczeń na dzieci. W efekcie skutkowałoby to paraliżem pracy ośrodków, a dodatkowo zwiększałoby koszty obsługi. Jednocześnie art. 23 RODO pozwala państwom członkowskim ograniczyć stosowanie obowiązków informacyjnych. Takie wyłączenia zostały zaproponowane w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (jest jeszcze w trakcie konsultacji). To właśnie z jego treści wynika, że art. 13 i 14 RODO nie będą stosowane w przypadku świadczeń rodzinnych, z Funduszu Alimentacyjnego oraz programu 500+.
Etap legislacyjny
Wchodzi w życie 25 maja br.
