Pracodawca, nasz wielki brat. Wie o nas wszystko

Szef wie o długach, alimentach, chorobach, a nawet o wyznaniu lub kontaktach towarzyskich pracowników.

W rankingu zdarzeń, które potrafią zirytować każdego, wysokie miejsce zająłby poranny telefon od telemarketerki, która zachęca do otwarcia konta w banku czy kupna garnków. Najczęściej zadajemy sobie wówczas pytanie: skąd do licha ma ona nasz numer komórkowy? W przypadku posiadacza służbowego telefonu odpowiedź bywa prosta: sprzedawca usług mógł go dostać np. od poprzedniego użytkownika komórki albo od samego pracodawcy, który zgodził się na udostępnienie firmowych numerów do celów marketingowych.

Większość zatrudnionych, którzy na co dzień nie zastanawiają się nad tym, co o nich wie ich szef, zdziwi się jeszcze bardziej, gdy uświadomi sobie, że numer telefonu to zaledwie wierzchołek góry lodowej i – co trzeba dodać – jedna z bardziej niewinnych informacji, jakie może o nich zdobyć pracodawca. Bez wysiłku, często wręcz z nakazu prawa firma dowiaduje się m.in. o tym, czy podwładny ma dzieci, czy jego współmałżonek pracuje, jaki jest dochód jego rodziny, czy ma długi lub czy musi płacić alimenty, jak często on lub członkowie jego rodziny chorują (zdarza się, że wie także, o jakie dolegliwości chodzi), jak stracił poprzedni etat, jakiego jest wyznania lub jaki ma stosunek do religii.

Do pozyskiwania kolejnych danych przyczyniają się sami zatrudnieni. Jeśli pracownik korzysta ze służbowego sprzętu (telefonu, komputera, skrzynki pocztowej) i nie przejmuje się zbytnio ochroną informacji o sobie, firma wie, do kogo najczęściej dzwoni, pisze e-maile (niekoniecznie w służbowych sprawach), jakie strony internetowe najczęściej odwiedza, a nawet gdzie przebywa. Jeśli zaś zatrudniony w ogóle nie interesuje się tym, jakie dane o sobie przekazuje np. w serwisach społecznościowych, firma może w praktyce zdobyć wszelkie informacje dotyczące jego osobistego życia, począwszy od tego, gdzie jeździ na wakacje, a skończywszy na tym, z kim pije wódkę.

Miękkie prawo

Teoretycznie zakres informacji, jakie o pracowniku może pozyskać zatrudniający, jest bardzo ograniczony. Zgodnie z art. 22¹ kodeksu pracy firma może żądać od kandydata do pracy podania imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Od pracującej już osoby firma może dodatkowo żądać numeru PESEL oraz innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci zatrudnionego, jeżeli ich podanie jest konieczne np. do uzyskania finansowej pomocy od pracodawcy. Innych informacji firma może żądać, tylko jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z odrębnych przepisów.

– I właśnie szczegółowe regulacje demontują ten kodeksowy zakaz pozyskiwania szerokich danych – wskazuje Grzegorz Orłowski, radca prawny w kancelarii Orłowski Patulski Walczak. Prawdziwą kopalnią wiedzy dla firmy są na przykład szczegółowe dane, jakich pracodawca może żądać od kandydata do zatrudnienia. Wskazuje je rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Osoby zainteresowane podjęciem pracy muszą np. przedstawić firmie świadectwa pracy od poprzedniego zatrudniającego. Dzięki niemu szef dowiaduje się np., czy i jak długo podwładny korzystał z urlopów bezpłatnych oraz tych związanych z rodzicielstwem (a więc czy ma dzieci), ze zwolnień lekarskich (z tych wydanych już w trakcie zatrudnienia może zyskać informację o rodzaju schorzenia podwładnego – po specjalizacji lekarza wydającego lub kodzie choroby). Świadectwo wskazuje także, czy zatrudniony odbywał służbę wojskową oraz w jaki sposób zakończyło się jego poprzednie zatrudnienie (np. czy wypowiedziano mu umowę, czy też zwolniono go dyscyplinarnie).

Co istotne, umożliwia ono także – w ograniczonym zakresie – zapoznanie się z dotychczasową sytuacją finansową danej osoby. Zawiera bowiem informację o tym, czy w trakcie zatrudnienia w poprzedniej firmie komornik zajął jej pensję (wpisana jest nawet wysokość zajętej kwoty, dane komornika i numer sprawy egzekucyjnej) lub czy jest ona wierzycielem poprzedniego pracodawcy (jeśli zatrudniający nie wypłacił jej np. części należnego wynagrodzenia). W aktualnej sytuacji finansów pracownika firma też zresztą orientuje się doskonale. Zna wysokość jego wynagrodzenia, ale wie też, czy płaci alimenty lub czy ma długi (sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych są bowiem potrącane z pensji).

