Z pierwszym dniem miesiąca zatrudniliśmy pracownika wynagradzanego stałą stawką miesięczną 3600 zł, który już w pierwszym miesiącu zatrudnienia wystąpił z wnioskiem o udzielenie mu 5 dni urlopu wypoczynkowego, na co pracodawca wyraził zgodę. Załóżmy, że w danym miesiącu było do przepracowania 160 godz., zatem pracownik przepracował 120 godzin. Ponadto w tym samym miesiącu pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej, za którą otrzymał wynagrodzenie. Dodatkowo otrzymał premię regulaminową miesięczną, uzależnioną od efektów jego pracy w całym czasie przepracowanym, w kwocie 760 zł. Zgodnie z obowiązującym w spółce układem zbiorowym pracy wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane ostatniego dnia tego miesiąca. W jaki sposób powinniśmy ustalić wynagrodzenie za 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego dla pracownika, skoro w okresie 3 miesięcy poprzedzających sierpień nie uzyskał on żadnego wynagrodzenia?
ikona lupy />
Aldona Salamon specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych / Dziennik Gazeta Prawna
ODPOWIEDŹ
Ponieważ państwa pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a w miesiącach poprzedzających miesiąc rozpoczęcia pracy nie miał możliwości ich uzyskania z powodu niepozostawania w zatrudnieniu, to zasadnym rozwiązaniem będzie wyliczenie części wynagrodzenia urlopowego wynikającego ze zmiennych składników wynagrodzenia na podstawie składników wypłaconych za ten miesiąc.
Za okres krótszy
Za czas urlopu wypoczynkowego co do zasady pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kodeku pracy; dalej: k.p.). Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu zostały określone przez ministra pracy i polityki socjalnej w rozporządzeniu urlopowym. Stosownie do par. 6 wynagrodzenie za urlop ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem świadczeń wymienionych we wskazanym paragrafie. W efekcie składnikami uwzględnianymi w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy są przede wszystkim:
● wynagrodzenie za pracę (określone stałą stawką miesięczną, godzinowo, akordowo lub prowizyjnie),
● wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
● dodatek za pracę w porze nocnej,
● inne dodatki związane z pracą (np. dodatek za pracę w warunkach szkodliwych czy uciążliwych dla zdrowia),
● premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym.
Obliczając wynagrodzenie za urlop, nie należy natomiast uwzględniać premii uznaniowej. Pogląd ten potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lipca 2000 r. (sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77), stwierdzając, iż „tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego”.
Składniki wynagrodzenia przysługujące w stałej miesięcznej wysokości (w omawianej sytuacji stała stawka miesięczna) uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (par. 7 rozporządzenia urlopowego).
Kwestią wyłącznie techniczną, uzależnioną od decyzji pracodawcy, jest sposób wykazywania na liście płac stałych składników wynagrodzenia w miesiącu, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Składniki te bowiem mogą być dzielone na część za pracę i za urlop lub wykazywane w jednej pozycji na liście płac w pełnej kwocie bez takiego podziału. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (w omawianej sytuacji normalne wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową, dodatek za pracę w porze nocnej oraz premia regulaminowa miesięczna) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub w odpowiednio dłuższym okresie – maksymalnie 12-miesięcznym, jeżeli wysokość tych składników ulega znacznemu wahaniu (par. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia urlopowego).

Pierwsza praca - formalności krok po kroku >>>

Suma zmiennych składników wynagrodzenia, wypłaconych co do zasady w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (biorąc pod uwagę miesiące, w których pracownik przepracował choćby jeden dzień), stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. W praktyce nie zawsze jest jednak możliwe ustalenie wynagrodzenia urlopowego na podstawie zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających. Zdarza się bowiem, że przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego pracownik otrzymał wynagrodzenie określone w par. 8 rozporządzenia (zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc) za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. W takiej sytuacji podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (par. 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Chodzi o sytuacje, kiedy okres zatrudnienia pracownika jest krótszy niż wymagany, a co za tym idzie nie ma możliwości ustalenia wynagrodzenia z trzech miesięcy. Wówczas w zależności od okresu zatrudnienia podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się na podstawie zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie jednego czy dwóch miesięcy poprzedzających.
Brak regulacji
W przepisach rozporządzenia urlopowego nie uregulowano wprost zasady ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w sytuacji, gdy pracodawca nie może uwzględnić zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie poprzedzającym miesiąc rozpoczęcia urlopu z tego powodu, że pracownik nie pozostawał w zatrudnieniu i nie zostało mu wypłacone żadne wynagrodzenie. W takiej sytuacji, kierując się nadrzędną zasadą w zakresie ustalania wynagrodzenia urlopowego, stanowiącą, iż za czas urlopu pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował, zasadne jest w omawianych okolicznościach zastosowanie par. 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop wbrew jego woli >>>

