Kodeks pracy wskazuje wyraźnie, że długość urlopu wypoczynkowego jest zależna od okresu zatrudnienia, do którego wlicza się wszystkie okresy z poprzednich miejsc pracy, nawet jeżeli pomiędzy nimi były przerwy w zatrudnieniu. Nie liczy się także to, w jaki sposób poprzednie stosunki pracy zostały zakończone (na przykład nie jest ważne, czy nastąpiło to z winy pracownika).

Podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego (pełen etat) wynosi:

• 20 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Przy czym, gdy pracownik wykorzysta już cały urlop, prawo do kolejnego urlopu nabywa w momencie rozpoczęcia kolejnego roku kalendarzowego.

Wykształcenie wlicza się do urlopu

Obliczając wymiar stażu pracy dolicza się także udokumentowany okres nauki (bez względu, czy było to tryb dzienny, wieczorowy czy zaoczny), nie uwzględnia się jednak powtarzanych lat. Szkoła musi być ukończona, a liczba doliczanych lat różni się w zależności od rodzaju szkoły. I tak w przypadku:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,

• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,

• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,

• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,

• szkoły policealnej - 6 lat,

• szkoły wyższej - 8 lat (także licencjat).

Lat nauki się nie sumuje.

Pierwsza praca i pierwszy urlop

Sytuacja komplikuje się, jeżeli pracownik jest zatrudniony po raz pierwszy lub pracuje w niepełnym wymiarze godzin. Ogólnie przyjmuje się zasadę, że jeden miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 urlopu przysługującego danemu pracownikowi (czyli w przypadku 20 dni będzie 1,6 dnia, a 26 dni – 2,2 dnia). Niepełny dzień zaokrągla się w górę, ale w skali roku nie może zostać przekroczony pełny wymiar, czyli 20 lub 26 dni.

Jeżeli pracownik podjął właśnie swoją pierwsza pracę, to urlop wypoczynkowy przysługuje mu po upływie każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po roku. Ponieważ jego łączny okres zatrudnienia nie przekroczył jeszcze 10 lat, po 30 dniach pracy przysługuje mu więc 1,6 dnia odpoczynku (1/12 z 20 dni), po zaokrągleniu 2 dni.

Inaczej oblicza się jednak liczbę wolnych dni w zależności o tego, czy pracownik rozpoczął pracę z pierwszym dniem miesiąca, czy w jego trakcie. Jeśli pracownik podejmuje pracę:

• z pierwszym dniem miesiąca, to nabywa prawo do urlopu w ostatnim jego dniu, na przykład pracownik zatrudniony 1 stycznia 2014 roku ma prawo do urlopu 31 stycznia 2014 roku,

• w trakcie miesiąca, to miesiąc pracy upływa z końcem dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, a pracownik nabywa urlop datowany na dzień poprzedzający nawiązanie stosunku pracy - na przykład pracownik zatrudniony 15 kwietnia 2014 roku nabywa prawo do urlopu 14 maja 2014 roku.

Ponadto nowy pracownik ma wprawdzie do wykorzystania 20 dni, jednak są one naliczane proporcjonalnie do upływających miesięcy (tzn. po 5 miesiącach pracy nie może wziąć więcej niż 5/12 urlopu). Także jeżeli dana osoba pierwszą pracę rozpocznie na przykład w kwietniu, to do końca roku kalendarzowego może wykorzystać 9/12 urlopu, czyli 15 dni.

Natomiast dni przepracowane u jednego pracodawcy, które nie uprawniają pracownika do urlopu, przechodzą do kolejnego pracodawcy. Dla przykładu: dana osoba w jednej firmie pracowała 14 dni, które nie dają jej prawa do urlopu, a po upływie tych 14 dni zmieniła pracę i wtedy zyska prawo do urlopu po upływie kolejnych 16 dni.

W każdym następnym roku kalendarzowym pracownik nabywa prawo do pełnego wymiaru urlopu, bez względu na to, ile przepracował miesięcy w swoim pierwszym roku pracy zawodowej.

Niepełny etat

W przypadku osób zatrudnionych na niepełnym etacie wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do liczby dni przepracowanych przez danego pracownika, biorąc za podstawę ich ilość przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze, zaokrąglając przy tym niepełne dni urlopu w górę do pełnych.

Dla przykładu osobie zatrudnionej na 3/4 etatu, z okresem zatrudnienia dłuższym niż 10 lat, przysługuje co roku 3/4 z 26 dni urlopu – czyli 19,5 (po zaokrągleniu 20) dni urlopu.

Natomiast w przypadku zmiany czasu pracy z niepełnego etatu na pełny stosuje się dwa niezależne obliczenia, które następnie się sumuje.

Urlop proporcjonalny

Taka zmiana może się zdarzyć na przykład, gdy pracownik w ciągu roku zmienił pracodawcę. Kodeks pracy szczegółowo reguluje sytuację tego typu, wskazując, iż u dotychczasowego pracodawcy pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do tego, co przepracował u niego (chyba, że wykorzystał urlop wcześniej).

Natomiast u nowego pracodawcy:

• jeśli pracownik jest zatrudniony nie krócej niż do końca roku kalendarzowego – przysługuje mu proporcjonalnie tyle urlopu, ile zostało mu do końca roku; inaczej mówiąc - musi wykorzystać resztę urlopu, która mu pozostała;

• jeśli pracowni jest zatrudniony krócej niż do końca roku kalendarzowego – proporcjonalnie tyle, ile na ten okres przypada.

Ogólna zasada jest taka, że wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może być krótszy niż wynika to z okresu przepracowanego u obu pracodawców. Jeśli więc zdarzyło się, że pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy więcej urlopu niż wypadałoby z proporcjonalnych wyliczeń – u kolejnego pracodawcy ma po prostu mniej urlopu.

Dla przykładu: danej osobie przysługuje 26 dni urlopu, a w jednym miejscu pracy pracuje do 30 września. U jednego pracodawcy ma więc prawo do 9/12 urlopu – po zaokrągleniu 20 dni, które powinna wykorzystać do 30 września. Od 1 października osoba ta podpisuje umowę na czas nieokreślony w innej firmie i nabywa ma do wykorzystania pozostałych 6 dni urlopu lub zostaje zatrudniona na umowę na 2 miesiące (do końca listopada) i wtedy może wykorzystać 2/12 urlopu, czyli 5 dni.

Zazwyczaj pracownicy w okresie wypowiedzenia wykorzystują pozostałe im dni urlopu, jednak jeżeli tak się nie stanie i pracują do ostatniego dnia wypowiedzenia, „stary” pracodawca musi wypłacić im ekwiwalent pieniężny za pozostałe im wolne dni. 

Zasadę proporcjonalności stosuje się także w przypadku pracowników powracających w ciągu tego samego roku kalendarzowego do pracy u dotychczasowego pracodawcy po trwającym co najmniej jeden miesiąc: urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, okresie trwania służby wojskowej lub ćwiczeń wojskowych, okresie tymczasowego aresztowania lub odbywaniu kary pozbawienia wolności oraz po nieuzasadnionej nieobecności w pracy.

Na koniec trzeba zaznaczyć, że prawo do urlopu wypoczynkowego jest podmiotowym prawem o charakterze osobistym, prawodawca musi mu więc go udzielić. Na pracodawcy ciąży również obowiązek dokładnego wyliczenia dni wolnych pracownika - w przypadku pomyłki bowiem ten może zawalczyć o wolne dni na drodze sądowej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14).