Wiele informacji można wyczytać także z dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, a więc np. świadectwa dojrzałości, dyplomu ukończenia szkoły zawodowej lub studiów. Dzięki temu firma może się dowiedzieć np., czy zatrudniony uczęszczał na zajęcia z religii (pośrednio dowiaduje się więc o jego stosunku do wyznania), jak oceniano jego zachowanie, z jakimi przedmiotami nie radził sobie w szkole (ma predyspozycje do nauk ścisłych czy humanistycznych; jak oceniono jego znajomość języków obcych), a jakie wybierał w trakcie studiów. Z kolei informacja o tym, czy ma prawo jazdy, może być zawarta w kwestionariuszu osobowym. – Często sami kandydaci w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej podają niewymagane przepisami informacje, aby zwiększyć swoje szanse na otrzymanie etatu – wskazuje Piotr Wojciechowski, adwokat z Kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

Zdarza się, że także pracodawcy w trakcie rekrutacji zadają pytania, które nie powinny paść. Chodzi np. o plany rodzicielskie (zwłaszcza w przypadku kobiet – może być to podstawa zarzutu o dyskryminację ze względu na płeć). Zdarza się też, że jednym z elementów rekrutacji jest test psychologiczny. Na jego podstawie firma nierzadko zdobywa więcej informacji o predyspozycjach lub cechach charakterologicznych kandydata, niż uzasadnia to rodzaj pracy, jaki ma on wykonywać. Oczywiście kandydat ma prawo odmówić odpowiedzi na kontrowersyjne pytania lub zaliczenia testu. Ale etatu wówczas raczej nie otrzyma.

Firmy często radzą sobie także z innymi obostrzeniami dotyczącymi danych osobowych – zwłaszcza tymi, które wydają się zbyt rygorystyczne. – Pewna firma outsourcingowa miała otrzymać duże zlecenie od klienta, ale pod warunkiem, że jej pracownicy przedstawią zaświadczenia o niekaralności. Krajowe przepisy ograniczają jednak taką możliwość jedynie do profesji wskazanych w przepisach, np. funkcjonariuszy służb mundurowych lub nauczycieli. Ostatecznie zatrudnieni przekazywali zaświadczenia nie pracodawcy, ale klientowi, który jest przecież dla nich osobą trzecią – wskazuje prof. Arkadiusz Sobczyk z Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Trudno jednocześnie nie zauważyć, że pozyskiwanie większości informacji zdobywanych w trakcie rekrutacji jest jednak uzasadnione. Pracodawca musi zyskać wiedzę, na podstawie której podejmie się oceny przydatności kandydatów do pracy. – Istotne jest jednak to, w jakim celu firma pozyskuje informacje: czy tylko aby zrealizować wymóg przewidziany przepisami, czy też aby podejmować inne decyzje. Ciekawość szefa może mieć różne uzasadnienie. Przecież np. problemy osobiste lub zajęcie połowy pensji przez komornika może zniechęcać daną osobę do pracy – wskazuje Grzegorz Orłowski.

Coś za coś

W praktyce pracodawcy zyskują także dodatkowe dane o pracownikach, jeśli ci starają się o specjalne uprawnienia pracownicze. W ten sposób firma może się np. dowiedzieć, czy zatrudnia osoby o wyznaniu innym niż rzymskokatolickie. Zgodnie z art. 42 ustawy o gwarancjach wolności sumienia i wyznania osoby należące do kościołów i innych związków wyznaniowych, których święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, mogą na własną prośbę uzyskać zwolnienie od wykonywania obowiązków na czas niezbędny do obchodzenia tych świąt. Zatem jeśli zatrudniony złoży wniosek o wolne w czasie, gdy np. Boże Narodzenie obchodzą wyznawcy prawosławia, pracodawca będzie miał pewność, że takie jest wyznanie jego podwładnego. Przykładów jest więcej.

– Wśród ekspertów znane jest powiedzenie, że jeśli chcesz się dowiedzieć czegoś więcej o zatrudnionych, załóż zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Pracodawca musi uzależniać przyznanie świadczeń dla zatrudnionych z tego źródła od ich sytuacji socjalnej. Musi więc taką sytuację poznać – mówi Grzegorz Orłowski.

