Subskrybuj nas na Youtube
W sytuacji, kiedy pracownik nie wykorzysta w całości urlopu wypoczynkowego przysługuje mu prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Jest on wypłacany tylko w ściśle określonych okolicznościach. W sytuacji, gdy pracownik nie zdążył wykorzystać urlopu, a następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy z obecnym pracodawcą (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). W czasie trwania umowy o pracę urlop wypoczynkowy musi być wykorzystany lub przeniesiony na kolejny rok. Nie ma możliwości, aby pracodawca wypłacił pracownikowi ekwiwalent za urlop, jednocześnie zwalniając się z obowiązku jego udzielenia.
W sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy na czas określony lub jego umowa o pracę z różnych powodów zostaje rozwiązana (lub wygasa) przed upływem pełnego roku kalendarzowego, urlop wypoczynkowy zostaje naliczony proporcjonalnie do liczby miesięcy przepracowanych w danym roku kalendarzowym.
Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Współczynnik ekwiwalentu wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Współczynnik ustalany jest na każdy rok kalendarzowy oddzielnie, gdyż zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w pięciodniowym tygodniu pracy. Wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop przyjmuje się współczynnik z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, niezależnie, czy dotyczy on urlopu bieżącego czy zaległego. Jeżeli firma zatrudnia na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Wartość współczynnika w 2016 roku:
366 dni - (52 niedziele + 53 dni wolne + 9 dni świątecznych) = 252 dni
252 dni / 12 miesięcy = 21,00 → współczynnik ekwiwalentu na rok 2016
Wyliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Pierwszym krokiem jest ustalenie podstawy wynagrodzenia do dalszych obliczeń. Wynagrodzenie stałe uwzględnia się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, w podstawie wymiaru ekwiwalentu zawsze należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia. Zmienne składniki wynagrodzenia (premie, prowizje) uwzględniane są w średniej wysokości z okresu trzech ostatnich miesięcy przed nabyciem prawa do pobrania ekwiwalentu, jeśli ich okresy naliczania nie przekraczały miesiąca. Wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są również w średniej wysokości, ale za okres dwunastu miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
Kolejny krok to obliczenie wartości ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, otrzymany wynik kolejno dzielimy przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin). Ostateczny wynik to wartość ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu.
/>
Ostatnim etapem jest przemnożenie otrzymanego powyżej wyniku przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przepisy prawa pracy nie przewidują konieczności wyrównania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, w związku z tym dopuszczalna jest sytuacja, w której podstawa ekwiwalentu jest niższa od minimalnej płacy. Obliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest jednocześnie podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy.
Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, tego samego dnia ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może narazić go na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty. Pracownik może dochodzić roszczenia o ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w terminie 3 lat od dnia jego wymagalności. Tylko w jednym przypadku pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem. Sytuacja ma miejsce, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Ważne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta z pracownikiem bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.