Pracownik budżetówki powinien w sposób wyczerpujący i niezwłoczny poinformować petenta o tempie prac nad sprawą. Jeśli tego nie robi lub odkłada w czasie, a także popełnia błędy, może się spodziewać skargi. Urzędnika spotka kara, gdy zarzuty się potwierdzą, a doniesienie nie będzie anonimowe.
Czy można żądać kary za przekroczenie terminu
Od ponad dwóch miesięcy nie dostałem odpowiedzi z urzędu na moje pismo związane z zapytaniem o możliwość założenia stadniny w miejscu mojego zamieszkania. Okazało się, że dokumentacja w tej sprawie zaginęła. Czy w takiej sytuacji skarga jest uzasadniona?
TAK
Podobnie jak same skargi, również sprawy kierowane do urzędu powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Z kolei te, które wymagają postępowania wyjaśniającego, muszą być rozstrzygnięte nie później niż w ciągu miesiąca, a szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia w postępowaniu odwoławczym i w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Na brak załatwienia sprawy w terminie można złożyć zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Ten, uznając je za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych wstrzymywania działań, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.
Podstawa prawna
Art. 35–37 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23).
Czy anonim zdecyduje o ukaraniu urzędnika
Byłem w urzędzie zapłacić podatek za wywóz nieczystości. Dodatkowo chciałem się dowiedzieć, czy kiedy wyjeżdżam na wakacje, też muszę wnosić opłatę. Urzędnik był bardzo opryskliwy i powiedział, że jego nie interesuje, czy przebywam w tym domu, czy nie. Mam płacić, i koniec. Bardzo mnie zdenerwowała taka odpowiedź i dlatego postanowiłem po pewnym czasie napisać na niego anonimową skargę. Czy takie doniesienie będzie musiał rozpatrzyć jego przełożony?
NIE
Skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego, pozostawia się bez rozpoznania. Należy pamiętać, że często z treści tych dokumentów nie można należycie ustalić przedmiotu skargi, konieczne są dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienia. W omawianym przypadku bezpośredni przełożony nie ma żadnych podstaw do wyciągania konsekwencji służbowych wobec urzędnika.
Podstawa prawna
Par. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46).
Czy urzędnik może rozpatrywać skargę na szefa
Wniosłem skargę na naczelnika wydziału oświaty, który nie chciał mnie przyjąć i porozmawiać o szkole, do której chodzą moje dzieci. Powiedział, że nie ma na to ochoty ani czasu. Dodał, że zastrzeżenia do funkcjonowania placówki powinienem zgłosić bezpośrednio do dyrektora szkoły. Po kilku tygodniach przyszła odpowiedź podpisana przez jednego z urzędników, z której wynikało, że moje zastrzeżenia są bezzasadne. Czy urząd powinien udzielić odpowiedzi na zażalenie w takim trybie?
NIE
Skarga nie może być rozpatrywana przez osobę, na którą została złożona. Jeśli dotyczy naczelnika, to jej rozpatrzeniem nie mogą zajmować się urzędnicy, którzy pracują w jego wydziale i bezpośrednio mu podlegają. W takiej sytuacji jej rozpatrzeniem powinien się zająć np. sekretarz. Jeśli w tym zakresie byłyby jakiekolwiek wątpliwości, to kierownik jednostki powinien ten dokument zadekretować na odpowiednią osobę, która bez żadnej presji, np. ze strony przełożonego, rzetelnie wyjaśni sprawę.
Podstawa prawna
Par. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46).
Czy zażalenie można wysłać przez internet
Przeprowadziłem się z Anglii do mojego nowego domu w Polsce. Przy tej okazji miałem wiele formalności do załatwienia. Wysłałem do urzędu e-mail z pytaniem o wymeldowanie i zameldowanie w nowym miejscu zamieszkania. Zapytałem też o niezbędne czynności i dokumenty, jakie są w tym celu potrzebne. Okazało się, że urzędnik wprowadził mnie w błąd, bo poinformował, że muszę osobiście stawić się w poprzednim miejscu zamieszkania, aby się wymeldować. Złożyłem na niego skargę drogą elektroniczną, ale zastanawiam się, czy taka forma jest właściwa.
TAK
Formy poskarżenia się na urzędnika mogą być różne. Ważne jest, aby nie robić tego anonimowo. Informacja nadana bez wskazania danych osobowych skarżącego nie może zostać rozpatrzona, a e-mail wysłany ze skrzynki pocztowej, której nie można zidentyfikować, najprawdopodobniej zostanie zignorowany. Tak więc skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Jeśli zażalenie wpłynęło drogą elektroniczną, musi zostać rozpatrzone. Nie ma wymogu podpisu elektronicznego.