W ten sposób pracodawca dowiaduje się szczegółów o rodzinie zatrudnionego (z kim prowadzi wspólne gospodarstwo domowe) i jej dochodach. Przy czym może żądać dokumentów potwierdzających takie informacje. – W jednej firmie o zapomogę z ZFŚS wystąpił dobrze zarabiający pracownik. Wzbudziło to konsternację pracodawcy, więc zażądał wyjaśnienia i uzasadnienia udzielenia pomocy. Zatrudniony przedstawił dokumenty potwierdzające ciężką chorobę żony oraz konieczność kosztownej kuracji. Firma poznała więc bardzo wrażliwe dane, na dodatek nie o pracowniku, ale członku jego rodziny – podkreśla Grzegorz Orłowski.

Eksperci zgodnie jednak podkreślają, że także w tym przypadku pozyskiwanie danych jest zasadne. – Pracodawca musi w jakiś sposób weryfikować to, czy danej osobie należy się pomoc z ZFŚS. Jeśli ubiega się ona o takie wsparcie, to musi się liczyć z koniecznością przekazania danych. Zanim obowiązywał przepis dopuszczający możliwość poznania dochodów współmałżonka swojego pracownika, często zdarzały się przypadki wyłudzania świadczeń – tłumaczy dr Magdalena Rycak, prodziekan Uczelni Łazarskiego, ekspert prawa pracy.

Bez zgłoszenia odpowiednich informacji pracownicy nie mogą korzystać także ze szczególnych uprawnień związkowych. Organizacja zakładowa musi wskazać osobę, która reprezentuje związek wobec pracodawcy, aby mogła ona zyskać ochronę przed zwolnieniem lub pogorszeniem warunków pracy. Podobnie pracodawca, na pisemny wniosek organizacji i za zgodą pracownika, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia tego ostatniego składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości i przekazywać ją na konto związku. To rozwiązanie wygodne dla zakładowej organizacji – nie musi się martwić o ściągalność opłat na działalność. Ale jednocześnie przez takie rozwiązanie pracodawca zyskuje wiedzę o tym, kto jest związkowcem.

Niech żyje swoboda

Nieprzebranym źródłem wiedzy o pracownikach może być też służbowy sprzęt, czyli np. telefon lub elektroniczna skrzynka pocztowa. Wszystko zależy od tego, w jakich celach wykorzystują je podwładni. Jeśli dzwonią lub e-mailują jedynie w sprawach służbowych, to firma sprawdzając sposób użytkowania sprzętu, może jedynie zweryfikować to, jak wykonują obowiązki. Jeśli jednak – a staje się to normą – wykorzystują wspomniane narzędzia także do celów prywatnych, wówczas muszą się liczyć z tym, że szef zyska dodatkową wiedzę o nich. Nawet jeżeli będzie przestrzegał prawa zatrudnionych do prywatności (czyli np. nie będzie zapoznawał się z treścią prywatnych e-maili wysłanych ze służbowej skrzynki), i tak może dowiedzieć się np., jakie strony internetowe, niezwiązane z wykonywanymi obowiązkami, odwiedza pracownik lub na jaki adres wysyła codziennie po kilkanaście prywatnych e-maili. Co więcej, pracodawca może nawet sprawdzać, jak zatrudniony wykonuje obowiązki w firmie (na podstawie monitoringu zainstalowanego w zakładzie) lub gdzie obecnie przebywa osoba, która świadczy obowiązki poza siedzibą firmy. – Jeśli np. korzysta ze służbowego samochodu, firma ma prawo kontrolować jego użytkowanie za pośrednictwem systemu GPS – wskazuje prof. Arkadiusz Sobczyk.

Oczywiście zakres pozyskiwania tego typu informacji nie jest nieograniczony – monitoring pracy zatrudnionego musi być uzasadniony ważnym celem i być adekwatny (np. w przypadku sprawdzania poczty lub pracy na komputerze celem może być chęć ochrony przed kradzieżą baz danych, informacji poufnych lub know-how). Dodatkowo trzeba uprzedzić zatrudnionego o tym, że taka kontrola będzie przeprowadzana (zdaniem niektórych ekspertów konieczna jest zgoda pracowników na takie działania). Firmy muszą o tym pamiętać, bo pracownicy najczęściej dopiero po utracie etatu przypominają sobie o ochronie swojej prywatności. – Właściciel sklepu zwolnił pracownicę za kradzież udokumentowaną nagraniem z monitoringu. Była kasjerka domagała się od niego przed sądem zadośćuczynienia z tytułu naruszenia dóbr osobistych – jej wizerunku. Przegrała, ale zmusiła firmę do prowadzenia sporu i poświęcenia czasu na nią – mówi Grzegorz Orłowski.