Przepis ten stanowi, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Inaczej ujmując, w celu obliczenia wynagrodzenia za takie okresy, jak np. urlop okolicznościowy, urlop szkoleniowy, opieka nad dzieckiem w wieku do lat 14, stosuje się analogiczne zasady, jak te obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z uwzględnieniem jednej tylko różnicy – zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnia się z danego miesiąca. Odnosząc się do powyższego, wynagrodzenie ze zmiennych składników wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy wykorzystywany przez pracownika w pierwszym miesiącu zatrudnienia obliczyć należy:
Krok 1. Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego poprzez zsumowanie zmiennych składników wynagrodzenia z tego miesiąca (normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, dodatek nocny, premię regulaminową).
Krok 2. Dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w tym miesiącu, tj. w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.
Krok 3. Mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin urlopowych, tj. przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem, gdyby z urlopu nie korzystał.
Szczegółowe wyliczenia
Odnosząc się do sytuacji opisanej przez czytelnika, przyjmijmy założenie, że na liście płac pracodawca nie dokonuje podziału stałych składników wynagrodzenia na część za pracę i za urlop. W opisanym przypadku zobowiązany jest ustalić i wypłacić uzupełniające wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników wynagrodzenia. Wartość tego wynagrodzenia wyniesie 435,20 zł, co wynika z wyliczenia:
● 1479,40 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego: 360 zł + 90 zł + 135 zł + 134,40 zł + 760,00 zł),
● 1479,40 zł : 136 (liczba godz. przepracowanych w sierpniu: 120 + 4 + 12) = 10,88 zł (stawka uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego za 1 godzinę urlopu),
● 10,88 zł x 40 godz. = 435,20 zł .
Katalog świadczeń
1 Liczba dni nominalnych 20
2 Liczba godzin nominalnych 160
3 Liczba godzin przepracowanych w nominale 120
4 Liczba godzin urlopu wypoczynkowego 40
5 Liczba godzin nadliczbowych – 100 proc. 4
6 Liczba godzin nadliczbowych – 50 proc. 12
7 Liczba godzin nocnych 64
8 Wynagrodzenie zasadnicze z umowy 3600,00 zł
9 Wynagrodzenie normalne za pracę w godzinach nadliczbowych 360,00 zł
10 Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych – 100 proc. 90,00 zł
11 Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych – 50 proc. 135,00 zł
12 Dodatek za pracę w porze nocnej (z minimalnego) 134,40 zł
13 Premia regulaminowa miesięczna 760,00 zł
Lista płac (poz. 1–7 jak w katalogu świadczeń)
8 Wynagrodzenie zasadnicze z umowy o pracę 3600,00 zł
9 Wynagrodzenie normalne za pracę w godzinach nadliczbowych: (poz. 8 : poz. 2) x (poz. 5 + poz. 6) 360,00 zł
10 Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych – 100 proc.: (poz. 8 : poz. 2) x poz. 5 90,00 zł
11 Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych – 50 proc.: [(poz. 8 : poz. 2) x 50 proc.] x poz. 6 135,00 zł
12 Dodatek za pracę w porze nocnej (z minimalnego): 1680 zł : poz. 2 x 20 proc. 134,40 zł
13 Premia regulaminowa miesięczna 760,00 zł
14 Uzupełniające wynagrodzenie urlopowe: [(suma poz. 9–13) : (poz. 3 + 5 + 6)] x poz. 4 435,20 zł
15 Płaca brutto: suma poz. 8–14 5514,60 zł
16 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe: poz. 15 5514,60 zł
17 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe: poz. 15 5514,60 zł
18 Składka na ubezp. emerytalne pracownik – 9,76 proc.: poz. 16 x 9,76 proc. 538,22 zł
19 Składka na ubezp. rentowe pracownik – 1,5 proc.: poz. 16 x 1,5 proc. 82,72 zł
20 Składka na ubezp. chorobowe pracownik – 2,45 proc.: poz. 17 x 2,45 proc. 135,11 zł
21 Razem ZUS pracownik (13,71 proc.): suma poz. 18–20 756,05 zł
22 Przychód: poz. 15 5514,60 zł
23 Koszty uzyskania przychodu (111,25 zł ) 111,25 zł
24 Ulga podatkowa (46,33 zł ) 46,33 zł
25 Podstawa opodatkowania: poz. 22 – poz. 21 – poz. 23 po zaokrągleniu do pełnych złotych 4647,00 zł
26 Podstawa wymiaru składki zdrowotnej: poz. 16 – poz. 21 4758,55 zł
27 Zaliczka na podatek dochodowy – 18 proc.: poz. 25 x 18 proc. – poz. 24 790,13 zł
28 Składka zdrowotna 7,75 proc. – do odliczenia z podatku: poz. 26 x 7,75 proc. 368,79 zł
29 Składka zdrowotna 9 proc. – do przekazania do ZUS: poz. 26 x 9 proc. 428,27 zł
30 Podatek do US: poz. 27 – poz. 28 po zaokrągleniu do pełnych złotych 421,00 zł
31 Wynagrodzenie netto: poz. 15 – poz. 21 – poz. 29 – poz. 30 3909,28 zł
Podstawa prawna
Art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Par. 6–11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).