Podstawa prawna
Par. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46),
Czy są jeszcze specjalne księgi na wnioski i opinie
Pamiętam, jak w latach 90. można było składać skargi i wnioski do specjalnej księgi. Dziś nie ma chyba takiej formy przekazywania opinii. Zauważyłem tylko, że w niektórych urzędach istnieje możliwość wypełnienia ankiet dotyczących satysfakcji petenta. Czy urzędy mają obowiązek zbierania opinii?
NIE
Koniecznośc posiadania księgi skarg i wniosków obowiązywała w poprzednim ustroju. Obecnie w urzędach najczęściej jest wyznaczona osoba, która przyjmuje zażalenia. W niektórych instytucjach powołane są nawet specjalne wydziały lub departamenty (np. kancelaria premiera). Niemniej jednak, w siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. Prośba o wypełnianie ankiet przez petentów jest indywidualną sprawą urzędu.
Podstawa prawna
Par. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46).
Czy można się poskarżyć do wyższej instancji
Gmina w specjalnej uchwale ograniczyła naszym dzieciom dostęp do obiektów sportowych, a w weekendy jest to praktycznie niemożliwe. Wielokrotnie w tej sprawie interweniowaliśmy u burmistrza i radnych. Czy w takiej sytuacji można złożyć skargę do wojewody?
TAK
W zależności od sprawy do określonych organów przypisane są konkretne instytucje odwoławcze. Na przykład skargę mieszkańców wobec decyzji rady gminy, powiatu i sejmiku województwa należy kierować do wojewody, a w zakresie spraw finansowych – do regionalnej izby obrachunkowej. Z kolei zastrzeżenia wobec wójta, który też jest urzędnikiem i należy do pracowników samorządowych, trzeba kierować do rady gminy.
Podstawa prawna
Art. 229 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23).
Czy urząd może żądać dowodów na popełnienie błędu
Jestem prawnikiem. Otrzymałem z urzędu decyzję administracyjną dotyczącą przyznania mi świadczenia na dzieci z rządowego programu 500 plus. Jest źle napisana i zawiera błędy merytoryczne. Co więcej, przywołane są nieistniejące przepisy. Złożyłem skargę do wójta, a ten domaga się ode mnie dodatkowego uzasadnienia i przyjścia do urzędu. Czy kierownik urzędu ma do tego prawo?
TAK
Urząd, jeśli uzna, że skarga jest niejasna lub nie zawiera właściwych dowodów na winę urzędnika, może wezwać osobę skarżącą. Ma na to siedem dni. Jeśli zainteresowana osoba nie złoży stosownych wyjaśnień, jej sprawa nie będzie rozpatrzona.
Podstawa prawna
Par. 10 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46).
Czy na niechlujstwo urzędnika można się poskarżyć
Urzędnik popełnił kilka błędów przy załatwianiu spraw dla petenta. Dodatkowo często odpowiedzi były niekompletne i trzeba było się o nie upominać. Czy w takich sytuacjach można prosić jego przełożonego o zdyscyplinowanie pracownika?
TAK
Powody złożenia skargi mogą być różne. Przepisy postępowania administracyjnego nie określają zamkniętego katalogu przypadków, w których jest to możliwe. Niemniej, przedmiotem skargi może być zwłaszcza zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Jeśli więc skarga była zasadna, pracownik powinien się spodziewać poniesienia odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Może więc otrzymać od przełożonego odpowiednią karę stosowną do wagi sprawy, np. naganę wraz z wpisem do akt, a dodatkowo zostać pozbawiony okresowej nagrody. Ponadto organ, wyjaśniając wniesioną skargę, np. w zakresie wadliwie wydanej decyzji przez urzędnika, powinien jednocześnie dokonać jej zmiany.
Podstawa prawna
Art. 277 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23).
Czy urząd powinien odpowiedzieć na zarzuty
Napisałem trzy miesiące temu skargę na pracownika samorządowego. Do tej pory nie otrzymałem nawet pisma ze zwykłymi przeprosinami, że nie wspomnę o poinformowaniu mnie o finale całej sprawy. Czy urząd ma obowiązek powiadomić skarżącego o rozstrzygnięciu?
TAK
Skarga powinna być rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli rozpatrzenie wymaga zebrania dodatkowych materiałów, termin może ulec wydłużeniu. Jeżeli jednak tak się stanie, urząd powinien zawiadomić interesanta o powodach opóźnienia i podać nową datę jej załatwienia. Tym bardziej musi to zrobić, jeśli sprawa została rozstrzygnięta. Zawiadomienie powinno zawierać m.in. oznaczenie organu, od którego pochodzi, i wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona. Ponadto pod odpowiedzią powinien znajdować się podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego urzędnika upoważnionego do jej załatwienia. Z kolei zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać dodatkowo tzw. uzasadnienie faktyczne i prawne. Jeśli osoba, do której trafiła odpowiedź z urzędu na skargę, jest z niej niezadowolona, może ją złożyć ponownie.
Podstawa prawna
Art. 238 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23).