Wykorzystywanie służbowego sprzętu do celów prywatnych to niejedyny przypadek, gdy z własnej woli – a często braku wyobraźni – zatrudnieni przekazują firmie dodatkowe dane o sobie. Podobnie jest z aktywnością na serwisach społecznościowych. Nie wszyscy pracownicy zdają sobie sprawę, że to doskonałe źródło wiedzy dla pracodawców, z którego coraz powszechniej korzystają. Zyskują informację o życiu osobistym, zainteresowaniach, kontaktach swoich podwładnych. – Trudno uniknąć przekazywania takich informacji w internecie, zwłaszcza że np. zdjęcia pracownika może zamieszczać nie on sam, ale osoby trzecie. Jednak zdarza się, że sami zatrudnieni wykazują totalny brak wyobraźni i zamieszczają na portalach informacje, które mogą dla nich mieć negatywne skutki – podkreśla prof. Arkadiusz Sobczyk.

Wskazuje, że do sądów trafiają sprawy osób, które zostały zwolnione z powodu zamieszczania w serwisach społecznościowych niewybrednych komentarzy na temat swoich pracodawców. Zdarza się też, że np. pracownik przebywający oficjalnie na zwolnieniu lekarskim zamieszcza na nich zdjęcia z odbywanych właśnie zagranicznych podróży. Grzegorz Orłowski z kolei podaje przykład kandydata do pracy, który na swoim koncie na portalu internetowym zamieścił instrukcję wyłudzania zwolnień od lekarza. – Nietrudno się domyślić, że etatu nie otrzymał – dodaje.

Picie alkoholu w pracy: Nawet zgoda szefa skończy się zwolnieniem dyscyplinarnym

Rozsądek przede wszystkim

Choć zakres danych, jakie pracodawca może pozyskać o pracowniku, jest szokująco szeroki, to jednak w praktyce trudno sobie wyobrazić istotne ograniczenie dostępu do nich. – Na pewno można jednak z większą rozwagą tworzyć przepisy prawa pracy. Przy wprowadzaniu zmian należy uwzględniać ochronę danych osobowych i tak konstruować nowe rozwiązania, aby nie rozszerzać dostępu firm do wrażliwych informacji – wskazuje Piotr Wojciechowski.

Eksperci podkreślają też, że należy zlikwidować luki w prawie, które teraz powodują wątpliwości (również w kontekście informacji, jakie można pozyskiwać o pracowniku). – Dobrym rozwiązaniem byłoby uregulowanie zasad i zakresu monitoringu w miejscu pracy. Takich przepisów nie ma, a stanowiska i interpretacje dotyczące np. tego, jakie informacje o pracowniku można w ten sposób pozyskiwać, są sprzeczne – tłumaczy dr Magdalena Rycak.

Skuteczne byłyby też inne zmiany, ale wiązałyby się z wydatkami publicznymi. – Dostęp do informacji o pracowniku jest tym szerszy, im częściej państwo przerzuca na pracodawcę obowiązki socjalne – gdyby firma nie musiała płacić za pierwsze 33 dni choroby pracownika, tylko od razu robiłby to ZUS, nie musiałaby ona pozyskiwać informacji o zwolnieniach lekarskich podwładnego. Tego typu dane przetwarzałby tylko organ rentowy. Takie zmiany są możliwe, ale byłyby kosztowne – podkreśla Grzegorz Orłowski.

Już teraz, bez konieczności żadnych zmian w prawie, pracownicy mogą jednak sami zadbać o ochronę swojej prywatności przed ciekawskim okiem szefa. – Jeśli firma pozyskuje zbyt wiele informacji, pracownik może zgłosić taki przypadek do generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Pracodawca nie może bowiem przetwarzać więcej danych, niż jest potrzebne do realizacji przewidzianego prawem obowiązku – wyjaśnia dr Magdalena Rycak. Jej zdaniem zatrudnieni powinni też zachować zdrowy rozsądek i zastanowić się dwa razy, zanim umieszczą jakąś informację o sobie w internecie, przekażą ją bezpośrednio pracodawcy lub wykorzystają służbowy sprzęt do celów prywatnych.

Zatem zamiast irytować się, że jakaś firma handlowa zna nasz numer komórki, warto samemu ograniczać dostęp do danych temu przedsiębiorcy, który nas zatrudnia. Bo on wie o podwładnym więcej niż jakikolwiek bank lub sprzedawca, a czasem nawet niż jego własna żona.