Obie instytucje mają współpracować przy sprawdzaniu, czy kamery i systemy kontroli korespondencji działają w firmie zgodnie z przepisami. Jeżeli nie, to odpowiedzialność może być zarówno z kodeksu pracy, jak i z RODO.
Kwestie związane z monitoringiem w zakładzie pracy – zarówno wizyjnym, jak i poczty elektronicznej pracowników – są obecnie uregulowane w art. 222 oraz 223 kodeksu pracy (k.p.). Przepisy te z dniem 25 maja b.r. wprowadziła ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. poz. 1000; dalej: u.o.d.o.), która przystosowuje polskie regulacje do przepisów RODO – unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.; Dz.Urz.UE L 119 z 4 maja 2016 r.). Zatem od 25 maja – w związku z wprowadzeniem ww. przepisów do k.p. – regulacja monitoringu stała się częścią prawa pracy. Równocześnie jednak wchodzi ona w zakres przepisów o ochronie danych osobowych. Pojawia się więc pytanie, kto ma kontrolować przestrzeganie przepisów o monitoringu i w jakim zakresie. Bo jak się okazuje, uprawnienie do tego wynika zarówno z k.p., jak i u.o.d.o.
Wprost z ustawy
Naturalnym wydaje się, że kwestie związane z monitoringiem powinni kontrolować pracownicy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) – w imieniu prezesa tego urzędu. Podstawę do tego dają art. 34, 60 i 78 u.o.d.o. Wynika z nich, że organem właściwym w sprawie ochrony danych osobowych jest prezes UODO, a także że to on przeprowadza kontrolę przestrzegania przepisów o ochronie danych oraz prowadzi postępowanie w sprawie ich naruszenia. Z drugiej jednak strony prawo do kontroli monitoringu wchodzi w zakres uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy. Z art. 184 k.p. i art. 10 ustawy o PIP (z 13 kwietnia 2007 r.; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 623) wynika bowiem, że to właśnie ta instytucja sprawuje nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy – a więc również zamieszczonych w k.p. regulacji dotyczących monitoringu. – Zarówno prezes UODO, jak i Państwowa Inspekcja Pracy są uprawnione do prowadzenia spraw z zakresu monitoringu pracowników zgodnie ze swoimi uprawnieniami – potwierdza Agnieszka Świątek-Druś, rzecznik prasowy UODO.
Dwie czy jedna
Czy pracodawcy powinni więc obawiać się, że kontrolę monitoringu będą przeprowadzały jednocześnie obie instytucje – PIP i UODO? – W ramach dotychczasowej współpracy obu urzędów, prowadzonej na mocy porozumienia zawartego w grudniu 2012 r. między GIODO (generalnym inspektorem ochrony danych osobowych, obecnie UODO – red.) a PIP, wszystkie stwierdzone przypadki związane z niewłaściwym przetwarzaniem danych osobowych i naruszaniem prywatności były sygnalizowane przez PIP organowi ds. ochrony danych osobowych celem rozpatrzenia. Najprawdopodobniej te zasady będą stosowane nadal – informuje Agnieszka Świątek-Druś.
Zastrzega jednocześnie, że prezes UODO przygotował „Wskazówki dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego” i obecnie są one przedmiotem konsultacji, do udziału w których zaproszona została również PIP. – Niewykluczone, że w najbliższym czasie dojdzie do roboczego spotkania w tej sprawie – dodaje.
Wspomniane przez rzeczniczkę porozumienie przewidywało m.in. wzajemną wymianę doświadczeń wynikających z kontroli (realizowanych przez każdą ze stron porozumienia zgodnie z przyznanymi jej kompetencjami), a także współpracę przy podejmowaniu działań na rzecz podnoszenia kwalifikacji pracowników obu instytucji np. poprzez wspólne opracowywanie programów szkoleń czy wymianę wykładowców oraz konsultacje w zakresie doskonalenia metodyki prowadzenia kontroli.
Czego się spodziewać
Jeśli PIP i UODO podtrzymają dotychczasową współpracę również w odniesieniu do kwestii monitoringu, to należy się spodziewać, że z reguły do kontroli nowych przepisów k.p. w pierwszej kolejności będzie przystępować PIP, a dopiero w wyniku jej ustaleń sprawą naruszeń zajmie się UODO. Jak kontrola może wyglądać w praktyce? – Od 25 maja b.r. inspektor pracy w trakcie kontroli może sprawdzać m.in. to, czy pracownicy zostali prawidłowo i terminowo powiadomieniu o uruchomieniu i stosowaniu monitoringu oraz czy pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Sprawdzi też, czy monitoring obejmuje pomieszczenia, w których dopuszczalne jest jego stosowanie i czy nagrania są przechowywane nie dłużej niż przez okres wskazany w ustawie o ochronie danych osobowych – tłumaczy Danuta Rutkowska, rzecznik prasowy Głównego Inspektoratu Pracy.
wAŻNE Nie można lekceważyć nowych regulacji o monitoringu. Nawet jeżeli UODO będzie zajęty innymi zgłoszeniami, to na nieprawidłowości zwróci uwagę PIP.
Pracodawcy nie mogą więc lekceważyć nowych regulacji dotyczących monitoringu. Bo nawet jeżeli UODO będzie zajęty innymi zgłoszeniami, w tym dotyczącymi naruszeń przepisów RODO, to na nieprawidłowości w stosowaniu monitoringu będzie wyczulona PIP, która poinformuje o nich organ nadzorczy. A wówczas przedsiębiorcy będą grozić sankcje nie tylko z tytułu naruszenia prawa pracy, ale też wysokie kary finansowe wynikające z RODO. Te mogą sięgnąć nawet 20 mln euro lub 4 proc. wartości rocznego światowego obrotu firmy z roku poprzedzającego naruszenie.
OPINIA EKSPERTA
Nowe regulacje pod lupą inspekcji
Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy
Kodeks pracy przewiduje obecnie możliwość wprowadzenia monitoringu wizyjnego, poczty elektronicznej pracownika oraz innych jego form niezbędnych z uwagi na organizację pracy czy używanie firmowego sprzętu. Prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących poszczególnych rodzajów monitoringu podlega zaś kontroli PIP – jako instytucji powołanej do kontroli przepisów prawa pracy. Powyższe wynika z art. 1 i 10 ustawy o PIP, które wyraźnie eksponują podstawowe zadanie inspekcji, jakim jest nadzór i kontrola przestrzegania prawa pracy. Nadmieńmy tu, że definicję prawa pracy znajdziemy w art. 9 k.p., zgodnie z którym do źródeł prawa pracy zalicza się nie tylko kodeks pracy, ale też przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, jak również regulacje zakładowe wprowadzane przez pracodawców.
Przywołane przepisy ustawy o PIP nie odnoszą się wprawdzie bezpośrednio do kontroli nowych regulacji k.p. związanych z monitoringiem zakładowym. Zauważmy jednak, że lista zagadnień kontrolnych wskazanych w art. 10 tej ustawy, których źródłem jest prawo pracy, ma charakter jedynie podstawowy i przykładowy. Natomiast już samo umiejscowienie zasad dotyczących monitoringu w podstawowym źródle prawa pracy, jakim jest kodeks pracy, przemawia za uznaniem, że inspektorzy pracy są uprawnieni do prowadzenia działań kontrolno-nadzorczych w zakresie prawidłowości przestrzegania przez pracodawców przepisów dotyczących monitoringu.
Wprowadzenie monitoringu wizyjnego powinno być związane z konkretnymi przesłankami, takimi jak konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jeśli powyższe cele można osiągnąć bez jego wprowadzania, wówczas stosowanie kamer wydaje się mocno wątpliwe. Podobnie jest w przypadku monitoringu służbowej poczty elektronicznej czy innych jego form, gdzie przesłanką uzasadniającą jego wprowadzenie jest zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego używania narzędzi pracy.
Wydaje się więc, że do kompetencji inspektora pracy należeć będzie rozstrzyganie, czy faktycznie zastosowanie monitoringu jest działaniem niezbędnym do osiągnięcia powyższych celów. Wątpliwości co do tego mogą powstać np. wtedy, gdy wcześniejsze kontrole nie wykazały szczególnych nieprawidłowości związanych z bezpieczeństwem, ochroną mienia czy dyscypliną pracy, a wprowadzenie monitoringu związane było z pojawieniem się nowych przepisów w kodeksie pracy. Niewykluczone, że działanie to może być ocenione jako podjęte „na wyrost” i tym samym bezzasadne – skoro cele, jakim ma służyć monitoring, zostały osiągnięte znacznie wcześniej bez potrzeby jego wprowadzenia.
Kontrola monitoringu zakładowego może dotyczyć jego formalnego wprowadzenia na szczeblu regulacji zakładowych, a także kwestii czysto technicznych. Należy przyjąć, że inspektor pracy będzie miał możliwość skontrolowania układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia, które powinny określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Przepisy k.p. nie mówią przy tym, jak bardzo precyzyjne powinny być takie zapisy, jednakże zbyt ogólne ich ujecie może być zakwestionowane przez inspektora.
Możliwość stosowania monitoringu wizyjnego nie oznacza też prawa do jego instalowania w każdym miejscu na terenie zakładu pracy. Nie powinien on obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni, a także pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej – chyba że jest to niezbędne dla osiągnięcia celów wynikających z k.p., a zarazem nie naruszy to godności i innych dóbr osobistych pracowników oraz zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Przy czym, aby ochrona dóbr osobistych nie była fikcją, niezbędne jest stosowanie technik uniemożliwiających identyfikację osób przebywających w tych pomieszczeniach. Należy też przyjąć, że inspektor pracy będzie miał prawo dokonywania oceny, czy stosowanie monitoringu faktycznie jest w tych pomieszczeniach niezbędne, jak również czy stosowany monitoring nie narusza dóbr osobistych pracowników.
Pamiętajmy też, że rolą pracodawcy jest uprzedzenie pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca ma ponadto obowiązek oznaczenia pomieszczeń oraz monitorowanego terenu w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu. Powyższe obowiązki pracodawcy z pewnością również będą przez inspektorów pracy kontrolowane.
Nieprawidłowości związane z wprowadzaniem i stosowaniem w zakładzie pracy monitoringu z pewnością będą przez inspektorów pracy opisywane w protokołach kontroli. Jeżeli pracodawca nie podzieli ustalonych przez inspektora uchybień, będzie miał prawo wniesienia zastrzeżeń do protokołu przed jego podpisaniem.
Poza tym nieprawidłowości dotyczące monitoringu muszą być regulowane przez inspektorów właściwymi środkami prawnymi. W praktyce najczęściej stosowane są: nakaz będący decyzją administracyjną oraz wystąpienie niemające władczego charakteru. Pytanie, który środek prawny w kwestiach monitoringu będzie stosowany? Wydaje się, że bardziej właściwe będzie wystąpienie. Nakazy są bowiem stosowane w przypadkach, gdy ujawnione nieprawidłowości wiążą się z naruszeniem przepisów bezpieczeństwa pracy oraz niewypłaceniem należnego wynagrodzenia za pracę. Główną przesłanką wprowadzenia monitoringu jest wprawdzie zapewnienie bezpieczeństwa w procesie pracy, to jednak wydaje się, że nie jest to wystarczający powód, aby nieprawidłowości związane z monitoringiem były regulowane decyzjami administracyjnymi.
Pracodawcy powinni też mieć świadomość, że pracownicy, jak również organizacje związkowe, mają prawo zwrócić się do PIP z prośbą o interwencję w przypadku, gdy w ich ocenie monitoring został wprowadzony oraz funkcjonuje w sposób sprzeczny z przepisami prawa pracy. W takim przypadku pisemna skarga skierowana do urzędu powinna uruchomić postępowanie kontrolne u pracodawcy, którego przedmiotem będzie ocena zasadności i prawidłowości stosowanych form monitoringu.
